Smart Waiting: Das innovative Arbeits- und Service-Prinzip für den Healthcare-Vertrieb bei der Betreuung von Arztpraxen

Worum es geht

In der dynamischen Welt des Healthcare-Vertriebs, in der Effizienz und Mehrwert zunehmend in den Fokus rücken, etabliert sich ein neues Arbeitsprinzip: das Smart Waiting. Dieser Ansatz transformiert scheinbar ungenutzte Wartezeiten in produktive Phasen, die einen erheblichen Mehrwert für Arztpraxen und MVZ schaffen. Smart Waiting repräsentiert nicht nur eine innovative Nutzung von Zeitressourcen, sondern auch eine zukunftsorientierte Denkweise.

Die Philosophie des Smart Waiting

Das Konzept des Smart Waiting basiert auf der Idee, dass im Vertrieb jede Minute zählt und selbst passive Wartezeiten in wertvolle Gelegenheiten zur Beobachtung, Analyse und letztlich zur Effizienzsteigerung umgewandelt werden können. Es ist ein Aufruf zur aktiven Nutzung von Zeit, um tiefergehende Einblicke in die Abläufe und Prozesse von Arztpraxen zu gewinnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und strategische Beratungsleistungen anzubieten. Smart Waiting geht davon aus, dass Außendienstmitarbeiter im Healthcare-Bereich durch aufmerksame Beobachtung und Analyse während ihrer Wartezeit auf Termine wertvolle Erkenntnisse sammeln können, die sie in konkrete, umsetzbare Vorschläge für die Praxis umwandeln.

Mehrwert durch intelligente Zeitnutzung

Smart Waiting hebt sich als Konzept ab, indem es die Wartezeit von einer unvermeidlichen Begleiterscheinung des Außendienstalltags in eine produktive Arbeitsphase verwandelt. Diese Umwandlung schafft Mehrwert auf mehreren Ebenen:

Für die Arztpraxis: Praxisinhaber erhalten praxisnahe, umsetzbare Verbesserungsvorschläge, die zu einer Optimierung der Abläufe, einer Steigerung der Patientenzufriedenheit und einer Effizienz-Erhöhung führen.
Für den Außendienstmitarbeiter: Die Zeit wird sinnvoll genutzt, was nicht nur die Zufriedenheit und Motivation steigert, sondern auch das berufliche Profil durch die Rolle als Berater bereichert.
Für die Patienten: Indirekt profitieren auch die Patienten von optimierten Praxisabläufen und einer verbesserten Betreuung.

Was kann untersucht werden?

Der folgende Katalog gibt einen ersten Überblick der wesentlichen Aspekte, die während der Wartezeit in einer Arztpraxis beobachtet werden können:

Empfang und Patientenbetreuung

Freundlichkeit und Professionalität des Empfangspersonals: Beobachten Sie, wie das Personal Patienten begrüßt und mit ihnen interagiert.
Effizienz des Check-in-Prozesses: Analysieren Sie, wie schnell und effizient neue Patienten aufgenommen und bestehende Patientendaten bestätigt werden.
Wartezeitmanagement: Achten Sie darauf, wie die Praxis mit Wartezeiten umgeht, z. B. durch Information der Patienten über Verzögerungen.

Praxisorganisation und -ausstattung

Organisation des Wartebereichs: Beurteilen Sie die Sauberkeit, Ordnung und Atmosphäre im Wartebereich.
Verfügbarkeit von Patienteninformationen: Prüfen Sie, ob und wie Informationsmaterialien für Patienten zugänglich gemacht werden.
Nutzung von Technologie: Beobachten Sie, inwiefern digitale Lösungen (z. B. Terminvereinbarungssysteme, elektronische Patientenakten) eingesetzt werden.

Kommunikation und Marketing

Informationsaushänge und Werbematerialien: Achten Sie auf das Vorhandensein und die Platzierung von Informations- und Werbematerialien in der Praxis.
Digitalpräsenz: Überprüfen Sie, wie die Praxis digital repräsentiert ist, z. B. durch eine Webseite oder Social-Media-Auftritte, aber auch in Bewertungsskala-Portalen.

Mitarbeiterführung und -zufriedenheit

Interaktionen zwischen Mitarbeitern: Beobachten Sie, wie das Team miteinander kommuniziert und zusammenarbeitet.
Stimmung und Arbeitsklima: Versuchen Sie, ein Gefühl für die Arbeitsatmosphäre und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu bekommen.

Patientenfeedback und -zufriedenheit

Umgang mit Feedback: Achten Sie darauf, ob und wie die Praxis Patientenfeedback einholt und darauf reagiert.
Sichtbare Bewertungen: Schauen Sie nach, ob Bewertungen von Patienten in der Praxis sichtbar gemacht werden.

Qualitätssicherung und -management

Hygienestandards: Beurteilen Sie die Einhaltung von Hygienestandards im Patienten- und Wartebereich.
Prozessoptimierung: Beobachten Sie, ob es offensichtliche Ineffizienzen in den Abläufen gibt, die verbessert werden könnten.

Diese Beobachtungen können anschließend in einem strukturierten Bericht zusammengefasst und den Praxisinhabern präsentiert werden. Dabei ist es wichtig, die Erkenntnisse konstruktiv und mit dem Ziel der gemeinsamen Verbesserung zu formulieren. Durch diesen Service können Vertriebsmitarbeiter einen Mehrwert für die Praxen schaffen, die Beziehung zu den Praxisinhabern stärken und sich als kompetente Partner im Bereich des Praxismanagements positionieren.

Zukunftsperspektiven und Implementierung

Die Implementierung des Smart Waiting-Ansatzes in den Alltag von Außendienstmitarbeitern erfordert eine Anpassung in der Denkweise und eine Erweiterung der Kompetenzen. Eine einfache Checkliste reicht jedoch bereits aus, die erforderlichen Beobachtungs- und Analyse-Aspekte zu systematisieren.

Fazit

Smart Waiting steht exemplarisch für die Innovationskraft und den zukunftsorientierten Geist im Healthcare-Sektor. Es ist ein Beleg dafür, dass durch kreatives Denken und die Bereitschaft, etablierte Routinen zu hinterfragen, erheblicher Mehrwert geschaffen werden kann. Dieses Arbeitsprinzip hat das Potenzial, die Beziehung zwischen Außendienstmitarbeitern und medizinischen Einrichtungen neu zu definieren und einen signifikanten Beitrag zur Verbesserung des Gesundheitswesens zu leisten. Smart Waiting ist somit mehr als nur eine Methode zur Zeitnutzung – es ist ein Leitbild für eine effizientere, patientenzentrierte Zukunft der Healthcare-Branche.

Smart Benchmarking

Ein Ansatz, der in die gleiche Richtung geht, Haus- und Fachärzte bei ihrer Praxisführung zu unterstützen, ist das Benchmarking-as-a-Service-Konzept (BaaS). Ein ausführliches Briefing Paper erläutert das Konzept und seinen Nutzen.