Ärztliche Betriebsführung: Management der Zeit

Worum es geht

Frust über fehlende Freizeit, Stress, Burn-out: Haus- und Fachärzten, die über ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement verfügen, sind diese Begriffe als Dauerzustand fremd, für ihre Kollegen „ohne“ jedoch täglich quälende Realität. Dabei wäre einfach Abhilfe zu schaffen.

Die meisten

Neben den persönlichen Auswirkungen des permanenten Arbeitsdrucks entwickelt sich aus ihm eine fatale Negativspirale, denn auf Dauer geraten auch Mitarbeiter und Patienten in den Abwärts-Sog des ärztlichen Stimmungs- und Leistungs-Tiefs. Bei der Ursachenforschung dominiert der Blick auf externe Faktoren: vor allem eine Zunahme der Administration, unzuverlässiges Personal und überzogene Patientenansprüche werden von Ärzten als Stressfaktoren identifiziert, die ihre Arbeitsmotivation zunichtemachen.

Betriebsvergleiche zeigen aber: etwa 2/3 der ärztlichen Stress- und Burn-out-Probleme sind „hausgemacht“, d. h. sie werden durch ein falsches Praxismanagement verursacht, eine Tatsache, die die Inhaber von High-Performance-Praxen früh erkannt haben.

Betriebsvergleich zeigt Verbesserungsmöglichkeiten

Das Stressempfinden eines Praxisinhabers ist umso größer, je weniger der Best Practice-Standard des Praxismanagements, der Basis unternehmerischer Praxisführung, umgesetzt ist. Der Standard umfasst diejenigen Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die eine reibungslos funktionierende Praxis-Arbeit gewährleisten. Die Stressoren der Haus- und Fachärzte liegen dabei nicht nur in einem unzulänglichen persönlichen Zeitmanagement, sondern auch im Organisations- und im Führungsbereich:

• Viele Praxisinhaber planen ihre Tätigkeiten nicht, arbeiten ohne Prioritäten und erledigen ihre Arbeit nach Anfall, die fehlende Struktur schafft Chaos und Unzufriedenheit.
• Nur wenige Ärzte haben schon einmal eine Arbeitsanalyse durchgeführt und konsequent alle „Zeitfresser“ (vermeidbare Störungen durch Telefonate etc.) eliminiert. Alle anderen Praxisinhaber werden durch den Praxisalltag bestimmt, anstatt ihn selbst zu steuern.
• Häufig differieren die Arbeitszeit des Arztes und die verplanten Sprechzeiten, d.h. die Ärzte kommen erst nach dem offiziellen Sprechstundenbeginn in ihre Betriebe. Deshalb sind bereits zum Arbeitsbeginn des Arztes sowohl Mitarbeiterinnen als auch Patienten nervös und verärgert, jeder Arbeitstag startet mit Verzögerungen, die nicht wieder aufholbar sind.
• Zu selten existieren klare Absprachen mit den Mitarbeiterinnen, in welchen Fällen eine Konsultation gestört werden darf. Meist bleibt die Definition der Wichtigkeit eines Anlasses den MFA überlassen. Hierdurch entsteht eine Vielzahl von „kleinen“ Ärgernissen, da nur in den wenigsten Fällen die Meinung der Mitarbeiterinnen mit der der Ärzte übereinstimmt.
• Viele Ärzte sind „Theken-Touristen“: sie kommen im Laufe eines Tages durchschnittlich 56 Mal an den Empfang, um dort Administratives zu erledigen. Bei einer mittleren Aufenthaltszeit von etwa einer Minute verlieren sie dort fast eine Stunde Arbeitszeit für Verrichtungen, die meistens eindeutig zum Aufgabenbereich der Mitarbeiterinnen gehören.
• Andere beteiligen sich täglich an der Suche nach Unterlagen und Dateien, an der Bedienung von dauerklingelnden Telefonen oder bei der Lösung anderer Probleme der Mitarbeiterinnen („Mit wie viel Porto sollen wir diesen Brief frankieren?“).
• Die konsequente Delegation von Arbeiten ist ohnehin ein grundlegendes Problem in Arztpraxen. Nur ein geringer Anteil der Ärzte fährt hier eine „klare Linie“ und befreit sich konsequent von allen nicht in ihren Arbeitsbereich fallenden Aufgaben. Die meisten befürchten, dass ohne ihre ständige Intervention und Präsenz nichts vernünftig funktioniert. Das Ergebnis: die Mitarbeiterinnen sind aufgrund der „Dauerkontrolle“ frustriert und die Ärzte überarbeitet.
• Zu wenige Praxisinhaber wissen, wie ihre Patienten über die Leistungsqualität ihrer Praxis denken. Die Folge: ständige Unsicherheit, den Anforderungen zu genügen und ausreichend für eine adäquate Patientenbindung zu sorgen.

Diese Faktoren sind bei einer unternehmerisch ausgerichteten Praxisführung systematisch ausgeschaltet, so dass Praxisinhaber, die sie nutzen, die Probleme ihrer Kollegen kaum kennen.

Die Qualität des Praxismanagements im Check

Haus- und Fachärzten, die interessiert sind, ihre Praxisführung auf Verbesserungsmöglichkeiten hin, u. a. auch beim Zeitmanagement, zu untersuchen, können das mit Hilfe des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ tun, der sogar ganz ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters und den damit verbundenen Kosten durchgeführt werden kann.