Was hat sich verändert? Warum organisatorische Referenzwerte für Haus- und Fachärzte auch im Zeitvergleich interessant sind

Eine einzelne Bestimmung zeigt den Status. Eine spätere kann zeigen, ob sich die organisatorische Position verändert hat.

Eine Arztpraxis erreicht im Organisations-Referenzvergleich beispielsweise einen Best-Practice-Umsetzungsgrad von 63 Prozent. Damit kennt der Praxisinhaber erstmals eine Zahl, die seine Organisation gegenüber einer definierten Referenz einordnet. Er weiß, wie vollständig die im Best-Practice-Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmale in seiner Praxis umgesetzt sind. Zusätzlich kann er diesen Wert mit dem durchschnittlichen Umsetzungsgrad seiner Fachgruppe vergleichen. Das ist eine Momentaufnahme. Interessant wird eine solche Kennzahl aber noch aus einem anderen Grund: Praxisorganisation bleibt nicht stehen. Personal wechselt. Aufgaben werden neu verteilt. Digitale Anwendungen kommen hinzu. Das Leistungsspektrum verändert sich. Patienten nutzen andere Kontaktwege. Gesetzliche und administrative Anforderungen greifen in Abläufe ein. Manches wird bewusst neu organisiert, anderes entwickelt sich beinahe unbemerkt im täglichen Betrieb.

Die Praxis von heute ist deshalb organisatorisch nicht zwangsläufig dieselbe Praxis wie vor zwei oder drei Jahren. Damit stellt sich irgendwann eine neue Frage: Steht unsere Organisation eigentlich noch dort, wo sie damals stand?

Der Praxisalltag verändert sich schrittweise

Organisatorische Veränderungen besitzen eine Besonderheit. Sie werden häufig nicht als zusammenhängende Veränderung wahrgenommen. Eine neue Mitarbeiterin beginnt. Eine andere reduziert ihre Arbeitszeit. Terminarten werden angepasst. Ein digitales Verfahren ersetzt einen manuellen Ablauf. Zuständigkeiten verschieben sich. Für eine neue Anforderung wird eine zusätzliche Regelung eingeführt. Jede einzelne Veränderung ist überschaubar. Über längere Zeit können daraus jedoch erhebliche Veränderungen der Praxisorganisation entstehen. Der Praxisinhaber erlebt diesen Prozess kontinuierlich. Gerade deshalb ist er nicht immer leicht als Ganzes wahrzunehmen. Was heute selbstverständlich erscheint, kann vor zwei Jahren noch anders organisiert gewesen sein. Ein Referenzwert setzt an einem bestimmten Zeitpunkt eine Markierung. Er sagt: So war unsere organisatorische Position zu diesem Zeitpunkt. Eine spätere Bestimmung setzt eine zweite Markierung. Erst dadurch wird eine Entwicklung quantifizierbar.

Aus 63 Prozent werden 69 Prozent

Nehmen wir das angeführte Beispiel: eine Praxis erreicht bei einer ersten Bestimmung 63 Prozent des Best-Practice-Referenzstandards. Zwei Jahre später liegt der Wert bei 69 Prozent. Die Differenz beträgt sechs Prozentpunkte. Was lässt sich daraus sagen?

Zunächst nur etwas sehr Präzises: Bei der zweiten Erhebung setzt die Praxis einen größeren Anteil der im Best-Practice-Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmale um als bei der ersten. Das ist eine Veränderung der Referenzposition. Was man daraus nicht automatisch ableiten sollte, ist eine pauschale Aussage wie: „Die Praxis ist um sechs Prozentpunkte besser geworden.“ Dafür ist Organisation zu vielschichtig.

Der höhere Wert zeigt eine stärkere Übereinstimmung mit der Best-Practice-Referenz. Warum sie entstanden ist, welche Bereiche dazu beigetragen haben und welche Bedeutung diese Veränderung für die konkrete Praxis besitzt, muss gesondert betrachtet werden. Der Zeitvergleich liefert also zunächst keine Bewertung. Er liefert eine zusätzliche Information.

Und wenn aus 63 Prozent 59 Prozent werden?

Dasselbe gilt in der anderen Richtung. Ein niedrigerer Wert bei einer späteren Bestimmung bedeutet nicht automatisch, dass die Praxis schlechter geführt wird. Vielleicht hat sich das Team verändert. Vielleicht wurden Aufgaben neu verteilt. Vielleicht befindet sich die Praxis gerade in einer organisatorischen Übergangsphase. Vielleicht sind neue Leistungen oder zusätzliche Anforderungen hinzugekommen. Der Referenzwert beschreibt auch hier zunächst, was zum Zeitpunkt der Erhebung feststellbar ist: Die Übereinstimmung mit den im Best-Practice-Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmalen hat sich verändert.

Gerade diese Neutralität ist wichtig. Wer eine Kennzahl regelmäßig verwendet, sollte Veränderungen erkennen können, ohne jede Veränderung sofort als Erfolg oder Misserfolg zu interpretieren.

Warum der Zeitvergleich mehr zeigt als Erinnerung

Natürlich kann ein Praxisinhaber auch ohne Kennzahl beurteilen, dass sich seine Organisation verändert hat. Er erinnert sich an frühere Abläufe. Er weiß, welche Aufgaben hinzugekommen sind, wie sich das Team entwickelt hat oder welche digitalen Anwendungen eingeführt wurden. Was diese Erinnerung nicht liefert, ist eine standardisierte Vergleichsbasis. Wenn dieselbe organisatorische Referenz zu unterschiedlichen Zeitpunkten verwendet wird, entsteht eine andere Art von Information. Nicht: Wie empfinde ich unsere Organisation heute im Vergleich zu früher?, sondern: Wie hat sich unsere Position gegenüber derselben Referenz verändert? Damit ergänzt der Zeitvergleich die persönliche Erfahrung um einen konstanten externen Bezugspunkt.

Veränderungen müssen kein Anlass für den ORV sein

Es wäre allerdings falsch, daraus ein anlassbezogenes Verfahren zu machen. Ein Organisations-Referenzvergleich muss nicht erst dann durchgeführt werden, wenn eine Praxis digitalisiert, personell umstrukturiert oder ihr Leistungsspektrum verändert. Sein Zweck besteht in der Bestimmung des organisatorischen Status. Deshalb kann dieser Status grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt von Interesse sein.

Größere Veränderungen machen eine erneute Bestimmung lediglich zusätzlich interessant. Denn dann kann der Praxisinhaber nicht nur beurteilen, wie sich der Alltag aus seiner Sicht entwickelt hat, sondern auch, ob und wie sich die organisatorische Referenzposition verändert hat. Das ist ein wesentlicher Unterschied. Der ORV sucht keinen Anlass. Er liefert eine Statusinformation.

Auch der Fachgruppenvergleich kann sich verändern

Im Zeitvergleich gibt es noch eine zweite Ebene. Nicht nur die eigene Praxis entwickelt sich. Auch die Organisation vergleichbarer Praxen verändert sich. Digitalisierung, neue Versorgungsformen, personelle Rahmenbedingungen oder veränderte Anforderungen betreffen schließlich nicht nur eine einzelne Praxis. Deshalb bleibt neben dem eigenen Best-Practice-Umsetzungsgrad auch die Einordnung gegenüber der Fachgruppe interessant.

Eine Praxis könnte beispielsweise bei einer ersten Bestimmung 63 Prozent erreichen, während ihre Fachgruppe durchschnittlich bei 54 Prozent liegt. Bei einer späteren Bestimmung erreicht die Praxis 69 Prozent. Gleichzeitig hat sich der durchschnittliche Umsetzungsgrad der Fachgruppe auf 62 Prozent verändert. Die eigene Praxis hat ihre Übereinstimmung mit der Best-Practice-Referenz erhöht. Gleichzeitig hat sich auch das fachgruppenspezifische Umfeld entwickelt. Erst beide Informationen zusammen zeigen, wie sich die Referenzposition der Praxis verändert hat.

Von der einmaligen Zahl zur Routineinformation

Genau an diesem Punkt verändert sich die Bedeutung eines organisatorischen Referenzwertes. Wer seinen Best-Practice-Umsetzungsgrad einmal kennt, besitzt eine Standortinformation. Wer ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut bestimmt, kann zusätzlich eine Entwicklung betrachten.

Damit nähert sich der organisatorische Referenzwert dem Umgang mit anderen Kennzahlen der Praxisführung an. Auch dort entsteht der eigentliche Erkenntniswert häufig nicht allein aus einer einzelnen Zahl, sondern aus ihrer Entwicklung. Das bedeutet nicht, dass der ORV in möglichst kurzen Abständen wiederholt werden sollte. Ein Referenzwert gewinnt nicht dadurch an Bedeutung, dass er möglichst häufig erhoben wird. Sinnvoll ist vielmehr eine erneute Bestimmung dann, wenn der Praxisinhaber wissen möchte, ob sich seine organisatorische Position gegenüber derselben Referenz verändert hat.

Die dafür benötigten Informationen sind im Praxisalltag ohne Vor-Ort-Termin und ohne aufwendige organisatorische Vorbereitung erfassbar. Dadurch ist die Bestimmung des Referenzstatus nicht an ein besonderes organisatorisches Projekt gebunden.

Eine Zahl bekommt eine Geschichte

Vielleicht liegt darin der eigentliche Wert einer wiederholten Referenzbestimmung. 63 Prozent sagen: Dort steht unsere Praxis heute. 63 Prozent und später 69 Prozent sagen zusätzlich: Unsere organisatorische Referenzposition hat sich verändert.

Und mehrere Werte über einen längeren Zeitraum können sichtbar machen, ob sich eine Entwicklung fortsetzt, stabilisiert oder wieder verändert. Damit wird aus einer einzelnen organisatorischen Statusinformation allmählich eine Verlaufsperspektive. Nicht als Bewertung der Praxisführung. Nicht als Wettbewerb um möglichst hohe Werte. Und auch nicht als Verpflichtung, einen bestimmten Zielwert zu erreichen. Sondern als Möglichkeit, eine Frage zu beantworten, die aus dem täglichen Erleben allein nur schwer präzise zu beantworten ist: Wie hat sich unsere Praxisorganisation im Verhältnis zu einer konstanten externen Referenz entwickelt?

Eine einzelne Referenzbestimmung zeigt, wo die Praxis steht. Wiederholte Bestimmungen können zeigen, wie sich diese Position verändert.

Transparenz

Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung von Text und alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.

Der Beitrag wurde vom Autor inhaltlich geprüft, redaktionell bearbeitet und freigegeben. Sämtliche redaktionellen Entscheidungen, Bewertungen, Interpretationen und Schlussfolgerungen liegen ausschließlich in seiner Verantwortung.

Kurz zusammengefasst

Der Best-Practice-Umsetzungsgrad beschreibt den organisatorischen Referenzstatus einer Arztpraxis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wird er später erneut bestimmt, lässt sich erkennen, ob sich die Übereinstimmung mit dem Best-Practice-Referenzstandard verändert hat. Ein höherer oder niedrigerer Wert ist dabei nicht automatisch mit einer Verbesserung oder Verschlechterung gleichzusetzen. Der Zeitvergleich ergänzt vielmehr die Alltagserfahrung des Praxisinhabers um eine standardisierte Verlaufsperspektive und macht organisatorische Entwicklungen gegenüber einer konstanten externen Referenz sichtbar.

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