Worum es geht

Praxismanagement-Kennziffern, die Key Performance Indikatoren (KPI) sind notwendig, um die Komplexität des Praxismanagements zu verdichten, die Gegebenheiten und Interaktionen der Aktions-Bereiche überschaubar zu machen, den Leistungs-Status zu diagnostizieren, ungenutzte Leistungsreserven zu identifizieren und die Betriebsführung gezielt zu steuern.

Nur wer die Leistungsdaten des Praxismanagements seines Praxisbetriebes genau kennt, kann sowohl medizinisch als auch wirtschaftlich nachhaltig erfolgreich arbeiten.

Der Best Practice Score bringt den Leistungs-Status auf den Punkt

Ein Beispiel für einen solchen KPI ist der Best Practice-Score (BPS). Er gibt für das Praxismanagement gesamt sowie mittels Sub-Scores für jeden einzelnen Aktions-Bereich an, ob alle für eine auch unter wechselnder Belastung reibungslos funktionierende Arbeit notwendigen Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen eingesetzt werden.

In deutschen Arztpraxen beläuft sich sein Wert derzeit auf durchschnittlich 53 %. Das bedeutet, dass 47 % des Best Practice-Standards gar nicht genutzt werden.

Der Wert erklärt auch, warum Arbeitsüberlastung, Stress und Demotivation bei der Arbeit in vielen Betrieben tägliche Realität sind und wie diese Situation substanziell verbessert werden kann. Hinzu kommt, dass die Qualität der Patientenversorgung nicht so gut ist, wie sie es sein könnte.

Klarheit bei den Wirkungsbeziehungen

KPIs sind aber nicht nur in der Lage, Art, Intensität und Vollständigkeit der Praxisführung zu erfassen und abzubilden, sondern auch Wirkungsbeziehungen. Der KPI „Return on Management (ROM)“ mit seinen verschiedenen Optionen gibt hierzu Auskunft. Er zeigt den Wirkungserfolg auf, der mit der Praxisführung erzielt wird.

Der Total Return on Management (TROM) eines Praxis-Betriebs zeigt den Effekt des Praxismanagements auf die Patienten-Betreuung. Hierzu wird der Best Practice Score (BPS) in Relation zum Patient Care Quality Score (PCQS) gesetzt. Er beschreibt das Verhältnis der Patientenzufriedenheit mit der Praxis-Leistung in Relation zu den Anforderungen der Praxisbesucher:

• ein Score kleiner 1 indiziert eine nur unterdurchschnittliche Praxismanagement-Wirkung, in diesem Fall besteht akuter Handlungsbedarf,
• bei einem Wert größer 1 ist die Wirkung überproportional und es kann überprüft werden, ob das Engagement in Teilbereichen u. U. leicht reduziert werden kann, um Ressourcen für andere Verwendungen freizusetzen,
• liegt der Score bei 1, führt jede Intensivierung / Schwächung der Praxisführung zu linearen Reaktionen bei der Betreuungs-Qualität.

Ein Beispiel

In einer Frauenarztpraxis konnten ein BPS in Höhe von 63% und ein PCQS von 51% ermittelt werden. Die Werte zeigen in ihrer isolierten Betrachtung, dass

• 37% der für einen reibungslosen Praxisablauf notwendigen Vorkehrungen derzeit nicht eingesetzt werden, dass
• die Betreuungsqualität 49% unter der Optimal-Situation liegt und dass sich
• hieraus ein TROM-Wert kleiner 1 ergibt, es besteht also auch vom Wirkungs-Zusammenhang Aktionsbedarf.

KPI leicht ermittelt

Analog geben ROM-Scores Auskunft über die Organisations- oder Teamwork-Qualität und bieten Praxisinhabern gezielte Hinweise auf notwendige und mögliche Veränderungen. Überdies decken sie Risikofaktoren auf.

Haus- und Fachärzte, die eine Praxisanalyse mit KPI-Generierung durchführen möchten, können hierfür den Praxismanagement-Betriebsvergleich© nutzen. Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbare validierte Untersuchung benötigt nur dreißig Minuten ärztlicher Arbeitszeit und ermittelt durchschnittlich vierzig Vorschläge zur Verbesserung von Praxisarbeit. Alle Informationen hierzu sind in einem kostenlosen Briefing Paper zusammengestellt.

Return on Management (ROM): Why GPs and specialists need to know this management metric

What it’s all about

Practice management indicators, the key performance indicators (KPI), are necessary to condense the complexity of practice management, to make the circumstances and interactions of the action areas manageable, to diagnose the performance status, to identify unused performance reserves and to control the management in a targeted manner.

Only those who know exactly the performance data of the practice management of their practice can work successfully in the long term, both medically and economically.

The Best Practice Score brings the performance status to the point

An example of such a KPI is the Best Practice Score (BPS). It indicates for the practice management as a whole, as well as by means of sub-scores for each individual area of action, whether all the instruments, regulations and behavioural patterns necessary for work to function smoothly even under changing loads are being used.

In German medical practices, its value is currently 53 % on average. This means that 47 % of the best practice standard is not used at all.

The value also explains why work overload, stress and demotivation at work are daily realities in many establishments and how this situation can be substantially improved. In addition, the quality of patient care is not as good as it could be.

Clarity in impact relationships

However, KPIs are not only able to capture and map the type, intensity and completeness of practice management, but also impact relationships. The KPI „Return on Management (ROM)“ with its various options provides information on this. It shows the impact success that is achieved with the practice management.

The Total Return on Management (TROM) of a practice shows the effect of practice management on patient care. For this purpose, the Best Practice Score (BPS) is set in relation to the Patient Care Quality Score (PCQS). It describes the ratio of patient satisfaction with the practice performance in relation to the requirements of the practice visitors:

• a score smaller than 1 indicates only below-average practice management effectiveness, in which case there is an acute need for action,
• a score greater than 1 indicates a disproportionate effect and it can be checked whether the commitment in sub-areas can be slightly reduced in order to free up resources for other uses,
• if the score is 1, any intensification / weakening of practice management leads to linear reactions in the quality of care.

An example

In a gynaecological practice, a BPS of 63% and a PCQS of 51% could be determined. The values show in their isolated consideration that

• 37% of the precautions necessary for the smooth running of the practice are not currently being used, that
• the quality of care is 49% below the optimal situation and that this results in a
• this results in a TROM value of less than 1, which means that there is also a need for action in terms of the impact context.

KPI easily determined

Similarly, ROM scores provide information on organisational or teamwork quality and offer practice owners targeted indications of necessary and possible changes. Moreover, they reveal risk factors.