Praxismanagement-Fitness: Wie leistungsfähig ist die Strategie?

Worum es geht

Neben der gesellschaftlichen und medizinischen Bedeutung ist Fitness im übertragenen Sinn auch für das Praxismanagement in Haus- und Facharztpraxen wichtig. Wird sie gezielt aufgebaut, entwickelt und überprüft, profitieren Praxis-Teams und Patienten gleichermaßen. Ein wesentlicher Fitness-Baustein ist dabei eine klare strategische Ausrichtung.

Das Wesen der Praxismanagement-Fitness

Praxismanagement-Fitness bezeichnet – über alle ärztlichen Fachgruppen betrachtet – einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb, der so leistungsfähig ist, dass er die wechselnden Belastungen und Anforderungen des Arbeitsalltags problemlos und flexibel abfedert. Hierdurch werden zukunftsbeständig und flexibel gleichermaßen

  • die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
  • eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
  • der wirtschaftliche Erfolg

sichergestellt. Im Zustand der Praxismanagement-Fitness sind damit konkret

  • die Risiken für Demotivation, Ärger, Stress, Zeitdruck, Arbeitsüberlastung und unzufriedene Patienten nahezu ausgeschlossen,
  • Effektivität, Effizienz und Produktivität der Arbeit optimiert sowie
  • die Voraussetzungen für eine nachhaltige Stabilität des Praxisbetriebes gewährleistet.

Warum eine Strategie ein wichtiger Fitness-Baustein ist

Mithilfe der qualitativ ausgerichteten Praxis-Strategie skizzieren Praxisinhaber die Wege und Mittel, mit deren Hilfe sie ihre Praxisziele erreichen möchten. Sie umfasst

  • die Festlegung der Positionierung einer Praxis, d.h. der Identität, mit der sie ​sich in den Augen der Patienten und ggf. zuweisender Ärzte von anderen Betrieben unterscheiden soll,
  • die Entscheidung über die Zielgruppe(n), die man ansprechen und erreichen will ​sowie
  • die Angaben über den Einsatzrahmen der hierfür benötigten Vorkehrungen, Regelungen, ​Maßnahmen und Instrumente.

Existieren diese Rahmendaten nicht, wird die Praxisarbeit durch das Handlungs-Umfeld gesteuert statt dass der Inhaber selbst aktiv den Kurs bestimmt.

Die Folgen sind Aktionismus, Desorientierung und Ressourcen-Verschwendung, der Betrieb arbeitet unter seinen Möglichkeiten der Patientenversorgung, aber über seiner Leistungs-Kapazität.

Die falsche Strategie

Aber auch die Existenz einer Strategie sichert noch lange keinen Erfolg, wenn sie falsch gewählt ist. So entscheiden sich viele Praxisinhaber, die sich strategisch ausrichten, für eine Kostensenkungs-Strategie. Das bedeutet, dass ein Betrieb vergleichbare Leistungen zu anderen Praxen erbringt, allerdings mit einem höheren Deckungsbeitrag, da die Kosten geringer ausfallen, z. B. aufgrund niedriger Mietkosten, der Teilnahme an Gerätegemeinschaften o.ä.

In der konkreten Umsetzung charakterisieren diese Strategie-Variante aber meist

  • eine wenig differenzierende Positionierung,
  • ein unspezifisches Zielgruppen-Management und
  • ein über-konsequentes Einsparverhalten, das auch das Personal betrifft.

Grundsätzlich ist ein ökonomisch orientiertes Verhalten nicht zu kritisieren, im Gegenteil. Die meisten Anwender übersehen jedoch, dass bei einer zu rigiden Umsetzung dieser Strategie das Praxisangebot immer weniger wettbewerbsfähig und für Patienten unattraktiv wird. Praxis-Teams, die mit dieser Strategie arbeiten,

  • sind meist durch abgehetzt oder gestresst wirkende Mitarbeiter gekennzeichnet,
  • werden von den Patienten als eher „ungemütlich“ charakterisiert und
  • weisen extrem lange Wartezeiten auf, da zu wenig oder unqualifiziertes Personal zu viele Patienten versorgt.

Insgesamt gelingt es zwar auf kurze Sicht, das finanzielle Praxisergebnis zu optimieren, mittel- und langfristig leidet jedoch die Qualität und damit dann in Konsequenz auch der ökonomische Erfolg.

Messung der Fitness von Arztpraxen

Die Bestimmung, Entwicklung und Überprüfung der Praxismanagement-Fitness erfolgt mithilfe eines Score-Systems, das

  • die in den einzelnen Aktionsbereichen der Praxisführung erzielten Fitness-Levels anzeigt – von der Strategie / Planung über die Patientenführung, Organisation, Personalmanagement und Marketing bis hin zum Controlling – und
  • die Effekte, die hierdurch bei den Patienten erzielt werden.

Referenz-Größe ist der Best Practice Standard, d. h. die in einer Arztpraxis einzusetzenden Regelungen, Verfahren und Instrumente der Praxisführung, die eine reibungslos funktionierende Arbeit sicherstellen.

Die Fitness-Level

Die Gesamt-Fitness einer Haus- oder Facharztpraxis lässt sich auf dieser Grundlage durch den Total Fitness-Score (TFS) bestimmen, der sich aus der Aggregation der einzelnen Aktionsbereich-Kennziffern ergibt. Je nach Ausprägung korrespondiert er mit folgenden vier Fitness-Leveln:

  • 0% bis 40%: Schlechte Fitness

Die Werte in diesem Bereich beschreiben eine unterdurchschnittlich ausgebildete, massiv eingeschränkte Praxisführung mit nur geringem Leistungspotenzial. Für betroffene Praxisinhaber besteht akuter Handlungsbedarf.

  • 40% bis 60%: Mittelmäßige Fitness

Werte dieser Klassifizierung indizieren eine durchschnittliche Praxismanagement-Leistungsfähigkeit mit Defizit-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist. Bei dieser Klassifikation besteht eine Veränderungsnotwendigkeit, deren Dinglichkeit etwas geringer ist als bei einem kranken Praxismanagement.

  • 60% bis 80%: Gute Fitness

Dieses Intervall kennzeichnet ein bis auf kleine Ausnahmen gut funktionierendes Praxismanagement. Das Leistungspotenzial ist bereits sehr weitreichend aktiviert, es existieren aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.

  • Über 80%: Ausgezeichnete Fitness

Liegt der Score auf diesem Niveau, ist die Praxisführung Best Practice-orientiert ausgerichtet.

Wo Strategie-fit sind Deutschlands Praxen?

Die Frage, ob in ihren Betrieben eine Praxis-Strategie existiert, die für die nächsten zwei Jahre beschreibt, auf welchen Wegen und mit welchen Mitteln die Praxisziele erreicht werden sollen, beantworten in Praxisanalysen lediglich 20% der Haus- und Fachärzte positiv. Damit fehlt den meisten Ärzten ein wichtiger Fitness-Baustein

Wie können Ärzte die Fitness ihrer Praxis bestimmen?

Die Fitness-Leistungsdaten der Praxisführung lassen sich für alle Aktionsbereiche schnell und einfach durch Nutzung des Valetudo Check-up © „Praxismanagement“ bestimmen, einer Convenience-Praxisanalyse mit folgenden Leistungs-Merkmalen:

  • ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar
  • geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden)
  • 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse
  • objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.

„…das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise mit durchschnittlich 40 konkreten und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen für die Optimierung der Praxismanagement-Fitness…“