Warum sich mit den Rahmenbedingungen auch die Einordnung der Praxisorganisation verändert
Niedergelassene Ärzte sind an Veränderungen gewöhnt. Neue gesetzliche Vorgaben, Anpassungen der Vergütung, Digitalisierung, veränderte Dokumentationspflichten, neue Kommunikationswege, Fachkräftemangel oder ein anderes Inanspruchnahmeverhalten der Patienten gehören inzwischen zum Praxisalltag. Manche Veränderungen erfolgen schrittweise, andere verlangen innerhalb kurzer Zeit organisatorische Anpassungen.
Für die Praxisführung stellt sich dabei regelmäßig eine sehr konkrete Frage: Wie lassen sich neue Anforderungen in die vorhandene Organisation integrieren, ohne dass die medizinische Arbeit unnötig belastet wird?
Die Antwort entsteht zunächst aus Erfahrung. Praxisinhaber und Medizinische Fachangestellte entwickeln Lösungen, verändern Abläufe, verteilen Aufgaben neu oder ergänzen bestehende Regelungen. Vieles davon geschieht pragmatisch und funktioniert. Gerade Arztpraxen besitzen eine bemerkenswerte Fähigkeit, externe Veränderungen in ihren Alltag aufzunehmen.
Mit jeder Veränderung entsteht jedoch noch eine zweite Frage, die aus der eigenen Erfahrung allein schwerer zu beantworten ist: Wie ist die Organisation nach diesen Anpassungen insgesamt aufgestellt?
Genau hier gewinnen organisatorische Referenzinformationen an Bedeutung.
Eine funktionierende Anpassung ist noch keine Einordnung
Wenn eine neue Anforderung in den Praxisalltag integriert wurde, lässt sich relativ schnell feststellen, ob die gewählte Lösung praktisch funktioniert. Termine werden weiterhin vergeben, Informationen erreichen ihre Empfänger, Patienten werden versorgt, das Team bewältigt den Tagesablauf.
Das ist eine wichtige Information. Sie sagt aber zunächst nur etwas darüber aus, ob die Praxis mit der Veränderung umgehen kann.
Sie beantwortet nicht automatisch die Frage, wie die Organisation nach einer Reihe solcher Anpassungen im Verhältnis zu übergeordneten organisatorischen Referenzen aufgestellt ist.
Dieser Unterschied wird umso wichtiger, je häufiger sich Rahmenbedingungen verändern.
Denn eine Praxisorganisation wird selten nach jeder neuen Vorgabe grundsätzlich neu entworfen. Meist wird das bestehende System ergänzt. Ein neuer Kommunikationsweg kommt hinzu. Eine Aufgabe wird anders verteilt. Für eine zusätzliche Dokumentationsanforderung entsteht ein neuer Ablauf. Digitale Anwendungen verändern Zuständigkeiten. Patienten nutzen neue Kontaktwege. Personelle Veränderungen müssen aufgefangen werden.
Jede einzelne Anpassung kann sinnvoll sein. In ihrer Summe verändern diese Anpassungen jedoch die Organisation.
Und genau diese Summe ist im laufenden Praxisbetrieb schwer zu beurteilen.
Veränderung erhöht nicht automatisch den Handlungsbedarf – aber den Informationsbedarf
An dieser Stelle ist eine Unterscheidung wichtig.
Externe Veränderungen bedeuten nicht zwangsläufig, dass eine Praxis organisatorische Defizite entwickelt. Ebenso wenig lässt sich daraus ableiten, dass bestehende Abläufe grundsätzlich verändert werden müssten.
Was zunimmt, ist zunächst etwas anderes: der Bedarf an verlässlicher Einordnung.
Je stärker sich die Bedingungen verändern, unter denen eine Praxis arbeitet, desto weniger selbstverständlich ist es, die organisatorische Situation allein aus der Kontinuität des täglichen Funktionierens abzuleiten.
Eine Praxis kann neue Anforderungen sehr erfolgreich integriert haben. Gerade dann kann eine Referenzinformation wertvoll sein, weil sie diese Einschätzung um einen externen Bezugspunkt ergänzt.
Das entspricht einem Prinzip, das aus der Medizin vertraut ist. Eine Veränderung der Ausgangslage erhöht häufig den Informationsbedarf. Zusätzliche Informationen werden nicht erst dann erhoben, wenn bereits feststeht, dass etwas nicht stimmt. Sie dienen dazu, eine veränderte Situation verlässlich einzuordnen.
Für die Praxisorganisation lässt sich derselbe Gedanke nutzen.
Der Praxisalltag liefert Erfahrung, aber keinen externen Bezugspunkt
Ein Praxisinhaber kann sehr genau beobachten, wie seine Organisation unter veränderten Rahmenbedingungen funktioniert. Was er aus seiner eigenen Praxis heraus nicht wissen kann, ist, wie der erreichte organisatorische Stand gegenüber einer externen Referenz einzuordnen ist.
Auch Gespräche mit Kollegen lösen dieses Problem nur teilweise. Sie vermitteln Erfahrungen einzelner Praxen, aber keine systematische Vergleichsgrundlage.
Organisatorische Referenzinformationen erfüllen deshalb eine andere Funktion.
Sie ergänzen die Binnenperspektive der Praxis um einen Bezugspunkt, der außerhalb der eigenen Organisation liegt.
Der Organisations-Referenzvergleich (ORV) verwendet hierfür zwei Referenzebenen. Die Praxisorganisation wird zum einen mit einem Best-Practice-Referenzstandard verglichen, dessen Grundlage Auswertungen aus mehreren tausend Arztpraxen bilden. Zum anderen erfolgt die Einordnung gegenüber dem durchschnittlichen Umsetzungsgrad des Best-Practice-Referenzstandards innerhalb der jeweiligen Fachgruppe.
Damit wird eine Frage beantwortbar, die der normale Praxisalltag offenlassen muss:
Wie ist unsere heutige Organisation im Verhältnis zu organisatorischen Referenzen einzuordnen?
Gerade Veränderungen machen Zeitvergleiche interessant
Externe Veränderungen haben noch eine weitere Besonderheit. Sie verändern nicht nur einzelne Abläufe, sondern können über längere Zeit die organisatorische Gestalt einer Praxis verschieben.
Deshalb besitzt eine Referenzbetrachtung nicht ausschließlich als einmalige Standortbestimmung einen Informationswert.
Wird sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchgeführt, lässt sich zusätzlich betrachten, wie sich der organisatorische Status der Praxis entwickelt hat. Das kann beispielsweise nach größeren personellen Veränderungen, der Einführung neuer digitaler Anwendungen, einer Veränderung des Leistungsangebots oder nach einer Phase zahlreicher regulatorischer Anpassungen von Interesse sein.
Auch hier gilt: Ein Unterschied zwischen zwei Erhebungszeitpunkten ist zunächst eine Information.
Er bedeutet nicht automatisch Verbesserung oder Verschlechterung und löst ebenso wenig zwangsläufig Handlungsbedarf aus. Seine Bedeutung ergibt sich aus den Bedingungen der jeweiligen Praxis.
Gerade diese Zurückhaltung unterscheidet Referenzinformation von Beratung. Sie beschreibt und ordnet ein. Die Interpretation verbleibt beim Praxisinhaber.
Referenzinformationen schaffen einen stabilen Bezugspunkt in einem beweglichen Umfeld
Vielleicht liegt hierin der besondere Nutzen organisatorischer Referenzinformationen unter den heutigen Bedingungen ambulanter Versorgung.
Die äußeren Rahmenbedingungen einer Arztpraxis verändern sich fortlaufend. Damit verändert sich auch das organisatorische System, das diese Anforderungen aufnehmen muss.
Der Praxisinhaber benötigt deshalb nicht zwangsläufig immer neue Empfehlungen. Er benötigt zunächst die Möglichkeit, die eigene Organisation trotz veränderter Bedingungen verlässlich einzuordnen.
Der Organisations-Referenzvergleich setzt genau an dieser Stelle an. Er untersucht nicht, ob eine externe Veränderung sinnvoll ist, ob eine politische Vorgabe angemessen erscheint oder welche organisatorische Reaktion darauf die richtige wäre. Das sind andere Fragestellungen.
Er liefert einen Bezugspunkt für die eigene Praxisorganisation.
Die Erhebung erfolgt ohne Vor-Ort-Termin mithilfe standardisierter Erhebungsunterlagen. Einbezogen werden die Perspektiven des Praxisinhabers, der Medizinischen Fachangestellten und der Patienten. Die Ergebnisse werden anschließend den definierten Referenzen gegenübergestellt.
Damit erhält der Praxisinhaber zusätzliche Informationen darüber, wo seine Organisation unter den gegenwärtigen Bedingungen steht.
Nicht mehr – aber auch nicht weniger.
Organisation unter Veränderungsdruck benötigt Orientierung
Für niedergelassene Ärzte wird sich die Veränderung der Rahmenbedingungen nicht vermeiden lassen. Welche regulatorischen, technologischen oder versorgungsbezogenen Anforderungen als Nächstes entstehen, liegt zudem häufig außerhalb ihres unmittelbaren Einflussbereichs.
Die Gestaltung der eigenen Praxisorganisation bleibt dagegen Teil ihrer unternehmerischen Verantwortung.
Gerade deshalb sind externe Veränderungen ein Argument für mehr organisatorische Information und nicht zwangsläufig für mehr externe Beratung.
Erfahrung zeigt dem Praxisinhaber, ob seine Praxis den Alltag bewältigt. Referenzinformationen ergänzen diese Erfahrung um die Möglichkeit, den erreichten organisatorischen Stand außerhalb der eigenen Binnenperspektive einzuordnen.
Je beweglicher das Umfeld wird, desto wertvoller kann ein stabiler Bezugspunkt werden.
Externe Veränderungen erhöhen nicht automatisch den organisatorischen Handlungsbedarf. Sie erhöhen den Bedarf zu wissen, wo die eigene Organisation steht.
Erhältlich in allen E-Book-Stores.
Transparenz
Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.
Der Beitrag wurde vom Autor inhaltlich geprüft, redaktionell bearbeitet und freigegeben. Sämtliche redaktionellen Entscheidungen, Bewertungen, Interpretationen und Schlussfolgerungen liegen ausschließlich in seiner Verantwortung.
R2049 