Praxisorganisation: Unter welcher Voraussetzung Online-Terminvereinbarungen der No-Show-Prävention dienen

Worum es geht

Wenn Patienten ohne Absage nicht zu ihrem Termin erscheinen, ist das nicht nur ärgerlich, sondern es entstehen auch Kosten. Manche Praxisinhaber meinen, dass die Now-Show-Rate durch das Angebot von Online-Terminen und automatisierten Terminerinnerungen deutlich gesenkt werden kann. Doch das funktioniert nur unter einer Voraussetzung.

No-Shows und ihre Folgen

Die Konsequenzen des unangekündigten Nichterscheinens von Patienten für einen Praxisbetrieb hängen von den Maßnahmen ab, die für die betroffenen Praxisbesucher geplant sind. Der Ausfall eines kurzen Gesprächs zu Laborwerten besitzt natürlich eine ganz andere Auswirkung auf den Praxisbetrieb als eine vorbereitete Darmspiegelung.
Die Terminvereinbarung blockt Ressourcen (Raum, Personal, Geräte) und Zeit für den Patienten, die bei einem Ausfall oftmals kurzfristig für andere Zwecke nicht nutzbar sind. Das bedeutet, dass den Bereitstellungskosten (Leerlauf-Kosten) keine Einnahmen gegenüberstehen, folglich ein Verlust entsteht. Für Einzelfälle ist ein Ausfall durchaus tragbar, in der Summierung jedoch problematisch.

Der Nutzen von Online-Terminbuchungen für Praxisbetriebe

Eine Strategie zur Eindämmung von No-Shows ist in den Augen mancher Ärzte die Nutzung eines Systems zur Online-Terminvereinbarungen, die Praxis-Tems ganz grundsätzlich eine Reihe von Vorteilen bietet:

  • die Medizinischen Fachangestellten können sich auf die direkte Patientenversorgung konzentrieren, deren Qualität steigt,
  • die Patientenkontakte werden intensiviert,
  • die Administration wird erleichtert, die Produktivität erhöht,
  • die Auslastung der Praxis erfährt eine nachhaltige Optimierung.

Die genannten Effekte führen in ihrer synergistischen Wirkung zu einer Verbesserung des Praxisergebnisses, gleichzeitig wird auch das Praxisimage unterstützt (modern, zeitgemäß, patientenorientiert).

Berücksichtigung von Patientenwünschen.

Online-Terminbuchungen gibt es in allen Wirtschaftsbranchen und -bereichen, es existiert also bereits ein hoher Bekanntheits- und Gewöhnungseffekt. Der Nutzen einer internetbasierten Terminierung für Patienten liegt vor allem darin, dass sie unabhängig von den Öffnungszeiten einer Praxis und mobil von jedem Ort aus notwendige Termine vereinbaren können. Zudem entfallen die in Zufriedenheitsbefragungen immer wieder beklagten langen Wartezeiten am Telefon.

Online-Terminvereinbarungen reduzieren No Shows, aber…

Praxisanalysen zeigen, dass die Anzahl von No Shows bei Arztpraxen mit Online-Terminbuchungsoptionen um mehr als die Hälfte (57,3%) geringer ist als in anderen Praxen. Der Grund: Patienten empfinden aufgrund der elektronischen Registrierung ihrer Termine eine deutliche höhere Verbindlichkeit des Erscheinens bzw. eine ausgeprägtere Pflicht zur Benachrichtigung als potentielle, die ihre Vereinbarungen telefonisch getroffen haben.

Eine Praxis profitiert hiervon jedoch nur dann, wenn sie gleichzeitig über eine funktionierende Praxisorganisation verfügt.

Machen Patienten die Erfahrung, dass sie trotz Online-Termin lange warten müssen, sehen sie keine Notwendigkeit einer persönlichen Termindisziplin. Grundsätzlich gilt also:

Wenn ein Praxisteam von seinem Patienten Termintreue erwartet, muss es grundsätzlich zunächst selbst Termin-Disziplin liefern.

Der Wirkungs-Zusammenhang von Online-Terminen und Praxisorganisation gilt im übrigen für alle Digital-Tools: ohne ein funktionierendes Praxismanagement können sie ihren Nutzen nicht entfalten.

Expertise zur Funktionalität der Praxisorganisation

Haus- und Fachärztinnen bzw. -Ärzte, die nicht nur den Best Practice- und Fachgruppen-Status ihrer Organisation, sondern ihrer gesamten Praxisführung untersuchen und bei Bedarf optimieren möchten, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung. Das validierte System ermittelt ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchschnittlich knapp 40 Verbesserungsmöglichkeiten für die Praxisarbeit.