30 für 40: Die Methode für erfolgreiches Praxismanagement

Worum es geht

Dienen Betriebsvergleiche normalerweise einer Einordnung der wirtschaftlichen Situation von Arztpraxen, bietet der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© Haus- und Fachärzten die völlig neue Möglichkeit, Art, Intensität und Effekte ihrer Praxisführung den repräsentativen Gegebenheiten ihrer Fachgruppe sowie dem Best Practice-Standard gegenüberzustellen. Ein Vor-Ort-Berater wird hierfür nicht benötigt.

1 Was ist der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist ein seit zwanzig Jahren bewährtes und validiertes System für den kennzifferbasierten Abgleich des 6gesamten Praxismanagements einer Haus- oder Facharztpraxis sowie der hiermit erzielten Effekte mit zwei Referenz-Maßstäben:

• dem Fachgruppen-Standard, der die Gegebenheiten der Praxisführung in Praxisbetrieben der eigenen Fachrichtung repräsentiert und
• dem Best Practice-Standard, d.h. den Regelungen, Instrumenten und Verhaltensweisen, die einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten. Er setzt sich aus den Praxismanagement-Gegebenheiten in überdurchschnittlich erfolgreichen Arztpraxen und den betriebswirtschaftlich notwendigen Grundlagen zusammen.

Der Vergleich ist für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet.

2 Welchen Nutzen haben Ärzte von einer Durchführung?

Praxismanagement-Analysen und -Bewertungen sind nur bedingt aussagefähig, wenn allein die praxisinterne Sichtweise verwendet wird, da es leicht zu Fehlinterpretationen und daraus resultierenden Handlungsfehlern kommen kann. Der Praxismanagement-Betriebsvergleich bietet Haus- und Fachärzten zehn grundlegender Vorteile, diese Situation zu vermeiden und die Praxisführung systematisch zu optimieren:

2.1 Objektive Status-Bestimmung

Der Betriebsvergleich zeigt mittels objektiver Parameter, wo eine Praxis „steht“, indem er die praxisintern gerichtete Sicht um das relevante äußere Handlungsumfeld – die Praxisführung in Betrieben der gleichen Fachrichtung und die Funktions-Regeln erfolgreicher Praxisführung – erweitert. Diese Gegenüberstellung führt zu einem umfassenden, strukturierten und anhand der Realität bewerteten 360-Grad-Einblick in die aktuelle Praxismanagement-Konstellation. Dadurch erhöhen sich – insgesamt betrachtet – sowohl die Analyse- als auch die Entscheidungs-Qualität.

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich ist ein unverzichtbares Instrument, wichtige Informationen für die Analyse, Planung, Kontrolle und Steuerung des Praxisbetriebs zu erhalten:

• dadurch können Praxisteams sich problemlos auf veränderte oder sich verändernde Handlungsbedingungen einstellen,
• regelmäßig durchgeführt stellt der Betriebsvergleich sicher, dass die Praxisarbeit stets auf der Höhe der Zeit ist,
• nach einer Neugründung und in der Folge, vor Praxis-Übernahmen und Kooperationen sowie zur Praxiswert-Bestimmung ist sein Einsatz ein Muss.

2.2 Feintuning der Versorgungsqualität

Das Praxismanagement fungiert als Transmitter der medizinischen Kompetenz in die Patientenversorgung. Der Betriebsvergleich unterstützt Praxisinhaber dabei, die Qualität dieses Transfer-Prozesses durch eine Spiegelung mit der Außensicht zu überprüfen und dadurch auch dem sich vollziehenden dynamischen Umbruch im Gesundheitswesen zu begegnen.

Im Mittel benennt eine solche Analyse 40 Verbesserungsmöglichkeiten-Vorschläge für die Praxis-Arbeit.

2.3 Sicherheit durch Orientierung

Das Praxismanagement ist ein komplexes Geschehen mit verschiedenen Aktionsbereichen, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Für eine optimale Funktionsfähigkeit muss die Gestaltungs-Parameter dieser Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen.

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich

• systematisiert diese Zusammenhänge mit Hilfe von Kennziffern, den Key Performance Indikatoren,
• sorgt so für Transparenz und Steuerbarkeit und
• schafft so „das gute Gefühl“, stets alles im Blick zu haben.

2.4 Informations- und Handlungsvorsprung

Durch das Benchmarking des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen.

Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen.

Die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist.

2.5 Fehler- und Risikominimierung

Der Betriebsvergleich ist in der Lage, Fehljustierungen und Risikofaktoren aufzudecken und in ihren Auswirkungen zu kategorisieren, die zu einer Beeinträchtigung

• sowohl der akut-operativen Tätigkeit als auch
• der strategischen Entwicklung führen können.

2.6 Schaffung von Handlungs-Spielräumen

Erst durch den systematischen „Blick über den Tellerrand“, den ein Betriebsvergleich ermöglicht, gelangt man zu neuen Erkenntnissen und wird motiviert, identifizierte Schwachstellen zu beseitigen:

• durch die Gegenüberstellung des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen.
• Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen,
• die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist: Praxis-Teams, die in einem intensiven Konkurrenzumfeld angesiedelt sind, werden durch den Betriebsvergleich in die Lage versetzt, die wettbewerbsrelevante Position ihres Betriebs sicher einschätzen zu können.

2.7 Ersatz von Annahmen durch Fakten

Der zweifache Vergleich gewährleistet eine objektive und realistische Beurteilung der Praxismanagement-Situation mithilfe von Kenngrößen, subjektive Einschätzungen werden durch konkretes Wissen ersetzt und wirken so zielgerichtet möglichen Fehlentscheidungen entgegen.

2.8 Vermeidung von Betriebsblindheit

Routinen helfen Praxis-Teams, den täglichen Arbeits-Anforderungen zu genügen. Betriebsblindheit entsteht, wenn diese im Zeitablauf nicht oder nur unzureichend überprüft werden und führt zu sinkender Leistungsfähigkeit. Dem wirkt der Praxismanagement-Betriebsvergleich© entgegen. Er hilft, realistische Ziele zu definieren, für den Arbeitsalltag passende Prioritäten zu setzen und die Praxis-Ressourcen Ressourcen anforderungsgerecht einzusetzen.

2.9 Steuerung der Praxisführung

Die strukturierte Aufbereitung des Praxismanagements durch die Bildung von Indikatoren bietet die Möglichkeit, konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit zu definieren und ihre Entwicklung in Folgeuntersuchungen systematisch zu überprüfen.

2.10 Verbesserung der finanziellen Situation

Optimierungen des Praxismanagements wirken sich stets direkt positiv auf die Kostensituation, auf den Umsatz sowie auf das Praxisergebnis aus.

3 Was untersucht der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© im Detail?

3.1 Übersicht

Die Untersuchungsbereiche und -objekte (Strukturen, Prozesse und Ergebnisse) sind in der folgenden Übersicht aufgeführt:

3.2 Analyse-Beispiel

Analysiert werden dabei – die jeweils in der Fachgruppen- und Best-Practice-Betrachtung – alle Funktionen, Interaktionen und Wirkungen sowie Hinweise auf mögliche Risikofaktoren. Auf diese Weise erfährt der Anwender beispielsweise,

• wie zufrieden die eigenen Patienten mit der Länge der Wartezeit im Vergleich zu den Praxisbesuchern in Fachgruppen-Praxisbetrieben sind und wie
• diese Zufriedenheit ergänzend zu der generellen Anforderung an dieses Leistungsmerkmal einzuordnen ist.

Beide Maßstäbe bilden den operativ-strategischen Zielkorridor für die Gestaltung dieses und aller anderen Leistungsmerkmale.

3.3 Informationen zum Digitalisierungs-Status

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich beinhaltet zudem einen Digitalisierungs-Indikator, der es Praxisinhabern ermöglicht, den Status ihrer eigenen Transformations-Überlegungen und -Umsetzungen im Kontext ihrer Fachgruppe und in Relation zu den vorhandenen Digitalisierungs-Möglichkeiten (Availability-Status) zu betrachten.

4 Wie funktioniert der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?

4.1 Easy-to-use

Die Erhebung der für den Vergleich notwendigen Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patientenangaben erfolgt mit Hilfe anwenderfreundlicher und praxisbewährter Dokumentationsbögen. Sie gelangen per Download in die Praxen und werden dort entsprechend der Betriebsgröße vervielfältig. Die Bearbeitung erfolgt – neben einigen Freitext-Angaben – intuitiv im Ankreuz-Verfahren, hierfür werden weder Vorwissen noch zusätzlichen Unterlagen benötigt.

4.2 Bildung von Vergleichs-Kennziffern

Die ausgefüllten Bögen gelangen auf dem Postweg in unser Institut und werden hier ausgewertet. Die Skalierung ermöglicht es, die Beschreibungen aus den Bögen in Kennziffern, die sog. Key Performance-Indikatoren, zu wandeln und diese mit den Referenz-Werten zu vergleichen.

4.3 Repräsentative Vergleichsdaten

Hierfür steht ein Datenpool mit mehr als 15.000 autorisierten und anonymisierten Praxismanagement-Beschreibungen zur Verfügung, der kontinuierlich erweitert und erneuert wird.

4.4 Ergebnis-Report mit Expertise

Nach der Auswertung wird ein ausführlicher, ca. 50seitiger Statusbericht als PDF-Datei per E-Mail an die jeweilige Praxis geschickt:

• er demonstriert mittels übersichtlicher Diagramme alle Details der Praxismanagement-Situation ( vgl. Abb. in Abschnitt 3) im Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich,
• Erklärungen zu allen Abbildungen und anschauliche zusammenfassende Grafiken verdichten die Resultate,
• ein “Optimeter” beschreibt detailliert die Verbesserungs-Möglichkeiten der Praxisarbeit und weist auf verdeckte Risikofaktoren hin,
• eine Expertise erläutert die Resultate.

5 Wie groß ist der Aufwand für die Durchführung in der Praxis?

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist so konzipiert, dass ein maximaler Nutzen mit einem minimalen Aufwand erreicht wird. Folgende Bearbeitungszeiten fallen dabei an:

• Arztbogen: ca. 30 Minuten,
• MFA-Bogen: ca. 20 Minuten,
• Patientenbogen: ca. 2 Minuten (es können bis zu 100 Patienten befragt werden).

6 Welche Leistungen umfasst der Betriebsvergleich und wie teuer ist er?

• Bereitstellung der Dokumentation-Unterlagen (Kopiervorlagen) im PDF-Format
• Erfassung der eingehenden ausgefüllten Fragebögen
• Datenauswertung inkl. Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich
• Erstellung eines Auswertungsberichts mit Expertise
• Versand des Betriebsvergleich-Statusberichts im PDF-Format per E-Mail
• Der Betriebsvergleich kostet € 195,— zzgl. MwSt.