Transformation des Gesundheitswesens: Die Teamwork-Schwäche deutscher Arztpraxen behindert die Digitalisierung des Praxismanagements

Worum es geht

Auf ihren Websites präsentieren sich die Mitarbeiterinnen in Haus- und Facharztpraxen stets als Teams, die Realität in den Betrieben ist hiervon jedoch weit entfernt. Das ist auch ein Problem für die Digitalisierung des Praxismanagements.

Professionelle Praxis-Tätigkeit ist ohne Teamwork nicht realisierbar

Die komplexen Arbeitsprozesse in Arztpraxen lassen sich nur dann mit hoher Versorgungsqualität, patientenorientiert, effizient und produktiv erledigen, wenn die Tätigkeiten aller MFA in jeder Situation wie Zahnräder ineinandergreifen. Das Umsetzungs-Prinzip hierfür ist eine Kollaboration in Team-Form. Teams sind durch gemeinsame Ziele, eine starkes Wir-Gefühl, eine weitgehend autonome Aufgabenerledigung, gegenseitige Ergänzung und Unterstützung sowie durch eine Selbststeuerung zur Lösung von Problemen und eigeninitiativ entwickelte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsergebnisses charakterisiert.
Teamwork ist damit der Transmitter, der es ermöglicht, dass die medizinische Kompetenz des Arztes bestmöglich für die Diagnostik und Therapie des einzelnen Patienten zum Tragen kommt.

Auch der Weg in ein digital unterstütztes Praxismanagement benötigt Teamwork

Landläufig wird bei der Entwicklung von Szenarien für eine digital unterstützte Praxisführung davon ausgegangen, dass Medizinische Fachangestellte durch Automatisierungs-Effekte entlastet werden. Doch auf der anderen Seite kommen auch vollkommen neue Aufgaben auf sie zu, die das Arbeitsvolumen erhöhen, die Tätigkeiten komplexer und differenzierter machen und von den Digitalmedizinischen Fachangestellten auch eine schnellere Aktions- und Reaktion-Bereitschaft verlangen. Die Realisierung dieser Anforderungen ist nur mit funktionierender Teamarbeit möglich. Doch wie sieht die Ausgangs-Situation hierfür aus?

Repräsentative Untersuchung der Kooperationsformen in Arztpraxen

Eine Querschnitts-Analyse von 1.500 Valetudo-Praxisanalysen ging dieser Frage nach und ermittelte, wie ausgeprägt das Team-Prinzip in Haus- und Facharztpraxen derzeit umgesetzt wird. Zur Beantwortung wurden die in den Untersuchungen gemachten Angaben der Medizinischen Fachangestellten zum Realisierungs-Grad des Best Practice-Standards in ihren Praxen, d. h. der Grundanforderungen an eine optimal funktionierende Zusammenarbeit, herangezogen. Hieraus resultierte der Key Performance Indikator „Teamwork Quality Score“ (TQS), der die Zusammenarbeit wie folgt klassifiziert:

  • TQS > 80%: Team

Diese Konstellation kennzeichnet optimale Arbeitsbedingungen durch ein Miteinander als Team.

  • TQS > 60% bis <= 80%: Gemeinschaft

Sie ist ein Mix aus den Eigenschaften der Gruppe und des Teams, es fehlen aber noch entscheidende Aspekte in der Zusammenarbeit, um eine vollständige Synergie der Zusammenarbeit zu erreichen, die die Produktivität und Effizienz eines Teams ausmachen.

  • TQS > 40% bis <= 60%: Gruppe

Zusammenarbeit, die in diesen Bereich fällt, ist durch eine geringe Synergie der Einzelaktivitäten geprägt: man arbeitet miteinander, aber immer nur in dem Rahmen, der vorgegeben ist. Eigeninitiative oder ein Aushelfen bei Problemen sind eher selten. Die Zusammenarbeit ist zudem häufig durch ungelöste Konflikte geprägt. Zwar strebt jede Medizinische Fachangestellte danach, ihre Aufgaben gut zu erledigen, ein nachhaltiges Engagement zu steter Verbesserung existiert jedoch nicht.

  • TQS 0 bis <= 40% Zweckverbund

Hier ist die Arbeitsleistung durch „Dienst nach Vorschrift“ und „Einzelkämper-Verhalten“ geprägt.

Ein ernüchterndes Resultat: Gruppen statt Teams

In den betrachteten Arztpraxen lag – über alle Fachgruppen betrachtet – der durchschnittliche Teamwork Quality Score (TQS) lediglich bei 43,7%, d. h. in der Regel arbeiten in Haus- und Facharztpraxen Gruppen statt Teams. Damit arbeiten die meisten Praxis-Belegschaften deutlich unterhalb der bei 60% liegenden Produktivitäts-Grenze. Erst ab diesem Indikator-Wert aufwärts profitieren Praxisinhaber von der Synergie und den motivatorischen Effekten der Mitarbeiter-Zusammenarbeit in der Form, dass

  • die Organisation besser funktioniert und es zu weniger Flüchtigkeitsfehlern und Doppelarbeiten kommt,
  • Ärzte aufgrund der operativen Selbststeuerung-Fähigkeiten ihrer Medizinischen Fachangestellten vom nicht-medizinischen Tagesgeschäft kaum beansprucht werden,
  • nahezu keine Überstunden anfallen,
  • die Stressbelastung geringer ist und
  • die Patienten sich deutlich zufriedener vor allem hinsichtlich der ärztlichen Informations- und Kommunikations-Leistung äußern, so dass auch die Weiterempfehlungsquote ausgeprägter ist.

Ärzte setzen auf Selbststeuerung des Personals

Die Umsetzungs-Intensität des Best Practice-Standards beschreibt gleichzeitig einen der zentralen Aspekte des ärztlichen Führungsverhaltens. Praxisinhaber vertreten häufig die Meinung, dass beim Thema „Zusammenarbeit“ die Mitarbeiterinnen selbst gefragt sind und setzen – ohne eigene Aktivitäten – auf die Selbststeuerungs-Kräfte des Personals, die schon irgendwie die notwendige Kooperationsintensität und -qualität herstellen werden. Doch dieser Mechanismus funktioniert nur in wenigen Fällen, denn viele „Teams“ sind im Hinblick auf Alter, Erfahrung, Betriebszugehörigkeit oder Persönlichkeit der Mitglieder sehr heterogen zusammengesetzt. Um aus ihnen funktionierende und harmonisierende Teams zu bilden, bedarf es einer hierauf ausgerichteten Führung.

Fazit

Gegenwärtig sind die teambezogenen Grundlagen zur Umsetzung eines digital unterstützten Praxismanagement äußerst schlecht. Gefragt sind vor allem die Praxisinhaber, die Initiative zu übernehmen, den Handlungsrahmen ihrer Betriebe teamorientiert zu entwickeln. Hiervon profitiert nicht nur der Transformations-Prozess, sondern bereits heute die Ärzte selbst und ihre Mitarbeiterinnen

Weiterführende Hilfestellung

Haus- und Fachärzte, die die Qualität und Funktionalität der Zusammenarbeit ihres Personals untersuchen und entwickeln möchten, steht hierfür der Valetudo Check-up© „Teamwork Arztpraxis“ zur Verfügung. Das ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbare Konzept bietet die Möglichkeit, eine professionelle Analyse zu den Schlüsselfaktoren der Teamarbeit durchzuführen. Darüber hinaus ermittelt das Instrument in Form offener Fragen die Praxis-Stärken und -Schwächen sowie Verbesserungsvorschläge aus Sicht des Personals. Mehr Informationen…