Management in Haus- und Facharztpraxen: Analysieren, optimieren und steuern mit Hilfe der Benchmarking-basierten Key Performance Indikator-Technik

Zusammenfassung

Benchmarking-basierte Key Performance Indikatoren – die MRT-Aufnahme des Praxismanagements

  • Belastungsfreies Verfahren

Eine KPI-basierte Praxismanagement-Untersuchung wird mit Hilfe von Analysebögen (Arzt, MFA, Patienten, ggf. Zuweiser) ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchgeführt. Die Unterlagen sind einfach, intuitiv, ohne großen Zeitaufwand und ohne Rückgriff auf ergänzende Unterlagen ausfüllbar.

  • Präzises Analyse-Technik

Die validierte KPI-Untersuchungsmethode erstellt eine 360-Grad-Analyse der „Schichten“ (Aktionsbereiche) des Praxismanagements und seiner internen und externen Wirkungsbeziehungen. Diese werden dann im Benchmarking-Verfahren mit dem Best Practice-Standard, der die Grundlagen einer reibungslos funktionierende Praxisführung definiert und der Fachgruppen-Referenz verglichen. Das Resultat sind die Key Performance Indikatoren.

  • 
Detaillierte bildliche Darstellung

Die Indikatoren ermöglichen es, das komplexe Konstrukt des Praxismanagements transparent zu machen und in seiner Beschaffenheit und in den Zusammenhängen übersichtlich darzustellen.

  • Ergebnisorientierung

Benchmarking-basierte Key Performance-Indikatoren zeigen die Ist-Funktionalität der Praxisführung und decken Defizite, Risikofaktoren und ungenutzte Potenziale auf, um durch deren Beseitigung bzw. Aktivierung zu einer Optimierung zu gelangen.


Worum es geht

Ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement ist der zentrale Ansatzpunkt für Erreichen aller denkbaren Praxis-Ziele: den Arbeitsdruck senken, Effizienz und Produktivität steigern, die Patientenzufriedenheit weiter verbessern, den Erfolg steigern oder die Zukunft sichern. Doch wie gelingt es Praxisinhabern, ihr Management so auszurichten?

Praxismanagement: eine Bezeichnung für viele Interdependenzen

Das Problem für Haus- und Fachärzte besteht vor allem darin, dass „das“ Praxismanagement ein Konglomerat aus vielen verschiedenen Aktionsbereichen ist, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Nur wenn diese Bereiche – von der Planung über das Patientenmanagement, die Führung, Organisation bis hin zu Marketing, Marktforschung und Controlling – wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen, entsteht Management Excellence.

Klassische Lösungen helfen nur bedingt

Die Anwendung der Tipps, Tricks und Ratschläge, die Praxisinhabern von den verschiedensten Seiten zur Verfügung gestellt werden, führt in diesem Zusammenhang nicht zu einer spürbaren Veränderung ihrer Arbeit, denn die ist – wie dargestellt – nur ganzheitlich möglich.
Seminare vermitteln teilweise Wissen zu einzelnen oder mehreren dieser Interdependenzen, doch die Inhalte folgen zwangsläufig dem Grundsatz „One-size-fits-all“, so dass die teilnehmenden Ärzte – in ihre Praxen zurückgekehrt – zwar über ein erweitertes Wissen, aber noch über keinen Plan zum konkreten Vorgehen verfügen.
Bleibt zuletzt der Rückgriff auf Berater, doch eine Komplettanalyse des Praxismanagements ist vielen Ärzten zu teuer.

Zurück zum Anfang

Ein Haus- oder Facharzt, der sein Praxismanagement im Kontext seiner Ziele verbessern, entwickeln oder neu ausrichten möchte, benötigt zunächst eine Status-Beschreibung seiner Arbeit. Gleich hier liegt der Ansatzpunkt des Konzeptes der Benchmarking Key Performance Indikatoren (BKPI), das

  • das eingangs erwähnte Problem der Vielschichtigkeit der Praxisführung durch Generierung von Orientierungsgrößen löst,
  • die Möglichkeit bietet, ohne großen Aufwand den Ist-Zustand des Praxismanagements zu bestimmen und
  • gleichzeitig Stärken, aber eben auch Defizite sowie ungenutzte Chancen und Risikofaktoren identifiziert.

Mit den Resultaten dieser Initialanalyse können konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit definiert und mittels Folgeuntersuchungen perspektivisch einfach, aber umfassend überwacht und gesteuert werden.

Wie die Indikatoren entstehen

BKPIs sind Kenngrößen, die durch den Vergleich der Praxismanagement-Daten einer Arztpraxis mit objektiven und repräsentativen Messgrößen entstehen. Hierfür wird mit Hilfe strukturierter Analysebögen (Arzt, MFA, Patienten, ggf. Zuweiser) – ganz ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters – zunächst die Gestaltung der Praxisführung beschrieben und über eine Skalierung in der späteren Auswertung messbar gemacht. So werden nicht nur Art und Intensität der eingesetzte Regelungen zur Praxisführung erfasst, sondern auch ihre Wirkungen, so dass eine Art MRT-Aufnahme der Praxisarbeit entsteht., die das Praxismanagement auch bildlich darstellt.

Insights per Benchmarking

Diese Angaben werden dann einem Best Practice- und einem Fachgruppen-Benchmarking unterzogen. Der Best Practice-Vergleich zeigt, ob alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen reibungslosen Praxisbetrieb gewährleisten, auch tatsächlich umgesetzt sind. Die Fachgruppen-Relation gibt ergänzenden Aufschluss darüber, inwieweit die untersuchte Praxisführung dem Markt-Mindeststandard entspricht. Aus den ermittelten BKPIs

  • ergibt sich eine detaillierte Statusübersicht der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der untersuchten Praxis mit einem detaillierten Aktionsplan für Verbesserungen, Veränderungen und Entwicklungen, zudem
  • können auf Basis der Praxis-Strategie individuelle Praxismanagement-Entwicklungsziele gebildet und im Hinblick auf den Fortschritt bei der Umsetzung kontrolliert werden.

Damit entspricht ein BKPI-Statusbericht einer Balanced Scorecard für das Praxismanagement.

“Easy-to-use“ und „Ready-to-go“

Das Besondere des Konzeptes der BKPI ist, dass die Erhebung der notwendigen Angaben allein mit Hilfe einfacher Analysebögen und – wie bereits beschrieben – ganz ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters erfolgen kann. Die Bearbeitung des Arztbogen nimmt ungefähr 30 Minuten in Anspruch, die MFA-Unterlage ist in ca. 20 Minuten ausgefüllt. Ergänzend erfolgt eine Patientenbefragung, bei der bis zu 100 Praxisbesucher befragt werden können. Für das Ausfüllen der Unterlagen werden keinerlei Fachwissen oder ergänzende Materialien benötigt.

BKPIs eröffnen Wahlmöglichkeiten

Auf der Grundlage des aus den Fragebogen-Angaben erstellten BKPI-Status-Berichts und des zugehörigen Aktionsplans sind Praxisinhaber in der Lage zu entscheiden, ob sie sie aufgeführten Vorschläge selbst mit ihren Teams umsetzen oder auf externe Hilfe zurückgreifen möchten. Im zweitgenannten Fall führt die vorherige Erstellung der Balanced Scorecard zu einer deutlichen Kosteneinsparung, da das Beratungsziel für Externe genau eingrenzbar und definierbar ist.

Das Instrument zur Ermittlung von BKPIs

Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ für Haus- und Fachärzte mit Best Practice- und Fachgruppen-Benchmarking ermittelt ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters 170 BKPIs und durchschnittlich knapp 40 Verbesserungsmöglichkeiten für die Praxisarbeit. Mehr Informationen…