Kaum beachtet, täglich negativ spürbar: Die Praxismanagement-Insuffizienz (PMI) in deutschen Arztpraxen

Worum es geht

Ist das Praxismanagement nicht so gestaltet, dass es den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI). Zwei Drittel der deutschen Arztpraxen leiden unter ihr, obwohl Diagnostik und Therapie überaus einfach sind.

PMI – Das Fehlen der Basics

Grund für das Auftreten der PMI ist, dass

• die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch bzw.
• ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Als Messgröße fungiert hierbei der Best Practice-Standard der Praxisführung, der alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen umfasst, die eine reibungslos funktionierende Praxisarbeit sicherstellen.
Die PMI führt zu einem Vakuum, denn interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit werden nicht adäquat erfüllt. Zwei Vakuum-Schwerpunktbereiche sind die

Personalführung

• Der gegenwärtige Leadership Materialization Score deutscher Haus- und Facharztpraxen (LMS, Einsatz der Führungsinstrumente im Vergleich zum Best Practice-Standard) beläuft sich auf 41,9% (Optimum: >80%),
• sein Gegenstück, der Leadership Impact Score (LIS, Mitarbeiterzufriedenheit in Relation zu den Anforderungen), liegt bei 32,7% (Optimum: >80%).

und die

Praxisorganisation

• In Arztpraxen werden gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur knapp 60% der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt (Organizing Quality Score),
• die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 40% der Anforderungen und Wünsche (Organizing Impact Score)
• und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig organisatorische Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.

Die PMI und ihre Folgen für Arztpraxen

Art und Intensität der Auswirkungen einer PMI sind je Praxisbetrieb in Abhängigkeit von den jeweiligen Ursachen und ihren Ausprägungen verschieden, am häufigsten ergeben sich folgende fünf generelle Konsequenzen:

• Die Patientenversorgung und -betreuung sind schlechter als es eigentlich möglich wäre, denn die medizinische Leistung kommt nicht in vollem Umfang den Patienten zugute. Beispielsweise unterbrechen Ärzte, die unter Zeitdruck stehen, die Symptom-Schilderungen ihrer Patienten bereits nach wenigen Sekunden und treffen Entscheidungen, ohne alle Fakten zu kennen. Hinzu kommen Informations- und Kommunikations-Defizite bei der Kooperation mit anderen Leistungsanbietern.
• Die Arbeitsbelastung des Teams ist größer als notwendig, es wird viel und lange gearbeitet, das Arbeitsergebnis ist aber im Vergleich dazu nur unterdurchschnittlich, da die Arbeit nicht zu bewältigen ist. Effizienz und Produktivität des Praxisteams sind eingeschränkt, es entsteht ein Hamsterrad-Effekt. Das Personal entwickelt im Zeitablauf zwar Mechanismen, mit der PMI und ihren Folgen umzugehen, diese punktuellen Nachbesserungen lösen aber nicht die Grundprobleme. In einigen Fällen verstärken sie die negativen PMI-Auswirkungen sogar noch.
• Die PMI schränkt generell die Leistungsfähigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten einer Praxis ein, denn wichtige Tätigkeiten kommen zu kurz, da für sie keine Zeit ist (z. B. Qualifizierung der MFA, Umsetzung von notwendigen Veränderungen etc.), Flexibilität und Reagibilität sinken ebenso wie die Arbeitsmotivation.
• Die Bewertung der Praxisleistung verschlechtert sich durch eine sukzessiv wachsende Unzufriedenheit der Patienten, die Weiterempfehlungsbereitschaft sinkt ebenfalls.
• Das Praxisergebnis entspricht nicht den Möglichkeiten.

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Die am besten geeignete und am einfachsten umsetzbare Methode, mit der Haus- und Fachärzte den Grad der PMI für ihre eigene Praxis bestimmen und die für eine Beseitigung notwendigen Veränderungen identifizieren können, ist ein Best Practice-Abgleich, der in Eigenregie ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbar ist. Wie das Verfahren funktioniert und eingesetzt wird, beschreibt das White Paper „Praxismanagement-Insuffizienz:
Diagnostik und Therapie der ambulanten System-Krankheit Nr. 1“.