Eine positive Einschätzung der eigenen Organisation macht externe Referenzinformationen nicht überflüssig
„Unsere Praxis läuft gut.“
Für viele Praxisinhaber dürfte das die zutreffende Beschreibung ihres Alltags sein. Das Team ist eingespielt, die Patientenversorgung funktioniert, Abläufe haben sich bewährt und auch bei höherer Belastung findet die Praxis Lösungen. Warum sollte ein Arzt, der seine Organisation so erlebt, überhaupt einen organisatorischen Referenzwert benötigen? Gerade diese Frage ist interessant. Denn sie berührt ein Missverständnis, das bei Untersuchungen der Praxisorganisation schnell entsteht: die Vorstellung, eine genauere Betrachtung sei vor allem dann sinnvoll, wenn etwas nicht funktioniert.
Für den Organisations-Referenzvergleich (ORV) gilt diese Logik nicht. Er soll nicht herausfinden, ob mit einer Praxis „etwas nicht stimmt“. Er ergänzt die Einschätzung des Praxisinhabers um eine Information, die aus dem eigenen Praxisalltag allein nicht entstehen kann.
Eine gut laufende Praxis ist zunächst eine wichtige Information
Wer über viele Jahre eine Praxis führt, kennt deren Organisation sehr genau. Der Praxisinhaber erlebt, wie zuverlässig Abläufe funktionieren, wie das Team miteinander arbeitet und wie gut die Praxis unterschiedliche Belastungssituationen bewältigt. Diese Erfahrung ist nicht nur subjektiver Eindruck. Sie beruht auf tausenden Arbeitstagen und einer Vielzahl organisatorischer Entscheidungen. Wenn ein Arzt deshalb sagt, seine Praxis sei gut organisiert, gibt es keinen Grund, diese Einschätzung zunächst infrage zu stellen.
Ein Referenzvergleich setzt an einem anderen Punkt an. Er fragt nicht: Stimmt die Einschätzung des Praxisinhabers?, sondern: Welche zusätzliche Information entsteht, wenn die eigene Einschätzung um externe Referenzen ergänzt wird? Das ist ein grundlegend anderer Ansatz.
Was die eigene Erfahrung nicht liefern kann
Der Praxisinhaber kann wissen, dass seine Organisation im Alltag funktioniert. Was er aus seiner eigenen Praxis heraus nicht bestimmen kann, ist, wie vollständig dort diejenigen organisatorischen Verfahren, Instrumente und Verhaltensweisen umgesetzt sind, die sich über viele Praxen hinweg als wesentlich für einen auch unter wechselnden Anforderungen und Belastungen verlässlich und möglichst reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb erwiesen haben.
Genau dafür gibt es den Best-Practice-Referenzstandard. Seine empirische Grundlage bilden Auswertungen aus mehreren tausend Arztpraxen. 100 Prozent entsprechen der vollständigen Umsetzung der im Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmale. Eine Praxis, die beispielsweise 76 Prozent erreicht, weiß damit etwas Neues über ihre Organisation: 76 Prozent der im Best-Practice-Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmale werden umgesetzt. Das bestätigt die positive Einschätzung des Praxisinhabers nicht automatisch. Es widerlegt sie ebenso wenig. Es ergänzt sie um einen anderen Blickwinkel.
Eine Referenz ist keine Suche nach Schwachstellen
Gerade bei einer gut laufenden Praxis ist diese Unterscheidung wichtig. Wer einen Referenzvergleich automatisch mit der Suche nach Defiziten verbindet, würde verständlicherweise fragen, warum er ihn überhaupt durchführen sollte. Wenn nichts auffällt und der Praxisbetrieb funktioniert, besteht aus dieser Perspektive wenig Anlass für eine Untersuchung.
Der ORV verfolgt jedoch keinen solchen Untersuchungsauftrag. Er liefert eine Positionsbestimmung. Das lässt sich an einem einfachen Beispiel zeigen: ein Praxisinhaber hält seine Organisation für sehr gut aufgestellt. Der ORV ergibt einen Best-Practice-Umsetzungsgrad von 81 Prozent. Der Durchschnitt seiner Fachgruppe liegt bei 59 Prozent. Damit besitzt der Arzt nun drei Informationen: seine eigene Erfahrung sagt ihm, dass die Praxis zuverlässig funktioniert, die Best-Practice-Referenz zeigt, dass 81 Prozent der erfassten organisatorischen Merkmale umgesetzt werden, der Fachgruppenvergleich zeigt, dass der Umsetzungsgrad seiner Praxis 22 Prozentpunkte über dem Durchschnitt vergleichbarer Praxen liegt. Keine dieser Informationen wäre allein vollständig. Zusammen ermöglichen sie eine wesentlich genauere Einordnung.
Auch eine Bestätigung ist eine Information
In der Diskussion über Analysen und Untersuchungen wird dieser Punkt häufig unterschätzt. Information erscheint besonders wertvoll, wenn sie etwas Unerwartetes aufdeckt. Findet eine Untersuchung dagegen weitgehend das vor, was der Betroffene ohnehin angenommen hat, entsteht schnell der Eindruck, sie habe wenig Neues geliefert.
Das greift zu kurz. Auch die objektive Einordnung einer bereits bestehenden Einschätzung besitzt einen Informationswert. Ein Praxisinhaber kann beispielsweise seit Jahren davon überzeugt sein, dass sein Terminmanagement ausgesprochen gut organisiert ist. Wenn externe Referenzinformationen diese Einschätzung stützen, weiß er anschließend mehr als vorher. Vorher hatte er eine auf Erfahrung beruhende Einschätzung. Danach besitzt er zusätzlich einen externen Bezugspunkt. Das ist keine spektakuläre Erkenntnis. Aber genau darin liegt der Charakter von Referenzinformation: Sie muss den bisherigen Eindruck nicht widerlegen, um nützlich zu sein.
Und wenn die Referenz anders ausfällt als erwartet?
Natürlich kann auch das vorkommen. Ein Praxisinhaber erlebt seine Organisation als zuverlässig und erhält dennoch einen niedrigeren Best-Practice-Umsetzungsgrad, als er erwartet hätte. Auch daraus folgt zunächst nicht, dass seine bisherige Einschätzung falsch war. Vielleicht funktioniert die Praxis tatsächlich sehr gut, weil ein erfahrenes Team viele Situationen routiniert auffängt. Vielleicht beruhen Abläufe stärker auf persönlicher Abstimmung als auf organisatorisch hinterlegten Regelungen. Vielleicht zeigen sich Unterschiede zur Referenz nur in einzelnen Bereichen.
Genau deshalb enthält ein ORV mehr als einen Gesamtwert. Die Detailinformationen ermöglichen zu betrachten, wie die Referenzposition zustande kommt. Hinzu kommen die Perspektiven des Praxisinhabers, der Medizinischen Fachangestellten und der Patienten sowie die Einordnung gegenüber der jeweiligen Fachgruppe. Eine unerwartete Zahl ist damit kein Urteil über die Praxis. Sie ist ein Anlass, die vorhandenen Informationen genauer anzusehen.
Referenzinformationen sind gerade dann neutral, wenn sie keinen Anlass benötigen
Damit zeigt sich ein wesentlicher Unterschied zwischen einem problemorientierten Analyseverfahren und einer organisatorischen Statusinformation. Ein problemorientiertes Verfahren beginnt typischerweise mit einer Frage wie: Was funktioniert nicht und warum? Eine Referenzbestimmung kann mit einer wesentlich neutraleren Frage beginnen: Wo stehen wir?
Das gilt für eine Praxis, die sich gerade stark verändert, ebenso wie für eine Praxis, die seit Jahren stabil arbeitet. Gerade dadurch lässt sich der organisatorische Referenzwert von der Vorstellung lösen, man müsse zunächst einen Grund für seine Bestimmung haben. Eine gut laufende Praxis braucht keinen Anlass, um gut zu laufen. Und sie braucht auch keinen Anlass, um ihren organisatorischen Referenzstatus zu kennen.
Von „Wir sind gut organisiert“ zu einer zusätzlichen Zahl
Für die Praxisführung liegt darin ein durchaus interessanter Schritt. Viele Praxisinhaber können ihre Organisation sehr differenziert beschreiben. Sie wissen, was funktioniert, wo besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist und welche Lösungen sich über Jahre bewährt haben. Was häufig fehlt, ist eine Zahl, die diese Binnenperspektive um einen externen organisatorischen Bezugspunkt ergänzt, nicht als Ersatz für Erfahrung, nicht als Bewertung der ärztlichen Führung und nicht als Aufforderung zur Veränderung, sondern als zusätzliche Information.
Die für den Referenzvergleich benötigten Angaben sind im Praxisalltag ohne Vor-Ort-Termin und ohne aufwendige organisatorische Vorbereitung erfassbar. Die Bestimmung des Referenzstatus ist deshalb nicht daran gebunden, dass zuvor ein organisatorisches Projekt begonnen oder ein besonderer Anlass definiert wird. Damit wird eine zunächst ungewöhnliche Frage allmählich sehr einfach: Wenn ich meine Praxisorganisation für gut halte – weiß ich eigentlich auch, wo sie gegenüber einer externen Referenz steht? Beides kann zusammengehören.
Die Erfahrung des Praxisinhabers beschreibt, wie er seine Organisation erlebt. Der Referenzwert ergänzt diese Erfahrung um eine quantifizierbare externe Einordnung.
Eine gut laufende Praxis benötigt keinen Referenzwert, weil etwas nicht stimmt. Der Referenzwert ist interessant, weil die eigene Einschätzung und die externe Einordnung zwei unterschiedliche Informationen sind.
Transparenz
Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung von Text und alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.
Der Beitrag wurde vom Autor inhaltlich geprüft, redaktionell bearbeitet und freigegeben. Sämtliche redaktionellen Entscheidungen, Bewertungen, Interpretationen und Schlussfolgerungen liegen ausschließlich in seiner Verantwortung.
Kurz zusammengefasst
Auch für eine Praxis, deren Organisation vom Praxisinhaber als zuverlässig und gut funktionierend erlebt wird, kann ein organisatorischer Referenzwert zusätzliche Informationen liefern. Der Organisations-Referenzvergleich sucht nicht nach Defiziten, sondern zeigt, wie vollständig die organisatorischen Merkmale des Best-Practice-Referenzstandards umgesetzt sind und wie die Praxis gegenüber ihrer Fachgruppe steht. Eine positive eigene Einschätzung und eine externe Referenz schließen sich deshalb nicht aus, sondern ergänzen einander.
R2049 