Überstunden, lange Wartezeiten und dauerhaft ausgelastete Mitarbeitende können auf einen zusätzlichen Personalbedarf in der Arztpraxis hinweisen. Sie können jedoch auch durch organisatorische Engpässe entstehen, die sich durch weitere Einstellungen allein nicht beseitigen lassen. Für niedergelassene Haus- und Fachärzte ist diese Unterscheidung wirtschaftlich bedeutsam: Bevor zusätzliche Personalkosten entstehen, sollte möglichst klar sein, ob tatsächlich Arbeitskapazität fehlt oder vorhandene Ressourcen durch ungünstige Abläufe gebunden werden.
Warum hohe Arbeitsbelastung nicht immer dieselbe Ursache hat
In einer Hausarztpraxis stauen sich beispielsweise vormittags Patienten an der Anmeldung, während gleichzeitig zahlreiche Telefonate eingehen. Die Mitarbeitenden wechseln fortlaufend zwischen Patientenaufnahme, Terminvereinbarung und administrativen Aufgaben. Obwohl alle beschäftigt sind, verlängern sich Wartezeiten und unerledigte Tätigkeiten verlagern sich in den Nachmittag.
Die naheliegende Schlussfolgerung lautet häufig, dass eine weitere MFA benötigt wird. Das kann zutreffen. Ebenso denkbar ist jedoch, dass die zeitliche Bündelung unterschiedlicher Aufgaben, unklare Prioritäten oder die Konzentration mehrerer Tätigkeiten auf einen Arbeitsplatz den Engpass verursachen. Eine zusätzliche Mitarbeiterin würde dann möglicherweise kurzfristig entlasten, ohne die zugrunde liegende organisatorische Schwäche vollständig zu beheben.
Für die Praxisleitung ist deshalb nicht allein die Höhe der Arbeitsbelastung entscheidend, sondern auch deren Entstehung.
Wie sich Personalbedarf und Organisationsprobleme unterscheiden lassen
Ein erster Prüfschritt besteht darin, über mehrere typische Arbeitstage die besonders belasteten Zeitabschnitte zu betrachten. Dabei sollten drei Informationen zusammengeführt werden: Welche Aufgaben fallen gleichzeitig an? Bei welchen Tätigkeiten entstehen Verzögerungen? Und welche Aufgaben bleiben trotz vorhandener personeller Besetzung regelmäßig unerledigt?
Zeigt sich beispielsweise, dass Engpässe ausschließlich während bestimmter Anmeldezeiten auftreten, kann zunächst eine andere Aufgabenverteilung oder zeitliche Staffelung geprüft werden. Besteht dagegen über den gesamten Arbeitstag eine dauerhaft hohe Auslastung bei klar geregelten und zuverlässig funktionierenden Abläufen, gewinnt die Frage nach zusätzlichen personellen Kapazitäten an Gewicht.
Solche Beobachtungen ersetzen keine fundierte Personalbedarfsanalyse. Sie helfen jedoch, organisatorische Ursachen von möglichen Kapazitätsdefiziten zu unterscheiden. Ergänzend lässt sich untersuchen, wie die Arbeitsorganisation gegenüber geeigneten Referenzen einzuordnen ist, welche strukturellen Abhängigkeiten bestehen und ob Veränderungen tatsächlich zu einer nachhaltigen Entlastung führen.
Der konkrete Nutzen für Praxisinhaber liegt in einer besseren Investitionsentscheidung. Wer vor einer Neueinstellung die Ursachen der Arbeitsbelastung untersucht, kann gezielter entscheiden, ob zusätzliche Mitarbeitende, veränderte Abläufe oder eine Kombination beider Maßnahmen erforderlich sind. Erforderliche personelle Entlastung darf dabei nicht unter Hinweis auf mögliche Organisationsprobleme unnötig hinausgezögert werden.
Transparenz
Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung von Text und alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.
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Zusammenfassung
Hohe Arbeitsbelastung in Arztpraxen kann durch Personalmangel, organisatorische Engpässe oder beides entstehen. Der Beitrag zeigt, wie niedergelassene Ärzte diese Ursachen unterscheiden und fundiertere Entscheidungen über zusätzliche Mitarbeitende und organisatorische Veränderungen treffen können.
