Haus- und Fachärzte: Was tun, wenn steigende Kosten den Gewinn drücken?

Worum es geht

Laut einer Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (ZI) erwirtschaften niedergelassene Ärzte zwar einen steigenden Umsatz, ihr Gewinn wird jedoch durch ebenfalls gestiegene Kosten gemindert. Im Zentrum stehen hierbei die Personalkosten. Eine einfache Strategie hilft, der Entwicklung entgegenzuwirken.

Geringer Gewinn-Zuwachs

Eine Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) zur Kostenentwicklung in Arztpraxen in den Jahren 2015 bis 2018 erbrachte eine deutliche Steigerung der Praxiskosten, die trotz gleichfalls gestiegenem Umsatz zu einer nur unterproportionalen Ergebnis-Entwicklung führten. An erster Stelle stehen hierbei die Personalkosten.

Da bei diesem Posten kaum Reduktion-Möglichkeiten bestehen, kommt es für PraxisinhaberInnen darauf an, die Produktivität und Effizienz des Personaleinsatzes zu optimieren, um alle Skalierung-Möglichkeiten zur Gewinnverbesserung nutzen zu können.

Die Praxis-Tätigkeit benötigt Teamwork

Die komplexen Arbeitsprozesse in Arztpraxen lassen sich nur dann mit hoher Versorgungsqualität, patientenorientiert, effizient und produktiv erledigen, wenn die Tätigkeiten aller MFA in jeder Situation wie Zahnräder ineinandergreifen. Das Umsetzungs-Prinzip hierfür ist eine Kollaboration in Team-Form. Teams sind durch gemeinsame Ziele, ein starkes Wir-Gefühl, eine weitgehend autonome Aufgabenerledigung, gegenseitige Ergänzung und Unterstützung sowie durch eine Selbststeuerung zur Lösung von Problemen und eigeninitiativ entwickelte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsergebnisses charakterisiert.
Teamwork ist damit der Transmitter, der es ermöglicht, dass

• die medizinische Kompetenz des Arztes bestmöglich für die Diagnostik und Therapie des einzelnen Patienten zum Tragen kommt und
• die Personal-Ressourcen adäquat zum Einsatz kommen.

Doch wie sieht die aktuelle Situation in Haus- und Facharztpraxen hierfür aus?

Mit dem Teamwork Quality Score (TQS) auf Spurensuche

Ermittelt man in Mitarbeiterbefragungen die Angaben der Medizinischen Fachangestellten zum Realisierungs-Grad des Best Practice-Standards in ihren Praxen, d. h. der Grundanforderungen an eine optimal funktionierende Zusammenarbeit, kann hieraus der Key Performance Indikator „Teamwork Quality Score“ (TQS) gebildet werden, der die Zusammenarbeit wie folgt klassifiziert:

• TQS > 80%: Team

Diese Konstellation kennzeichnet optimale Arbeitsbedingungen durch ein Miteinander als Team.

• TQS > 60% bis <= 80%: Gemeinschaft

Sie ist ein Mix aus den Eigenschaften der Gruppe und des Teams, es fehlen aber noch entscheidende Aspekte in der Zusammenarbeit, um eine vollständige Synergie der Zusammenarbeit zu erreichen, die die Produktivität und Effizienz eines Teams ausmachen.

• TQS > 40% bis <= 60%: Gruppe

Zusammenarbeit, die in diesen Bereich fällt, ist durch eine geringe Synergie der Einzelaktivitäten geprägt: man arbeitet miteinander, aber immer nur in dem Rahmen, der vorgegeben ist. Eigeninitiative oder ein Aushelfen bei Problemen sind eher selten. Die Zusammenarbeit ist zudem häufig durch ungelöste Konflikte geprägt. Zwar strebt jede Medizinische Fachangestellte danach, ihre Aufgaben gut zu erledigen, ein nachhaltiges Engagement zu steter Verbesserung existiert jedoch nicht.

• TQS 0 bis <= 40% Zweckverbund

Hier ist die Arbeitsleistung durch „Dienst nach Vorschrift“ und „Einzelkämper-Verhalten“ geprägt.

Gruppen statt Teams: Der Ansatzpunkt für Effizienz- und Produktivitäts-Steigerungen

In Arztpraxen liegt – über alle Fachgruppen betrachtet – der aktuelle durchschnittliche Teamwork Quality Score (TQS) lediglich bei 43,7%, d. h. in der Regel arbeiten in Haus- und Facharztpraxen Gruppen statt Teams. Damit arbeiten die meisten Praxis-Belegschaften deutlich unterhalb der bei 60% liegenden Produktivitäts-Grenze. Erst ab diesem Indikator-Wert aufwärts profitieren Praxisinhaber von der Synergie und den motivatorischen Effekten der Mitarbeiter-Zusammenarbeit in der Form, dass

• die Organisation besser funktioniert und es zu weniger Flüchtigkeitsfehlern und Doppelarbeiten kommt,
• Ärzte aufgrund der operativen Selbststeuerung-Fähigkeiten ihrer Medizinischen Fachangestellten vom nicht-medizinischen Tagesgeschäft kaum beansprucht werden,
• nahezu keine Überstunden anfallen,
• die Stressbelastung geringer ist und
• die Patienten sich deutlich zufriedener vor allem hinsichtlich der ärztlichen Informations- und Kommunikations-Leistung äußern, so dass auch die Weiterempfehlungsquote ausgeprägter ist.

Transparenz als erster Schritt

Um die Teamorientierung der eigenen Belegschaft zu bestimmen und im Kontext der gesamten Praxisarbeit zu betrachten, benötigen PraxisinhaberInnen als Erstes eine Status-Analyse ihrer Praxisführung. Das hierfür am besten geeignete Instrument ist der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“. Seine Leistungs-Merkmale:

• ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar.
• geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden).
• 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse.
• objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.

Das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise, die nicht nur den Status der Praxisführung detailliert beleuchtet, sondern auch durchschnittlich 40 konkrete und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschläge für eine Optimierung der täglichen Arbeit und damit für die Gewinnung von Arbeitsqualität sowie Entscheidungs- und Handlungsfreiheit liefert.