Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© im Überblick

Die Informationsgrundlage für erfolgreiche Praxisführung

Worum es geht

Dienen Betriebsvergleiche normalerweise einer Einordnung der wirtschaftlichen Situation von Arztpraxen, bietet der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© Haus-und Fachärzten die völlig neue Möglichkeit, Art, Intensität und Effekte ihrer Praxisführung den repräsentativen Gegebenheiten ihrer Fachgruppe sowie dem Best Practice-Standard gegenüberzustellen.

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© in 4 Minuten

1 Was ist der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist ein seit zwanzig Jahren bewährtes und validiertes System zum kennzifferbasierten Vergleich des gesamten Praxismanagements einer Haus- oder Facharztpraxis sowie der hiermit erzielten Effekte mit zwei Vergleichs-Maßstäben:

  • dem Fachgruppen-Standard, der die Gegebenheiten der Praxisführung in Praxisbetrieben der eigenen Fachrichtung repräsentiert und
  • dem Best Practice-Standard, d.h. den Regelungen, Instrumenten und Verhaltensweisen, die einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten.

Der Vergleich ist für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet. Optional kann bei MVZ oder überregional tätigen Praxen und Arztnetzen ergänzend auch ein interner Praxismanagement-Betriebsvergleich zwischen einzelnen Therapie-Bereichen bzw. Mitgliedern durchgeführt werden.

2 Welchen Nutzen haben Ärzte von einer Durchführung?

Praxismanagement-Analysen und -Bewertungen sind nur bedingt aussagefähig, wenn allein die praxisinterne Sichtweise verwendet wird, da es leicht zu Fehlinterpretationen und daraus resultierenden Handlungsfehlern kommen kann. Der Praxismanagement-Betriebsvergleich bietet Haus- und Fachärzten zehn grundlegender Vorteile, diese Situation zu vermeiden und die Praxisführung systematisch zu optimieren:

2.1 Objektive Status-Bestimmung

Der Betriebsvergleich zeigt mittels objektiver Parameter, wo eine Praxis „steht“, indem er die praxisintern gerichtete Sicht um das relevante äußere Handlungsumfeld – die Praxisführung in Betrieben der gleichen Fachrichtung und die Funktions-Regeln erfolgreicher Praxisführung – erweitert. Diese Gegenüberstellung führt zu einem umfassenden, strukturierten und an Hand der Realität bewerteten 360-Grad-Einblick in die aktuelle Praxismanagement-Konstellation. Dadurch erhöhen sich – insgesamt betrachtet – sowohl die Analyse- als auch die Entscheidungs-Qualität.
Der Praxismanagement-Betriebsvergleich ist ein unverzichtbares Instrument, wichtige Informationen für die Analyse, Planung, Kontrolle und Steuerung des Praxisbetriebs zu erhalten:

  • dadurch können Praxisteams sich problemlos auf veränderte oder sich verändernde Handlungsbedingungen einstellen,
  • regelmäßig durchgeführt stellt der Betriebsvergleich sicher, dass die Praxisarbeit stets auf der Höhe der Zeit ist,
  • nach einer Neugründung und in der Folge, vor Praxis-Übernahmen und Kooperationen sowie zur Praxiswert-Bestimmung ist sein Einsatz ein Muss.

2.2 Feintuning der Versorgungsqualität

Das Praxismanagement fungiert als Transmitter der medizinischen Kompetenz in die Patientenversorgung. Der Betriebsvergleich unterstützt Praxisinhaber dabei, die Qualität dieses Transfer-Prozesses durch eine Spiegelung mit der Außensicht zu überprüfen und dadurch auch dem sich vollziehenden dynamischen Umbruch im Gesundheitswesen zu begegnen.

2.3 Sicherheit durch Orientierung

Das Praxismanagement ist ein komplexes Geschehen mit verschiedenen Aktionsbereichen, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Für eine optimale Funktionsfähigkeit muss die Gestaltungs-Parameter dieser Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen.
Der Praxismanagement-Betriebsvergleich

  • systematisiert diese Zusammenhänge mit Hilfe von Kennziffern,
  • sorgt so für Transparenz und Steuerbarkeit und
  • schafft so „das gute Gefühl“, stets alles im Blick zu haben.

2.4 Informations- und Handlungsvorsprung

Erst durch den systematischen „Blick über den Tellerrand“, den ein Betriebsvergleichs ermöglicht, gelangt man zu neuen Erkenntnissen und wird motiviert, identifizierte Schwachstellen zu beseitigen:

  • durch die Gegenüberstellung des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen.
  • Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen,
  • die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist: Praxis-Teams, die in einem intensiven Konkurrenzumfeld angesiedelt sind, werden durch den Betriebsvergleich in die Lage versetzt, die wettbewerbsrelevante Position ihres Betriebs sicher einschätzen zu können.

2.5 Fehler- und Risikominimierung

Der Betriebsvergleich ist in der Lage, Fehljustierungen und Risikofaktoren aufzudecken und in ihren Auswirkungen zu kategorisieren, die zu einer Beeinträchtigung

  • sowohl der operativen Tätigkeit als
  • auch der strategischen Entwicklung führen können.

2.6 Schaffung von Handlungs-Spielräumen

Ebenso benennt das System bislang ungenutzte Optimierungsansätze und Entwicklungs-Möglichkeiten, mit deren Hilfe der Erfolg der Praxisarbeit weiter steigerbar ist. Dadurch entstehen Handlungs-Freiräume, die die Management-Flexibilität erhöhen, so dass Veränderungen des Praxis-Umfeldes jederzeit proaktiv begegnet werden kann.

2.7 Ersatz von Annahmen durch Fakten

Der zweifache Vergleich gewährleistet eine objektive und realistische Beurteilung der Praxismanagement-Situation mit Hilfe von Kenngrößen, subjektive Einschätzungen werden durch konkretes Wissen ersetzt und wirken so zielgerichtet möglichen Fehlentscheidungen entgegen.

2.8 Vermeidung von Betriebsblindheit

Routinen helfen Praxis-Teams, den täglichen Arbeits-Anforderungen zu genügen. Betriebsblindheit entsteht, wenn diese im Zeitablauf nicht oder nur unzureichend überprüft werden und führt zu sinkender Leistungsfähigkeit. Dem wirkt der Praxismanagement-Betriebsvergleich© entgegen. Er hilft, realistische Ziele zu definieren, für den Arbeitsalltag passende Prioritäten zu setzen und die Praxis-Ressourcen Ressourcen anforderungsgerecht einzusetzen.

2.9 Steuerung der Praxisführung

Die strukturierte Aufbereitung des Praxismanagements mit Hilfe von Indikatoren bietet die Möglichkeit, konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit zu definieren und ihre Entwicklung in Folgeuntersuchungen systematisch zu überprüfen.

2.10 Verbesserung der finanziellen Situation

Optimierungen des Praxismanagements wirken sich stets direkt positiv auf die Kostensituation, auf den Umsatz sowie auf das Praxisergebnis aus.

3 Was untersucht der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© im Detail?

3.1 Übersicht

Die Untersuchungsbereiche und -objekte sind in der folgenden Übersicht aufgeführt:

Praxismanagement-Betriebsvergleich

Analysiert werden dabei alle Funktionen, Interaktionen und Wirkungen sowie Hinweise auf mögliche Risikofaktoren.

3.2 Analyse-Beispiel

Auf diese Weise erfährt der Anwender beispielsweise,

  • wie zufrieden die eigenen Patienten mit der Länge der Wartezeit im Vergleich zu den Praxisbesuchern in Fachgruppen-Praxisbetrieben sind und wie
  • diese Zufriedenheit ergänzend zu der generellen Anforderung an dieses Leistungsmerkmal einzuordnen ist.

Beide Maßstäbe bilden den operativ-strategischen Zielkorridor für die Gestaltung dieses und aller anderen Leistungsmerkmale.

3.3 Informationen zum Digitalisierungs-Status

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich beinhaltet zudem einen Digitalisierungs-Indiaktor, der es Praxisinhabern ermöglicht, den Status ihrer eigenen Transformations-Überlegungen und -Umsetzungen im Kontext ihrer Fachgruppe Und in Relation zu den vorhandenen Digitalisierungs-Möglichkeiten (Availability-Status) zu betrachten.

4 Wie funktioniert der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?

4.1 Easy-to-use

Die Erhebung der für den Vergleich notwendigen Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patientenangaben erfolgt mit Hilfe anwenderfreundlicher und praxisbewährter Dokumentationsbögen. Diese werden zum größten Teil im Ankreuz-Verfahren intuitiv ausgefüllt, hierfür werden weder Vorwissen noch zusätzlichen Unterlagen benötigt.

4.2 Bildung von Kennziffern

Die Skalierung des Ankreuz-Verfahrens ermöglicht es, die Beschreibungen der Bögen in Kennziffern, die sog. Key Performance-Indikatoren, zu wandeln und zu vergleichen.

4.3 Repräsentative Vergleichsdaten

Hierfür steht ein Datenpool mit mehr als 15.000 autorisierten und anonymisierten Praxismanagement-Beschreibungen zur Verfügung, der kontinuierlich erweitert und erneuert wird.

4.4 Ergebnis-Report mit Expertise

4.4.1 Übersicht

Nach der Auswertung wird ein ausführlicher, ca. 40seitiger Statusbericht als PDF-Datei per E-Mail an die jeweilige Praxis geschickt:

  • er demonstriert mittels übersichtlicher Diagramme alle Details der Praxismanagement-Situation ( vgl. Abb. in Abschnitt 3) im Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich,
  • Erklärungen zu allen Abbildungen und anschauliche zusammenfassende Grafiken verdichten die Resultate,
  • ein “Optimeter” beschreibt detailliert die Verbesserungs-Möglichkeiten der Praxisarbeit und weist auf verdeckte Risikofaktoren hin,
  • eine Expertise erläutert die Resultate.

4.4.2 Die Inhalte des Reports im Detail

Vorwort
1 Das Gesamtergebnis: Ihr Praxismanagement im Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich
2 Praxisführung
2.1 Praxismanagement
2.1.1 Fachgruppen-Vergleich
2.1.2 Best Practice-Vergleich
2.2 IGeL-Management
2.2.1 Fachgruppen-Vergleich
2.2.2 Best-Practice-Vergleich
2.3 Führungsmanagement
2.3.1 Eingesetzte Führungsinstrumente im Vergleich zur Führungswirkung
2.3.2 Das Führungsmanagement aus Mitarbeitersicht
2.3.2.1 Fachgruppen-Vergleich
2.3.2.2 Best-Practice-Vergleich
2.3.3 Team-Analyse
2.3.3.1 Teamwork Quality Score (TQS)
2.3.3.2 Team-Harmonie
2.3.4 Die Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiterinnen
3 Patientenzufriedenheit
3.1 Fachgruppen-Vergleich
3.2 Best Practice-Vergleich
3.3 Patient Care Quality Score (PCQS)
3.4 Weiterempfehlungsbereitschaft
3.5 Matchment von Praxis-Eigen- und Patienten-Fremdbild
3.6 Bewertung der Warte-/ Gesprächszeit-Relation aus Patientensicht
3.7 Die Verbesserungs-Vorschläge Ihrer Patienten
4 Digitalisierungs-Status
4.1 Fachgruppen-Vergleich
4.2 Patienten-Anforderungen an digitale Leistungsangebote Ihrer Praxis
5 Zusammenhang der Ergebnisse des Betriebsvergleichs und Ihrer Praxis-Strategie
5.1 Ihr Strategie-Portfolio
5.2 SWOT-Analyse: Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der Praxisarbeit

5 Wie groß ist der Aufwand für die Durchführung in der Praxis?

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist so konzipiert, dass ein maximaler Nutzen mit einem minimalen Aufwand erreicht wird. Folgende Bearbeitungszeiten fallen dabei an:

  • Arztbogen: ca. 30 Minuten,
  • MFA-Bogen: ca. 20 Minuten,
  • Patientenbogen: ca. 2 Minuten (es können bis zu 100 Patienten befragt werden).

6 Welche Leistungen umfasst der Betriebsvergleich?

  • Bereitstellung der Dokumentation-Unterlagen (Kopiervorlagen) im PDF-Format
  • Erfassung der eingehenden ausgefüllten Fragebögen
  • Datenauswertung inkl. Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich
  • Erstellung eines Auswertungsberichts mit Expertise
  • Versand des Betriebsvergleich-Statusberichts im PDF-Format per E-Mail

7 Zum Download der Dokumentation-Unterlagen….