Worum es geht

Die Anzahl von Ratgebern, Seminaren, Podcasts und Coachings zur Effizienz- und Produktivitäts-Steigerung sowie zum Thema „Work-Life-Balance“ durch ein professionelles Selbst- und Zeitmanagement ist inzwischen unüberschaubar. Doch im Management-Alltag ist von den beabsichtigten Effekten der Hilfen kaum etwas zu verspüren. Der Grund hierfür ist so einfach wie tiefgreifend.

Zeitmanagement ist ein grundlegendes Management-Problem

Positiv liesse sich das riesige und beständige Angebot mit einer ebenso ausgeprägten Nachfrage erklären. Und tatsächlich geben die meisten Manager bei Nachfrage selbst an, auf diesem Gebiet Nachholbedarf zu haben. Diese Situation führt dazu, dass

• nicht nur die Arbeitsbelastung für den Einzelnen kaum zu bewältigen ist, sondern
• in Unternehmen generell viel zu viel sinnlose und unnötige Tätigkeiten erfolgen,
• zu viele ergebnisarme Meetings stattfinden,
• Unmengen von Arbeitszeit verschwendet werden und
• Projekte nicht vorankommen.

Die Techniken sind sekundär

Zeit- und Selbstmanagement-Profis verfügen über die geeigneten Instrumente und Handlungsweisen, um diesem Chaos-Setting zu entgehen. Dem Publikum erschließen sich die vermittelten Lösungen in ihrer Logik und Konsequenz sofort, allerdings sind sie nicht in der Lage, die vorgeschlagenen Veränderungen tatsächlich umzusetzen.

Der Grund: sie müssten gleichzeitig ihr Mindset verändern und ihre Komfortzone verlassen.

So zeigen Nachbefragungen unter den Teilnehmern verschiedener Zeitmanagement-Seminare, dass nach einem Jahr weniger als 10% der Manager tatsächlich Inhalte für sich umgesetzt hatten.

Altes ist nicht mit Neuem kombinierbar

Doch dieser beiden Barriere sind sich die wenigsten bewusst, sie machen eher eine Inkompatibilität der Lösungen mit ihrer spezifischen Arbeitssituation verantwortlich und versuchen, durch die Inanspruchnahme weiterer Angebote ihre Ziele zu erreichen.

Ebenso wird nicht gesehen, dass die Anwendung einzelner Instrumente nur wenig hilfreich ist, denn die Gesamtaktivität muss umgestellt werden, da alte Fehler nicht mit neuen Techniken kombinierbar sind. Im Endeffekt entstehen hieraus Konstellationen, in denen die Belastungen und defizitären Resultate größer und negativer ausgeprägt sind als vorher.

Fazit

Ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement ist weniger eine Frage der Technik und mehr eine der Bereitschaft, sich selbst und das eigene Verhalten grundlegend zu verändern.

Arbeitet Ihr Team effizient und produktiv?

Der Unternehmens-Erfolg ist nicht nur von der Professionalität des Managements in Fragen des Selbst- und Zeitmanagements abhängig, sondern auch von der Kooperations-Qualität der dort arbeitenden Teams (Abteilungen, Units, projektbezogene Kollaboration). Sie lässt sich schnell und unkompliziert mithilfe eines Teamwork-Status bestimmen. Eine solche Teamwork-Analyse beinhaltet folgende Bestandteile:

• den Teamwork Quality Score TQS, der den Grad der Teamausrichtung indiziert
• den Teamwork Satisfaction Score (TSS), der die Gesamtzufriedenheit der Team-Mitglieder mit der Zusammenarbeit widerspiegelt
• eine SWOT-Analyse, die die Sicht der Mitglieder zu den Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen ihrer Gemeinsamkeit beschreibt
• die Teamharmonie als Indikator für das Konfliktpotenzial innerhalb der Gemeinschaft
• die Team-Experience, die Barrieren und Forcierungs-Ansätze für die Entwicklung der Kooperations-Synergie identifiziert
• einen Aktionsplan mit konkreten Verbesserungsvorschlägen.

Das Resultat einer derartigen Analyse, die sich mithilfe von nur zehn Fragen und einigen wenigen ergänzenden Angaben einfach und schnell durchführen lässt, ermöglicht dann, durch Rückgriff auf die maßgeschneiderten Maßnahmen des Aktionsplans, zu Teamwork-Exzellenz zu gelangen.

Stop the time- and self-management madness!

What it’s all about

The number of guides, seminars, podcasts and coaching sessions on increasing efficiency and productivity as well as on the subject of „work-life balance“ through professional self- and time management is now unmanageable. But in everyday management, the intended effects of these aids are hardly noticeable. The reason for this is as simple as it is profound.

Time management is a fundamental management problem

On the positive side, the huge and constant supply could be explained by an equally pronounced demand. And indeed, when asked, most managers themselves claim to have a backlog in this area. This situation leads to the fact that

• not only that the workload for the individual is almost unmanageable, but also that there is
• there is too much pointless and unnecessary work in companies in general,
• too many inconclusive meetings take place,
• vast amounts of working time are wasted and
• projects do not progress.

The techniques are secondary

Time and self-management professionals have the appropriate tools and courses of action to escape this chaos setting. The audience immediately understands the logic and consistency of the solutions conveyed, but they are not in a position to actually implement the proposed changes.

The reason: they would have to change their mindset and leave their comfort zone at the same time.

For example, follow-up surveys among participants of various time management seminars show that after one year less than 10% of the managers had actually implemented content for themselves.

The old cannot be combined with the new

But few are aware of these two barriers, they rather blame an incompatibility of the solutions with their specific work situation and try to achieve their goals by taking up other offers.

Likewise, they do not see that the application of individual tools is of little help, because the overall activity has to be reorganised, as old mistakes cannot be combined with new techniques. The end result is constellations in which the stresses and deficits are greater and more negative than before.

Conclusion

Successful time and self-management is less a question of technique and more a question of the willingness to fundamentally change oneself and one’s own behaviour.

Does your team work efficiently and productively?

The success of a company does not only depend on the professionalism of the management in questions of self- and time management, but also on the cooperation quality of the teams working there (departments, units, project-related collaboration). This can be determined quickly and easily with the help of a teamwork status. Such a teamwork analysis includes the following components:

• the Teamwork Quality Score TQS, which indicates the degree of team alignment
• the Teamwork Satisfaction Score (TSS), which reflects the overall satisfaction of team members with working together
• a SWOT analysis, which describes the members‘ views on the strengths, weaknesses, threats and opportunities of their commonality
• the team harmony as an indicator of the potential for conflict within the community
• the team experience, which identifies barriers and forcing approaches for the development of the cooperation synergy
• an action plan with concrete suggestions for improvement.

The result of such an analysis, which can be carried out easily and quickly with the help of only ten questions and a few additional details, then makes it possible to achieve teamwork excellence through recourse to the tailor-made measures of the action plan.