Worum es geht
In regelmäßigen Abständen weisen Ärzte-Organisationen auf die fatalen Effekte der Bürokratisierung für die Arbeit von Haus- und Fachärzten hin. Doch die Management-Defizite, die die Tätigkeit in vielen Praxisbetrieben negativ prägen, z. B. im Rahmen des ärztlichen Zeitmanagements, werden kaum erwähnt.
Die andere Sicht
Praxisanalysen zeigen, dass ein ungeregeltes Selbstmanagement vieler Praxisinhaber oft die Ursache für unzureichende Abläufe ist:
- Nur die wenigsten Ärzte haben bislang eine persönliche Arbeitsanalyse durchgeführt und wissen demzufolge auch gar nicht, wie viel Zeit sie für welche Aktivität aufwenden. Ihre tägliche Arbeit erfolgt eher akut-situationsorientiert als systematisch-zielgerichtet, u. a. auch, weil es an einer konsequenten und den Mitarbeiterinnen bekannten Priorisierung der Tätigkeiten fehlt.
- Zu den immer wieder festzustellenden Verhaltensweisen zählen das Ablegen und Aufschieben. Die angesammelte Arbeit wird dann in Nachtschichten oder am Wochenende erledigt, so das sich der tägliche Arbeitsdruck noch erhöht und gar kein Arbeitsfluss entstehen kann.
- Praxisinhaber delegieren zu wenig und verschenken damit Freiräume, die für andere, nur von ihnen selbst durchführbare Tätigkeiten verfügbar wären.
- Die Arbeitsprozesse in Praxen haben sich häufig intuitiv entwickelt, sind aber weit von einem Zusammenwirken als produktives System entfernt. Bislang haben erst etwa dreißig Prozent der Haus- und Fachärzte eine professionelle Organisationsanalyse durchgeführt.
- Ebenso fehlt es an einer klaren Strukturierung des Dokumenten-Managements mit der Folge unökonomischer Suchzeiten und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Vorgängen.
Ärzte müssen aktiv werden
Im Kontext dieser Situation sind Überlastungs-Effekte durch die Bürokratisierung fast schon zu vernachlässigen. Die Reduktion der Anzahl von Formularen oder eine Vereinfachung ihrer Bearbeitung ist grundsätzlich erstrebenswert und hilfreich, dennoch wird das kaum zu spürbaren Veränderungen führen, wenn nicht auch die Ärzte ihre Arbeits- und Praxisorganisation grundlegend verändern.
Zeit-Optimierung ist nur ganzheitlich erfolgreich
Hierfür ist es notwendig, dass Ärzte ihr Zeitmanagement ganzheitlich neu ausrichten. Das bedeutet, den persönlichen Umgang mit der Zeit durch Anwendung der hierfür geeigneten Techniken zu verbessern und gleichzeitig die Gestaltung des Praxismanagements, das den Handlungsrahmen des persönlichen Zeitmanagements definiert, entsprechend anzupassen.
Je umfassender dabei die Praxisführung Best Practice-ausgerichtet ist, d. h. je mehr Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen eingesetzt werden, die einen nachhaltig funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten, desto geringer ist der ärztliche Zeitaufwand für die Steuerung.
Zeitmanagement ist in dieser Definition das Gegenteil von Stoppuhr- und Fließbandmedizin. Es führt durch die Erschließung zeitlicher Freiräume zu Druckbeseitigung, Entspannung und Harmonisierung. Ein Instrument, dieses Ziel zu erreichen, ist die Durchführung eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs©. Diese ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Fernanalyse ist darauf ausgerichtet,
- Defizit- bzw. Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
- Optimierungsmöglichkeiten – nicht nur – für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.
Der Betriebsvergleich eignet sich auch für Praxisinhaber, die bislang keinen Zeitdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.
UP: Unlocking Potentials 