Wann ist ein guter Zeitpunkt für einen Organisations-Referenzvergleich?

Wann sollte eine Arztpraxis ihren organisatorischen Referenzstatus bestimmen? Nach einem Personalwechsel? Vor einer größeren Digitalisierung? Wenn die Praxis wächst? Nach einer Umstrukturierung? All das können interessante Zeitpunkte sein. Die naheliegendere Antwort lautet jedoch: Ein Organisations-Referenzvergleich (ORV) benötigt keinen besonderen Anlass.

Denn sein Zweck besteht nicht darin, auf ein bestimmtes Ereignis zu reagieren. Er soll dem Praxisinhaber eine Information liefern, die unabhängig davon von Interesse sein kann: Wie ist die eigene Praxisorganisation gegenüber definierten organisatorischen Referenzen aufgestellt? Das macht einen Unterschied.

Referenzinformationen sind nicht an Schwierigkeiten gebunden

Viele Untersuchungen der Praxisorganisation beginnen mit einem Anlass. Etwas soll verändert werden, ein Ablauf funktioniert nicht wie gewünscht, neue Anforderungen müssen integriert oder Arbeitsprozesse neu gestaltet werden. Dann liegt es nahe, die Organisation genauer zu betrachten. Der ORV folgt einer anderen Logik. Er untersucht nicht die Ursache eines konkreten organisatorischen Sachverhalts und entwickelt auch keine Maßnahmen zu seiner Veränderung. Er bestimmt einen organisatorischen Status.

Dafür wird ermittelt, in welchem Umfang eine Praxis die im Best-Practice-Referenzstandard erfassten organisatorischen Merkmale umsetzt. Dieser Standard umfasst Verfahren, Instrumente und Verhaltensweisen, die sich auf empirischer Grundlage als wesentlich dafür erwiesen haben, dass ein Praxisbetrieb auch unter wechselnden Anforderungen und Belastungen verlässlich und möglichst reibungslos funktioniert. Grundlage sind Auswertungen aus mehreren tausend Arztpraxen. Ergänzend wird der erreichte Umsetzungsgrad dem durchschnittlichen Wert der jeweiligen Fachgruppe gegenübergestellt. Damit beantwortet der ORV eine Frage, die grundsätzlich jederzeit gestellt werden kann: Wo steht unsere Praxisorganisation heute? Dafür muss vorher nichts passiert sein.

Der medizinische Alltag kennt dieses Prinzip längst

Für Ärzte ist diese Form der Informationsgewinnung keineswegs ungewöhnlich. Nicht jede medizinische Statusbestimmung erfolgt, weil bereits eine konkrete Erkrankung vermutet wird. Informationen können auch deshalb erhoben werden, weil es sinnvoll ist, einen gegenwärtigen Zustand zu kennen und einordnen zu können. Der Befund erhält seinen Wert nicht erst durch das Vorliegen einer Auffälligkeit. Für die Praxisorganisation lässt sich derselbe Gedanke nutzen. Ein Praxisinhaber muss seine Organisation nicht erst infrage stellen, um sich für ihren Referenzstatus zu interessieren. Er kann mit seinem Praxisbetrieb ausgesprochen zufrieden sein und dennoch wissen wollen, wie vollständig die organisatorischen Merkmale des Best-Practice-Referenzstandards umgesetzt sind und wo die eigene Praxis gegenüber der Fachgruppe steht. Die persönliche Einschätzung und die externe Referenz beantworten unterschiedliche Fragen.

Veränderungen schaffen zusätzliche, aber keine notwendigen Anlässe

Natürlich gibt es Situationen, in denen eine Referenzbestimmung besonders interessant werden kann. Eine Praxis hat ihr Team erweitert. Aufgaben wurden neu verteilt. Digitale Anwendungen haben Abläufe verändert. Das Leistungsspektrum wurde erweitert. Eine Kooperation ist hinzugekommen oder die Praxis hat ihre internen Strukturen über längere Zeit angepasst.

Dann kann die Frage entstehen, wie die Organisation nach diesen Veränderungen insgesamt aufgestellt ist. Der entscheidende Punkt liegt jedoch in der Richtung der Argumentation. Nicht: Weil sich etwas verändert hat, sollte die Organisation untersucht werden., sondern: Wenn sich etwas verändert hat, kann es zusätzlich interessant sein, den organisatorischen Referenzstatus zu kennen. Das hält den ORV problemneutral. Veränderungen sind mögliche Anlässe für Information. Sie sind keine Voraussetzung dafür.

Auch eine unveränderte Praxis verändert sich

Ohnehin ist die Vorstellung einer organisatorisch unveränderten Praxis nur bedingt realistisch. Praxisorganisation entwickelt sich fortlaufend. Mitarbeiter sammeln Erfahrung, Patientenverhalten verändert sich, kleine Absprachen entstehen, Aufgaben verschieben sich, digitale Funktionen kommen hinzu, externe Anforderungen werden in vorhandene Abläufe integriert. Vieles davon wird gar nicht als organisatorische Veränderung wahrgenommen.

Das ist normal. Eine Praxis muss nicht bei jeder kleinen Veränderung ihre gesamte Organisation neu betrachten. Über längere Zeit kann sich dadurch jedoch der organisatorische Status verändern, ohne dass es einen einzelnen Zeitpunkt gäbe, an dem man sagen könnte: Jetzt ist etwas Grundsätzliches passiert. Auch deshalb ist ein Referenzvergleich nicht sinnvoll an besondere Ereignisse zu binden.

Der erste Wert schafft einen Bezugspunkt

Wer seinen organisatorischen Referenzstatus bislang nicht kennt, benötigt deshalb keinen besonderen Grund für eine erste Bestimmung. Der erste Wert schafft zunächst überhaupt einen Bezugspunkt. Angenommen, eine Praxis erreicht 67 Prozent des Best-Practice-Referenzstandards und ihre Fachgruppe durchschnittlich 54 Prozent. Damit kennt der Praxisinhaber erstmals zwei Informationen, die aus dem täglichen Erleben seiner eigenen Praxis nicht entstehen können. Er weiß, wie vollständig seine Praxis die organisatorischen Merkmale der Best-Practice-Referenz umsetzt. Und er weiß, wie dieser Umsetzungsgrad gegenüber vergleichbaren Praxen seiner Fachgruppe einzuordnen ist. Ob er daraus irgendeine organisatorische Konsequenz zieht, ist eine völlig andere Frage.

Vielleicht bestätigt der Wert seine bisherige Einschätzung. Vielleicht überrascht ihn die Fachgruppenposition. Vielleicht findet er einzelne Detailergebnisse interessant. Vielleicht entscheidet er, zunächst überhaupt nichts zu verändern. Auch das ist ein legitimer Umgang mit Referenzinformation. Ihr Nutzen setzt nicht voraus, dass aus ihr unmittelbar eine Maßnahme entsteht.

Eine spätere Bestimmung beantwortet eine neue Frage

Sobald ein erster Referenzwert vorhanden ist, entsteht eine zusätzliche Möglichkeit. Eine spätere Bestimmung kann nicht mehr nur beantworten: Wo stehen wir? Sie kann zusätzlich zeigen: Hat sich unsere Referenzposition verändert? Damit wird aus der einmaligen Statusinformation eine mögliche Verlaufsperspektive.

Auch dafür ist kein festes Untersuchungsintervall erforderlich. Der ORV ist keine Kennzahl, die allein deshalb monatlich oder jährlich erhoben werden müsste, weil Kennzahlen regelmäßig erhoben werden. Der Zeitpunkt einer erneuten Bestimmung richtet sich vielmehr nach dem Informationsinteresse des Praxisinhabers. Möchte er wissen, ob sich seine organisatorische Position verändert hat, benötigt er einen neuen Wert. Nicht komplizierter ist die Logik.

Die Bestimmung muss kein eigenes Praxisprojekt werden

Dass ein Referenzstatus grundsätzlich jederzeit bestimmt werden kann, wäre für den Praxisinhaber wenig hilfreich, wenn dafür der laufende Praxisbetrieb umfangreich umorganisiert werden müsste. Die für den Referenzvergleich benötigten Informationen sind jedoch im Praxisalltag ohne Vor-Ort-Termin und ohne aufwendige organisatorische Vorbereitung erfassbar. Einbezogen werden die Perspektiven des Praxisinhabers, der Medizinischen Fachangestellten und der Patienten.

Damit ist die Bestimmung des organisatorischen Referenzstatus nicht an einen Beratungstermin, eine besondere betriebliche Situation oder eine Unterbrechung des Praxisalltags gebunden. Gerade das unterstützt seinen Charakter als Routineinformation.

Vielleicht ist die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt deshalb die falsche

Bei anlassbezogenen Untersuchungen ist die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt wichtig. Bei einer Statusinformation stellt sie sich anders. Ein Praxisinhaber fragt schließlich auch bei anderen Kennzahlen nicht grundsätzlich, welches Ereignis eintreten muss, bevor er sie kennen sollte. Ihr Wert liegt gerade darin, dass sie einen bestimmten Sachverhalt sichtbar machen. Für den organisatorischen Referenzstatus gilt dasselbe. Es muss weder eine Veränderung bevorstehen noch eine stattgefunden haben. Die Praxis muss weder besonders gut noch besonders schlecht laufen. Es braucht keinen konkreten organisatorischen Anlass. Es genügt eine sehr viel einfachere Frage: Möchte ich wissen, wo meine Praxisorganisation gegenüber einer definierten Best-Practice-Referenz und meiner Fachgruppe steht? Wenn diese Information von Interesse ist, ist auch der Zeitpunkt für ihre Bestimmung grundsätzlich gegeben.

Ein organisatorischer Referenzstatus benötigt keinen Anlass. Sein Zweck besteht gerade darin, zu wissen, wo die Praxis steht.

Transparenz

Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung von Text und alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.

Der Beitrag wurde vom Autor inhaltlich geprüft, redaktionell bearbeitet und freigegeben. Sämtliche redaktionellen Entscheidungen, Bewertungen, Interpretationen und Schlussfolgerungen liegen ausschließlich in seiner Verantwortung.

Kurz zusammengefasst

Für einen Organisations-Referenzvergleich ist kein besonderer organisatorischer Anlass erforderlich. Der ORV dient der Bestimmung des gegenwärtigen organisatorischen Status gegenüber dem Best-Practice-Referenzstandard und dem durchschnittlichen Umsetzungsgrad der eigenen Fachgruppe. Personalwechsel, Digitalisierung oder andere Veränderungen können den Informationswert einer Bestimmung zusätzlich erhöhen, sind aber keine Voraussetzung. Der Referenzstatus kann grundsätzlich immer dann bestimmt werden, wenn der Praxisinhaber wissen möchte, wo seine Praxisorganisation gegenüber externen Referenzen steht.

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