Der interessante Fall aus der Praxismanagement-Sprechstunde: Eine Hausarztpraxis kämpft mit einer zunehmenden Anzahl Flüchtigkeitsfehler

Worum es geht

Die beiden Inhaber einer Hausarztpraxis mit fünf Medizinischen Fachangestellten hatten festgestellt, dass die Praxisarbeit zunehmend durch eine Vielzahl von Flüchtigkeitsfehlern geprägt war und „unrund“ lief, obwohl aus ihrer Sicht alle notwendigen Regelungen und Absprachen existierten. Auch die Qualifikation des Personals entsprach den Anforderungen. Dennoch lagen bereits erste Patientenbeschwerden über fehlerhaft ausgestellte Rezepte und falsche Termine vor. Für die beiden Ärzte war klar, dass die Problemursache innerhalb des Personals zu finden war. Doch die Realität sah anders aus.

Das Analyse-Ergebnis

Die Durchführung einer Valetudo Check-up©-Untersuchung ergab folgende Punkte:

  • Der arbeitsorganisatorische Rahmen war zwar definiert, wurde im Arbeitsalltag aber durch mehrdeutige Informationen und differierende Arbeitsanweisungen der beiden Ärzte außer Kraft gesetzt.
  • Gleichzeitig schmälerte ein ungleicher Informations-Stand die Zusammenarbeits-Qualität, Urlaubs- und Notdienstpläne wurden nicht gemeinsam abgesprochen, Teambesprechungen fanden nur zweimal im Jahr statt.
  • So war es auch nicht verwunderlich, dass bei der Bestimmung der Key Performance Indikatoren der Teamwork Quality Score (TQS) lediglich bei 67% lag und die Belegschaft nur als „Gemeinschaft“ charakterisierte. Sie ist ein Mix aus den Eigenschaften der Gruppe und des Teams, es fehlen aber noch entscheidende Aspekte in der Zusammenarbeit, um eine vollständige Synergie der Zusammenarbeit zu erreichen, die die Produktivität und Effizienz eines Teams ausmachen.
  • Ergänzend ergab die Überprüfung des Interworking Quality Scores, der die Deckungsgleichheit der individuellen Umsetzungen des Best Practice-Standards der Praxisführung beschreibt, einen Wert von 53%. Damit entsprach die Zusammenarbeit der Kategorie „Gemeinsame Aufgabenerledigung“, d. h. man arbeitet zwar miteinander, aber nur zu einzelnen Bereichen existieren Abstimmungen.

Optimierung

Auf Basis der Analyse-Ergebnisse, die eine objektive Sicht der Praxis-Situation lieferten, gelang es den beiden Ärzten, der bereits im Ansatz negativ-emotionalisierten Grundstimmung innerhalb der Belegschaft entgegenzuwirken und die mit Hilfe der Analyse identifizierten Ursachen für das Praxisproblem zu beseitigen. Zudem beschlossen die beiden Ärzte, sich auch untereinander in regelmäßigen Treffen eng abzustimmen. Darüber hinaus erbrachte die Untersuchung eine Vielzahl weiterer Optimierungsbedarf-Ansätze, um u. a. die Patientenzufriedenheit weiter zu verbessern. Insgesamt hatte das Praxisteams zur Identifizierung der Problemursachen nicht mehr als dreißig Minuten ärztlicher und zwanzig Minuten MFA-Arbeitszeit benötigt, ergänzt um eine Patientenbefragung.

Einfach optimieren.

Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ für Haus- und Fachärzte mit Best Practice- und Fachgruppen-Benchmarking ermittelt ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchschnittlich knapp 40 Verbesserungsmöglichkeiten für die Praxisarbeit. Alle Informationen im Überblick…

©Klaus-Dieter Thill / IFABS

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Thill, Klaus-Dieter: (Titel), IFABS: BENCHMARK!, (Publikations-Datum des Beitrags)

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