Best Practices für die Arztpraxis: Praxismanagement-Steuerung mit Kennziffern

Worum es geht

Praxisinhaber benötigen eine wirksame Strategie für das Management der Gesundheitsversorgung ihrer Patienten, die im Zeitablauf kontinuierlich überprüft und angepasst werden muss. Ohne entsprechende Kennziffern ist das nicht möglich.

Operational sind Arztpraxen komplexe Gebilde und erfordern viel Zeit für die Verwaltung der administrativen, medizinischen und finanziellen Abläufe. Deshalb sind gerade für das Management Indikatoren notwendig, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Praxisarbeit zugeschnitten sind. Diese Indikatoren ermöglichen es Praxis-Teams, die Qualität sowie den Fortschritt ihrer Arbeit zu überwachen, zu steuern und fundierte, sichere Entscheidungen zu treffen.

Komplexes verdichtet

Der Nutzen von Kennziffern besteht in der Möglichkeit, komplexe Sachverhalte komprimiert und anschaulich darzustellen. Darüber hinaus kann ihre Entwicklung im Verlauf beobachtet und zu vergleichbaren Größen in Relation gesetzt werden, sodass individuelle Gegebenheiten in einen Markt- und Optimum-Kontext gesetzt werden. Kennziffern sind vor allem aus dem Finanzmanagement bekannt, aber auch das Praxismanagement lässt sich mit ihrer Hilfe steuern.

Kennziffern aus dem Best Practice-Vergleich entwickeln

Eine Option besteht darin, die qualitativen Beschreibungen zur Art und zum Umfang der für die Praxisführung eingesetzten Instrumente, Verfahren und Verhaltensweisen über Skalen zu transferieren und mit dem Best Practice-Standard als Referenzgröße zu vergleichen. Zusätzliche Aussagekraft erhält ein solcher Praxismanagement-Betriebsvergleich, wenn dem Praxismanagement (Input) Größen wie Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit zur Skizzierung der erzielten Output-Wirkungen gegenübergestellt werden. Die Output-Relationen berechnen sich hierbei als Verhältnis der durch den Instrumenteneinsatz erzielten Zufriedenheit in Relation zu den Anforderungen des Personals bzw. der Praxisbesucher. Über die Einteilung der Kennziffer-Ausprägungsgrade in Kategorien lassen sich Aussagen zur Umsetzungsqualität und zum Handlungsbedarf treffen. Kennziffern sind dabei nicht nur für die Praxismanagement-Arbeit insgesamt, sondern auch für einzelne Teilbereiche ermittelbar.

Ein Beispiel

Die in einer Allgemeinarzt-Praxis mithilfe eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs ermittelte Kennziffer „Best Practice Score“ (BPS) liegt bei 48,4% (Maximum: 100%). Das bedeutet, dass das Team nur knapp 50% der für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb benötigten Instrumente, Regelungen und Verfahrensweisen einsetzt. Die Kennziffer fällt in das Kategorisierungs-Intervall „Manifest erkranktes Praxismanagement“ (der BPS liegt zwischen 40% und 60%). Werte dieser Klassifizierung indizieren ein durchschnittliches Praxismanagement-Leistungspotential mit deutlichen Erkrankungs-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist -, die eine Veränderungsnotwendigkeit in sich tragen.

Die Kennziffer für die Betreuungsqualität der Patienten, der Patient Care Quality Score (PCQS), weist einen Wert von 41,7% auf und entspricht der Kategorie „Grenzwertige Betreuungsqualität“. In dieser Konstellation bezieht sich die Unzufriedenheit der Patienten auf eine Vielzahl verschiedener Aspekte. Werden keine Veränderungen vorgenommen, entwickelt sich eine Negativ-Spirale, die zu einem weiter sinkenden PCQS führen kann.
Da die Erhebung der Praxisdaten auf der Basis detaillierter Best Practice-Katalogen erfolgt, können von den Kennziffern direkte Rückschlüsse auf die notwendigen Optimierungsbereiche gezogen werden.

Vergleichs-Möglichkeiten

Um das Praxismanagement detailliert zu analysieren und zu entwickeln, können Kennziffern-Vergleiche auf allen Ebenen der Tätigkeit durchgeführt werden. Eine Option ist dabei, die Praxis-Scores mit den zugehörigen Durchschnittswerten aller Arztpraxen in einem Branchen-Vergleich mit allen Praxisbetrieben zu spiegeln.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Praxisdaten in ein Verhältnis zum Durchschnitt der jeweils zugehörigen Fachgruppe zu setzen. Noch differenzierter wird es, wenn der Vergleich innerhalb der Fachgruppe auf Betriebe mit vergleichbarer Struktur (Größe, Standort, Leistungsspektrum) fokussiert wird.

Unkompliziert zum Vergleich

Haus- und Fachärzte, die die Kennziffern ihrer Praxisarbeit kennenlernen und alle bislang ungenutzten Verbesserungsmöglichkeiten ihres Managements identifizieren möchten, können hierzu auf den Praxismanagement-Betriebsvergleich© zurückgreifen.