Team-Besprechungen in Arztpraxen: Meist unorganisierte Zeitverschwendung

Worum es geht

Regelmäßige Besprechungen zwischen Medizinischen Fachangestellten und Ärzten sind nicht nur für die Sicherung von Arbeitsqualität, Effizienz, Produktivität und Motivation wichtig, sondern auch für die Entwicklung der Praxisbetriebe. Doch die meisten Besprechungen erfüllen diese Ziele nicht.

Desaster-Event vs. Nutzbringende Besprechung

Untersucht man mit einem einfach anzuwendenden Bewertungsverfahren (Meet &Rate), das Mitarbeiterinnen und Ärzten ermöglicht, ihre Eindrücke über ihre Zusammenkünfte zu dokumentieren, ergibt sich in der Querschnittsanalyse ein interessantes Bild: der Meeting Quality Score (MQS, das Verhältnis der Zufriedenheit mit einer Besprechung in Relation zu den Erwartungen, 100% = Optimum) liegt aus Sicht der Medizinischen Fachangestellten bei durchschnittlich 38,6%, aus der Perspektive der Praxisinhaber hingegen im Mittel bei 73,4%. Nach der Meet&Rate-Klassifikation:

  • MQS über 80%: Intensiv-Meetings
  • MQS zwischen 60% und 80%: Nutzbringende Besprechungen
  • MQS zwischen 40% und 60%: Leer-Container
  • MQS unter 40%: Desaster-Events

stehen sich damit die Beurteilungen von Desaster-Events und nutzbringenden Besprechungen gegenüber.

Ärztliche Dominanz

Die Gründe, die zur Beurteilung der Fachangestellten führen, sind über alle Praxisbetriebe weitgehend identisch:

  • zu geringe Berücksichtigung der von den Helferinnen als wichtig erachteten Themen,
  • geringe Möglichkeit, die Besprechungen organisatorisch und inhaltlich zu mitzugestalten,
  • zu wenig Verbindlichkeit des Besprochenen,
  • mehr ärztliche Monologe als Team-Dialoge,
  • Dominanz negativ gefärbter Themen der Ärzte (Fehler, Ärgernisse etc.)
  • zu wenig Berücksichtigung von Veränderungs- und Verbesserungsvorschlägen,
  • unregelmäßige Durchführung in zu großen Abständen und unter Zeitdruck.

Die Praxisinhaber sehen diese Probleme nicht: für sie sind die Besprechungen erfolgreich verlaufen, wenn sie ihre Punkte abgehandelt haben und die Meetings danach möglichst schnell beendet werden, um so nur wenig Arbeitszeit zu verlieren.

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Eine durch ein adäquates Führungsinstrumentarium richtig gesteuerte Zusammenarbeit führt zu zwei für den Praxiserfolg wichtigen Effekten:

  • Der interne Effekt besteht darin, dass zufriedene Team-Mitglieder eine hohe Praxisidentifikation und Leistungsbereitschaft aufweisen, wesentlich sorgfältiger und zuverlässiger arbeiten, kostenbewusst handeln und „mitdenken“. Hinzu kommen die durch eine geringe Fluktuationsquote ebenfalls niedrig gehaltenen Personalwechsel-Kosten. Nicht zu vergessen ist überdies der Selbststeuerungseffekt, der bei zufriedenen Mitarbeitern aktiviert ist und dazu beiträgt, die Arbeit des Arztes deutlich zu entlasten Insgesamt wird hierdurch die Produktivität jedes Praxisbetriebs entscheidend gesteigert.
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©Klaus-Dieter Thill / IFABS

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Thill, Klaus-Dieter: (Titel), IFABS: BENCHMARK!, (Publikations-Datum des Beitrags)

Bildnachweis

©IFABS Photo-Edition, erhältlich bei EYEEM und GETTY IMAGES


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