Haus- und fachärztliches Praxismanagement: Schnelles Handeln ist gefragt

Worum es geht

2/3 der deutschen Arztpraxen sind in unterschiedlichen Ausprägungen von der Praxismanagement-Insuffizienz betroffen. Je früher man ihr analytisch und mit Veränderungen entgegenwirkt, desto geringer sind die schädigenden Auswirkungen.

Die Praxismanagement-Insuffizienz

Sind die von Praxisteams ausgewählten Regelungen des Praxismanagements nicht geeignet, den Praxisbetrieb so zu gestalten, dass er den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI). Grund für ihr Auftreten ist, dass

• die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch bzw.
• ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Hierdurch entsteht ein Vakuum, denn interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit werden nicht adäquat erfüllt.

Die Folgen fortbestehender PMI

Art und Intensität der Auswirkungen einer PMI sind je Praxisbetrieb in Abhängigkeit von den jeweiligen Ursachen und ihren Ausprägungen verschieden, am häufigsten ergeben sich folgende fünf generelle Konsequenzen:

• Die Patientenversorgung und -betreuung sind schlechter als es eigentlich möglich wäre, denn die medizinische Leistung kommt nicht in vollem Umfang den Patienten zugute. Beispielsweise unterbrechen Ärzte, die unter Zeitdruck stehen, die Symptom-Schilderungen ihrer Patienten bereits nach wenigen Sekunden und treffen Entscheidungen, ohne alle Fakten zu kennen. Hinzu kommen Informations- und Kommunikations-Defizite bei der Kooperation mit anderen Leistungsanbietern.
• Die Arbeitsbelastung des Teams ist größer als notwendig, es wird viel und lange gearbeitet, das Arbeitsergebnis ist aber im Vergleich dazu nur unterdurchschnittlich, da die Arbeit nicht zu bewältigen ist. Effizienz und Produktivität des Praxisteams sind eingeschränkt, es entsteht ein Hamsterrad-Effekt. Das Personal entwickelt im Zeitablauf zwar Mechanismen, mit der PMI und ihren Folgen umzugehen, diese punktuellen Nachbesserungen lösen aber nicht die Grundprobleme. In einigen Fällen verstärken sie die negativen PMI-Auswirkungen sogar noch.
• Die PMI schränkt generell die Leistungsfähigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten einer Praxis ein, denn wichtige Tätigkeiten kommen zu kurz, da für sie keine Zeit ist (z. B. Qualifizierung der MFA, Umsetzung von notwendigen Veränderungen etc.), Flexibilität und Reagibilität sinken ebenso wie die Arbeitsmotivation.
• Die Bewertung der Praxisleistung verschlechtert sich durch eine sukzessiv wachsende Unzufriedenheit der Patienten, die Weiterempfehlungsbereitschaft sinkt ebenfalls.
• Das Praxisergebnis entspricht nicht den Möglichkeiten.

Je länger eine PMI fortbesteht, desto gravierender sind ihre Auswirkungen auf Praxis-Teams und Patientenversorgung.

Die Prävalenz der PMI

Etwa 2/3 der deutschen Arztpraxen sind von der PMI in unterschiedlichen Ausmaßen und Ausprägungen betroffen. Diese große Anzahl resultiert aus der Tatsache, dass Haus- und Fachärzte im Durchschnitt knapp die Hälfte des Best Practice-Standards gar nicht einsetzen. Er beschreibt die Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen ohne Schwierigkeiten funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten, so dass interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit erfüllt werden.

Die Probleme der Praxismanagement-Optimierung

Das zentrale Problem für Haus- und Fachärzte besteht bei der Praxisführung vor allem darin, dass „das“ Praxismanagement ein Konglomerat aus vielen verschiedenen Aktionsbereichen ist, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Nur wenn diese Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinandergreifen, entstehen Management Excellence und Synergien.
Positiv ist in diesem Zusammenhang zu vermerken, dass die meisten Fehljustierungen – sind sie einmal erkannt – in Eigenregie ohne Hilfe von außen beseitigt werden können. Die Aufgabe für Praxisinhaber besteht also weniger in der konkreten Optimierung, sondern in der Identifizierung der Insuffizienz-Ursachen.

Key Performance-Indikatoren eines Betriebsvergleichs als Lösung

Die Erfahrungen des Wirtschafts- und Privatlebens zeigen, dass mit der Komplexität von Zusammenhängen der Nutzen einer bildlichen Darstellung der Sachverhalte ansteigt. Deshalb bietet eine Praxismanagement-Visualisierung mit HIlfe eines Betriebsvergleichs Ärzten für die Analyse und Entwicklung ihrer Arbeit den geeigneten Ansatz. Sie basiert auf der Generierung von Key Performance Indikatoren (KPI), die

• das eingangs erwähnte Problem der Vielschichtigkeit der Praxisführung durch Ableitung von abbildbaren Orientierungsgrößen lösen,
• damit die Möglichkeit bieten, ohne großen Aufwand den Ist-Zustand des Praxismanagements anschaulich zu bestimmen und
• gleichzeitig Stärken, aber auch Defizite sowie ungenutzte Chancen und Risikofaktoren zu identifizieren.

Überdurchschnittlich erfolgreiche Arztpraxen führen deshalb Betriebsvergleiche einmal jährlich durch und optimieren mithilfe des Kennzahlen-Systems ihr Praxismanagement im Zeitablauf.