Worum es geht

Praxismanagement-Kennziffern, die Key Performance Indikatoren (KPI) sind notwendig, um die Komplexität des Praxismanagements zu verdichten, die Gegebenheiten und Interaktionen der Aktions-Bereiche überschaubar zu machen, den Leistungs-Status zu diagnostizieren, ungenutzte Leistungsreserven zu identifizieren und die Betriebsführung gezielt zu steuern.

Nur wer die Leistungsdaten des Praxismanagements seines Praxisbetriebes genau kennt, kann sowohl medizinisch als auch wirtschaftlich nachhaltig erfolgreich arbeiten.

Der Best Practice Score bringt den Leistungs-Status auf den Punkt

Doch die meisten Haus- und Fachärzte bestimmen die Qualität ihres Praxismanagements mithilfe von Annahmen und Mutmaßungen, statt Kennziffern zu nutzen. Täten sie dies, würden sie erkennen, dass Arbeitsdruck, Stress, Demotivation und Patienten-Unzufriedenheit nicht durch externe Einflüsse, sondern durch Fehljustierungen der eigenen Arbeitsprozesse entstehen. Das zeigt der KPI „Best Practice-Score (BPS)“. Er gibt für das Praxismanagement gesamt sowie mittels Sub-Scores für jeden einzelnen Aktions-Bereich an, ob alle für eine auch unter wechselnder Belastung reibungslos funktionierende Arbeit notwendigen Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen eingesetzt werden.

In deutschen Arztpraxen beläuft sich sein Wert derzeit auf durchschnittlich 53 %. Das bedeutet, dass 47 % des Best Practice-Standards gar nicht genutzt werden.

In einer Exploration wurden Ärzte vor Durchführung eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs gefragt, wie sie die Qualität ihrer Praxisführung unter dem BPS-Aspekt bewerten würden. Die Schätzungen lagen dabei im Mittel bei 85%, für die Untersuchungs-Gruppe ergab sich jedoch ein realer durchschnittlicher BPS von lediglich 42%.

Klarheit bei den Wirkungsbeziehungen

KPIs sind aber nicht nur in der Lage, Art, Intensität und Vollständigkeit der Praxisführung zu erfassen und abzubilden, sondern auch Wirkungsbeziehungen. Die Kennziffer „Return on Management (ROM)“ mit seinen verschiedenen Optionen gibt hierzu Auskunft. Sie beschreibt den Wirkungserfolg, der mit der Praxisführung erzielt wird.

Der Total Return on Management (TROM) eines Praxis-Betriebs zeigt den Effekt des Praxismanagements auf die Patienten-Betreuung. Hierzu wird der Best Practice Score (BPS) in Relation zum Patient Care Quality Score (PCQS) gesetzt. Er gibt Auskunft über das Verhältnis der Patientenzufriedenheit mit der Praxis-Leistung in Relation zu den Anforderungen der Praxisbesucher:

• ein Score kleiner 1 indiziert eine nur unterdurchschnittliche Praxismanagement-Wirkung, in diesem Fall besteht akuter Handlungsbedarf,
• bei einem Wert größer 1 ist die Wirkung überproportional und es kann überprüft werden, ob das Engagement in Teilbereichen u. U. leicht reduziert werden kann, um Ressourcen für andere Verwendungen freizusetzen,
• liegt der Score bei 1, führt jede Intensivierung / Schwächung der Praxisführung zu linearen Reaktionen bei der Betreuungs-Qualität.

Bei vielen von uns untersuchten Praxisbetrieben liegt der Wert unter 1 und die Praxisinhaber müssten eigentlich aktiv werden, erkennen diese Notwendigkeit aufgrund ihrer subjektiven Situations-Bewertungen nicht.

KPI leicht ermittelt

Analog geben ROM-Scores auch Auskunft zu einzelnen Aktions-Bereichen der Praxisführung wie die Organisation oder die Personalführung und bieten Praxisinhabern gezielte Hinweise auf notwendige und mögliche Veränderungen. Überdies decken sie Risikofaktoren auf.

Haus- und Fachärzte, die eine Praxisanalyse mit KPI-Generierung durchführen möchten, können hierfür den Praxismanagement-Betriebsvergleich© nutzen.

Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbare validierte Untersuchung benötigt nur dreißig Minuten ärztlicher Arbeitszeit und ermittelt durchschnittlich vierzig Vorschläge zur Verbesserung von Praxisarbeit.

Determining Return on Management (ROM): A wake-up call for many GPs and specialists.

What it’s all about

Practice management indicators, the key performance indicators (KPI) are necessary to condense the complexity of practice management, to make the circumstances and interactions of the action areas manageable, to diagnose the performance status, to identify unused performance reserves and to steer business management in a targeted manner.

Only those who know exactly the performance data of the practice management of their practice can work successfully in the long term, both medically and economically.

The Best Practice Score brings the performance status to the point

However, most general practitioners and specialists determine the quality of their practice management with the help of assumptions and conjectures instead of using key figures. If they did so, they would realise that work pressure, stress, demotivation and patient dissatisfaction are not caused by external influences, but by misalignments in their own work processes. This is shown by the KPI „Best Practice Score (BPS)“. It indicates for the practice management as a whole as well as by means of sub-scores for each individual area of action whether all instruments, regulations and behaviours necessary for smoothly functioning work even under changing workloads are being used.

In German medical practices, its value is currently 53 % on average. This means that 47 % of the best practice standard is not used at all.

In an exploration, doctors were asked, before conducting a practice management comparison, how they would rate the quality of their practice management under the BPS aspect. The average estimate was 85%, but for the study group the real average BPS was only 42%.

Clarity in impact relationships

However, KPIs are not only able to record and depict the type, intensity and completeness of practice management, but also impact relationships. The indicator „Return on Management (ROM)“ with its various options provides information on this. It describes the impact achieved by the practice management.

The Total Return on Management (TROM) of a practice shows the effect of practice management on patient care. For this purpose, the Best Practice Score (BPS) is set in relation to the Patient Care Quality Score (PCQS). It provides information on the ratio of patient satisfaction with the practice performance in relation to the demands of the practice visitors:

• a score smaller than 1 indicates only below-average practice management effectiveness, in which case there is an acute need for action,
• a score greater than 1 indicates a disproportionate effect and it can be checked whether the commitment in sub-areas can be slightly reduced in order to free up resources for other uses,
• If the score is 1, any intensification / weakening of practice management leads to linear reactions in the quality of care.

In many of the practices we studied, the score is below 1 and the practice owners should actually take action, but do not recognise this need due to their subjective situation assessments.

KPI easily determined

Similarly, ROM scores also provide information on individual action areas of practice management such as organisation or personnel management and offer practice owners targeted indications of necessary and possible changes. Moreover, they reveal risk factors.

GPs and specialists who would like to carry out a practice analysis with KPI generation can use the Practice Management Comparison© for this purpose.

The validated examination, which can be carried out without the need for an on-site consultant, requires only thirty minutes of medical working time and identifies an average of forty suggestions for improving practice work.