Best Practices für die Arztpraxis: Das Praxismanagement bildlich betrachten

Worum es geht

Optimierungsversuche des Praxismanagements sind für Haus- und Fachärzte aufgrund seiner komplexen Struktur und den vielfältigen Interaktionen der Aktionsbereiche oft sehr schwierig. Der Einsatz der Visualisierung-Technik löst dieses Problem.

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Haus- und Fachärzte: Nachhaltig erfolgreich durch Service-Leistungen

Worum es geht

Patientenbefragungen zeigen in der Längsschnitt-Analyse eine deutliche Zunahme der Service-Anforderungen, gleichzeitig ist die Zufriedenheit mit den entsprechenden Angeboten gesunken. Aber auch die Transparenz von Praxen im Netz, beispielsweise in Form von Praxis-Bewertungsportalen sowie eine erhöhte Wechselbereitschaft der Patienten steigern die Bedeutung der Serviceorientierung für Arztpraxen. Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie Sie und Ihr Team mit einfachen Mitteln auf diese Entwicklung reagieren und gleichzeitig selbst hiervon profitieren können.

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Hausärzte: Best Practices für die Vorbereitung von Patienten auf einen Facharzt-Besuch

Worum es geht

Erfordert die Erkrankung eines Patienten, dass er einen Facharzt aufsuchen muss, können Sie als Hausarzt durch eine entsprechende Vorbereitung bereits im Vorfeld viel zu einem möglichst kurzen, angenehmen und erfolgreichen Besuch Ihres Patienten beitragen. Je besser die Kooperation mit Fachärzten strukturiert und am besten mit Ihrem Team in der konkreten Gestaltung besprochen ist, desto mehr profitieren aber auch Sie und Ihre Fachkollegen.

Der Nutzen strukturierter Vorbereitungen

Eine intensivere Vorbereitung von Patienten auf den Besuch eines Facharztes

  • gibt Ihren Patienten Sicherheit, denn sie müssen sich keine Angaben, z. B. zu ihren Medikamenten merken, an keine Unterlagen denken und erhalten Orientierung durch eine klare Perspektive für das weitere Vorgehen.
  • Der Facharzt kann effizienter arbeiten (schnellere Diagnose durch Verfügbarkeit aller benötigten Informationen, Zeitersparnis), da die grundlegenden Erklärungen bereits in der Hausarztpraxis erfolgen. Zudem kann er sich sicher sein, dass ihm auch nur Patienten zugewiesen werden, für die seine Betreuung notwendig ist (Lotsenfunktion des Hausarztes). Dieser Aspekt wirkt sich nicht nur positiv auf die medizinische Versorgungsqualität aus, sondern ist gerade in Zeiten des Facharztmangels von Bedeutung und kann überdies dazu beitragen, Wartezeiten auf Termine zu verkürzen.
  • Sie werden durch bekannte Diagnostik-Routinen und abgestimmte Therapie-Ansätze entlastet, spätere Rückfragen des Patienten können zielgerichtet beantwortet werden. Zudem können Sie sich auf Ihnen bekannte Qualitäts-Standards verlassen.
  • Insgesamt wird durch die genannten Effekte die Bindung Ihrer Patienten an Ihre Praxis verstärkt, denn Ihre Praxisbesucher erfahren, dass Sie sich ganzheitlich um sie kümmern.

Voraussetzungen

Grundlage der Patienten-Vorbereitung sind eine Auswahl von aus Ihrer Sicht geeigneter Kooperationspartner (Netzwerk) und möglichst konkrete Abstimmungen, wie gemeinsame Patienten betreut werden. Basis der Auswahl können z. B. Rückmeldungen der Patienten sein, die am besten bei allen überwiesenen Patienten nach deren Rückkehr aktiv erfragt werden sowie eigene Erfahrungen und persönliche Kontakte.

Die Absprachen betreffen die Inhalte der Patienten-Vorinformation, die vom jeweiligen Fachkollegen benötigten Anamnese-Daten und Informationen zum Folge-Prozedere in der Fachpraxis.

Inhalte der Patienten-Vorbereitung

Welche Informationen wünschen sich Patienten zur Vorbereitung auf den Facharztbesuch? Zunächst interessiert sie natürlich, welche Untersuchungen voraussichtlich durchgeführt werden. Ferner möchten sie mehr über den behandelnden Kollegen erfahren.
Hierauf können Sie in der begrenzten Sprechstunden-Zeit nicht ausführlich eingehen. Deshalb ist es empfehlenswert, den Patienten im Anschluss an Ihre persönliche Kurz-Information entweder Informations-Material zu übergeben, beispielsweise in Form einer Praxisbroschüre, die Ihnen Ihre Kooperationspartner zur Verfügung gestellt haben oder ihn auf die Homepage des Facharztes zu verweisen. Viele Spezialisten haben hier ihr Leistungsangebot und die zugehörigen Untersuchungs-Verfahren detailliert und patientenverständlich beschrieben.

Falls Sie die Vorbefunde nicht selbst vorab dem jeweiligen Facharzt zur Verfügung stellen, können Sie sie den Patienten im Rahmen der Vorbereitung übergeben.

Manche Hausärzte bieten ihren Patienten auch die Terminvereinbarung beim Spezialisten als Service an. Dieses Vorgehen hat gleichzeitig den Vorteil, dass man weiß, wann die Untersuchung / Behandlung stattfinden wird und wann ungefähr mit einer Rückmeldung zu rechnen ist.

Kriterien-Katalog zur Auswahl geeigneter Fachärzte

Die folgende Übersicht beschreibt die wichtigsten Kriterien, nach denen Sie Fachärzte zur Unterstützung Ihrer Arbeit bewerten und auswählen können:

Leistungs-Profil

  • Wie ist der fachliche Ruf des Arztes / der Ärzte in einer Fachpraxis,
  • über welche Erfahrungen verfügen sie,
  • welche Geräte stehen zur Verfügung,
  • welche Untersuchungs- und Behandlungsmöglichkeiten werden angeboten,
  • ist die Praxis zertifiziert,
  • führen der Arzt / die Ärzte Fortbildungen durch?

Kooperationsbereitschaft

  • Ist der Arzt grundsätzlich zu einer strukturierten Zusammenarbeit nach festen Vereinbarungen bereit,
  • kann mit ihm z. B. abgesprochen werden, welche Dokumente bei einer Überweisung mitgeliefert werden müssen oder mit welchen Prozessen die Übermittlung der Medikationspläne und Vorbefunde erfolgt,
  • lässt sich eine mögliche DMP-Zusammenarbeit problemlos regeln?

Termin-Management

  • Wie zeitnah kann die Praxis Termin vergeben und
  • wie werden innerhalb des Terminmanagements dringliche Zuweisungen behandelt?

Kommunikation

  • Welche Informationsmedien stehen grundsätzlich zur Verfügung (Telefon, Messenger, Video-Konferenz),
  • eie steht es um die Erreichbarkeit bei Fragen: bietet die Spezialpraxis z. B. eine eigene Telefonnummer oder Messenger-Adresse für Hausärzte an und
  • wie schnell und verlässlich wird auf Anfragen reagiert?

Arztbriefe

  • Entsprechen die Inhalte der Arztbriefe Ihren Anforderungen,
  • wird das nach der Betreuung durch den Spezialisten vorliegende anamnestische, diagnostische und therapeutische Bild eines Patienten umfassend und komplett skizziert,
  • enthält der Brief im Schwerpunkt nur die kondensierte Gesamtheit derjenigen Informationen, die für die Weiterbehandlung in der eigenen Praxis tatsächlich benötigt wird,
  • sind alle in der Praxis des Spezialisten durchgeführten Untersuchungen und Behandlungen ohne die Notwendigkeit von Nachfragen klar begründet und in ihrer Handlungsrelevanz dargelegt?

Erreichbarkeit

Neben der regionalen Nähe spielen die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, die Verfügbarkeit von Parkplätzen und ein barrierefreier Praxis-Zugang eine Rolle.

Praxis-Service

  • Wie steht es mit den Wartezeiten für die Patienten in der Praxis,
  • behandeln Personal und Ärzte die Patienten zuvorkommend und freundlich?

Wie sind die bisherigen Patienten-Rückmeldungen?

Sie möchten die Zufriedenheit Ihrer Patienten realistisch bestimmen?

  • Werden Patientenbefragungen methodisch richtig durchgeführt, haben sie den Effekt von „kleinen Praxisanalysen und liefern nicht nur wichtige Informationen für die weitere Verbesserung der Patientenbetreuung, sondern auch für die strategische Entwicklung.
  • Doch 2/3 der in Haus- und Facharzt-Praxen durchgeführten Untersuchungen liefern aufgrund ungeeigneter Befragungs-Konzepte falsche Resultate, die keine zuverlässigen Schlussfolgerungen zulassen.
  • Der Valetudo Check-up© „Patientenzufriedenheit Arztpraxis“ liefert für dieses Problem mit einem validierten, einfach umzusetzenden Befragungs-Konzept eine Lösung und gibt Praxisteams die Sicherheit, die Zufriedenheits-Realität ihrer Patienten objektiv zu bestimmen.

Medizintechnik und Pharma: Medical Practice Reinforcement für Haus- und Fachärzte

Worum es geht

Der zukünftige Erfolg der Marketing- und Vertriebsarbeit von Medizintechnik- und Pharma-Anbietern wird auch dadurch bestimmt, wie weit es gelingt, die Produktinformationen flankierende, bedarfsgerecht individualisierte Unterstützungsleistungen anzubieten.

Die Bedeutung des Praxismanagements nimmt zu

Immer mehr niedergelassene Ärzte erkennen die Unzulänglichkeit des eigenen Praxismanagements und die dringende Notwendigkeit von Verbesserungen, um so

  • kurzfristig dem steigenden Arbeitsdruck zu begegnen,
  • mittelfristig die Effizienz und Produktivität der eigenen Arbeit zu verbessern,
  • langfristig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und Zukunftssicherung zu betreiben.

Kaum Hilfe in Sicht

Das Problem: aufgrund der Vielzahl von Ansatzmöglichkeiten zur Optimierung des Praxismanagements wissen die meisten nicht, an welcher Stelle sie am besten beginnen, wie sie methodisch vorgehen sollen und welche Instrumente sie dabei verwenden können. Viele scheuen auch die Kosten externer Berater.
So bleiben die Arbeitsbedingungen und ihre negativen Konsequenzen häufig unverändert.
Das „Tragische“ der Situation: die meisten Anpassungen des Praxismanagements wären in Eigenregie ohne externe Hilfe umsetzbar, das eigentlich Problem ist die Identifizierung der Handlungsbereiche. Eine Hilfe an dieser Stelle führt damit automatisch zu deutlichen Steigerungen der Leistungsfähigkeit von Praxisteams, ohne dass ein weiteres Engagement notwendig wäre, der ideale Service-Ansatz für Marketing und Vertrieb.

Die Industrie bleibt zu allgemein

Befragt man Ärzte, von welcher Seite sie sich Unterstützung vorstellen können, werden häufig Medizintechnik- und Pharma-Anbieter genannt, die teilweise in diesem Bereich zunehmend aktiv sind, allerdings nur in Form einer Vermittlung allgemeiner Tipps und Grundlagen. Doch Praxisinhabern liegt an individuellen Lösungen, die sie in die Lage versetzten, ihre Verbesserungs-Ziele auch in die Realität umzusetzen.

Der Medical Practice Reinforcement-Ansatz als Lösung

Ein Ansatz, der ein für alle Arztpraxen gleichermaßen gültiges Analyse- und Optimierungs-Prinzip mit individuell nutzbaren Erkenntnissen vereint, ist das Medical Practice Reinforcement-Instrument „Best Practice-Benchmarking“. Mit seiner Hilfe gelingt es – sowohl für ein anbietendes Unternehmen als auch für nachfragende Arztpraxen -, einfach, unaufwendig und kostengünstig

  • das bislang aktivierte Leistungs-Potenzial des Praxismanagements zu bestimmen und
  • konkrete Veränderungsvorschläge zu identifizieren.

Für seine Anwendung werden weder ein spezielles Vorwissen noch Schulungen benötigt, der Output für die Praxisteams besteht in durchschnittlich vierzig konkreten Veränderungsvorschlägen. Ein flankierender Betriebsvergleich der Praxismanagements unterstützt die Statusbestimmung der einzelnen Praxis.

Messbarer Unterschied

Ein derartiger Benchmarking-Ansatz kann – wie konkrete Anwendungs-Erfahrungen zeigen – sowohl über Marketing- als auch durch Vertriebsmaßnahmen in On- und Offline-Form an die Zielgruppen herangetragen werden. Die beteiligten Arztpraxen profitieren dabei von einem validierten Konzept, das repräsentative Angaben liefert und auf diese Weise eine objektive Praxismanagement-Standortbestimmung und -Optimierung ermöglicht.

Vergleicht man die Betreuungsqualität der bislang eingesetzten Instrumente zum Praxismanagement-Support, beispielsweise Newsletter und Checklisten, mit dem Reinforcement-Ansatz, steht einem Customer Care Quality Score (CQS, das Verhältnis aus der ärztlichen Zufriedenheit mit einem Betreuungsinstrument und den zugehörigen Anforderungen) von durchschnittlich 24,2% für den „klassischen Weg“ ein Wert von 84,7% für das Unterstützungs-Konzept gegenüber.

Weiterführende Informationen

enthält das kostenlose White Paper: „Healthcare-Marketing und -Vertrieb – Medical Practice Reinforcement für Haus- und Fachärzte“.

Praxismanagement: Status-Bestimmung zum Jahres-Beginn

Worum es geht

Ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement ist der zentrale Ansatzpunkt für Erreichen aller denkbaren Praxis-Ziele: den Arbeitsdruck senken, Effizienz und Produktivität steigern, die Patientenzufriedenheit weiter verbessern, den Erfolg steigern oder die Zukunft sichern. Doch wie gelingt es Haus- und Fachärzten, die gerade zu Beginn eines Jahres so wichtige Aufgabe der Ausrichtung ihres Managements umzusetzen?

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