Use Case Augenarzt-Praxis: Zu viel Arbeit erfordert nicht zwangsläufig mehr Personal

Worum es geht

Die Komplexität des Praxismanagements mit seinen vielfältigen Interdependenzen zwischen den einzelnen Aktionsbereichen erschwert es Praxisinhabern, Ansatzpunkte für Veränderungen zu bestimmen, unabhängig davon, ob wahrgenommene Defizite beseitigt oder die Praxis entwickelt werden soll. Das Chancen-Radar© bietet eine einfache Lösung.

Der Fall

Diesen Weg gingen u. a. zwei Augenärzte, die zusammen mit ihren sieben Medizinischen Fachangestellten in Großstadt-Lage mit hoher Konkurrenzdichte arbeiteten. Die Mediziner verfolgten eine Wachstums-Strategie für ihren Betrieb und registrierten, dass sie ihr tägliches Arbeitspensum immer schlechter erledigen konnten, d. h. der wahrgenommene Arbeitsdruck stieg an. Hektische Abläufe und ein schlechtes Betriebsklima prägten zudem die Arbeitstage, ergänzt durch eine steigende Anzahl von Überstunden. Als einzigen Ausweg sahen sie eine Personal-Aufstockung, eine Maßnahme, die sie aus Kostengründen jedoch vermeiden wollten. Um ihre Entscheidung auf eine sichere Basis zu stellen, führten sie zunächst einen Praxismanagement-Betriebsvergleich© durch.

Das Resultat

Mithilfe dieses Analyse-Instruments wird es möglich, einen Abgleich der gesamten Praxisarbeit mit dem Best Practice-Standard des Praxismanagements durchzuführen, woraus sich Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen sowie Veränderungs-Notwendigkeiten und -Möglichkeiten einfach und sofort bestimmen lassen. Der Standard beschreibt alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen der Praxisführung, die für eine auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierende Arbeit notwendig sind. Das Chancen-Radar© des Betriebsvergleichs ermittelte für die untersuchte Praxis aus der Gegenüberstellung ein ungenutztes Potenzial von knapp 54%, da bislang nur 46% des Best Practice-Kataloges tatsächlich eingesetzt wurden.

Was daraus wurde

Bereits auf der Aggregations-Ebene der Aktionsbereiche des Praxismanagements sind die „Baustellen“ der Praxis deutlich erkennbar: die Planung, die Organisation und die Mitarbeiter-Führung. Über die zugehörigen Detail-Beschreibungen ergab sich dann automatisch ein Aktionsplan für die Veränderungen. Durch ein konsequentes Ausschalten der Defizite und systematische Einführung der ungenutzten Best Practices lag der Betrieb bereits nach drei Quartalen bei einem Umsetzungs-Score von 85%, arbeitete effizient und produktiv, wobei das angestrebte Arbeitsvolumen mit deutlich geringerem Einsatz abgewickelt werden konnte und eine Notwendigkeit zur Aufstockung des Personals grundsätzlich nicht mehr bestand..