Worum es geht
Die Durchführung von Laufwege-Analysen ist in vielen Branchen Standard, um die Effizienz und Produktivität der Arbeit zu erhöhen. In Arztpraxen ist sie nicht weitverbreitet. Bislang haben beispielsweise erst knapp zehn Prozent der Augenärzte eine solche Untersuchung durchgeführt.
Aufgaben dominieren Wege
Laufwege finden in Haus- und Facharztpraxen kaum Berücksichtigung, da das tägliche Laufpensum in Anbetracht der damit verbundenen Aufgaben und Arbeiten gar nicht aktiv wahrgenommen wird. Doch die räumliche Anordnung der Anlaufstellen und die Koordination von Arbeiten bzw. der aus ihnen resultierenden Laufwege beeinflusst wesentlich die zur Verfügung stehende Zeit und das abwickelbare Arbeitspensum.
Ein Fallbeispiel
Die Entfernung zwischen dem Materialraum einer Praxis und dem Empfang beträgt 36 Meter. Jede der fünf Medizinischen Fachangestellten legt diese Entfernung pro Tag 30 Mal zurück und benötigt hierfür jeweils 45 Sekunden. Über alle Mitarbeiterinnen gerechnet verbringt das Praxisteam pro Tag 1,8 Stunden mit Laufzeit zwischen den beiden Praxispunkten. Verlegt man etwa den Materialraum direkt neben den Empfang – wenn eine entsprechende Option existiert -, steht diese Zeit täglich für andere Arbeiten zur Verfügung.
Einfach zu optimalen Pfaden
Die Umsetzung ist unkompliziert und schnell umsetzbar:
Analyse
Jedes Team-Mitglied erstellt zunächst eine Tabelle mit folgenden Angaben:
- Zwischen welchen Einsatzorten bewegt man sich (z. B. Empfang – Wartezimmer, Wartezimmer – Arztzimmer etc.)?
- Wie häufig wird jede Strecke am Tag zurückgelegt (hierzu wird die Häufigkeit pro Stunde ermittelt und dieser Wert auf den Arbeitstag hochgerechnet).
- Wie lang sind die einzelnen Strecken?
- Wie lange benötigt man für jede Strecke?
- Ergänzend kann es hilfreich sein, die Wege als Linien in einen Grundriss-Plan der Praxis einzuzeichnen („Spaghetti-Diagramm“)
Auswertung
Die Laufwege-Tabelle verfolgt das Ziel, sich die etablierten Laufwege bewusst zu machen und nach Möglichkeiten zu suchen, die Wege und Zeiten verkürzen. Zunächst kann jede Mitarbeiterin eine persönliche Analyse durchführen:
– Könnten Wege eingespart werden, indem die Arbeitsorganisation verändert wird?
– Gibt es Bereiche der Praxis, in die man lieber und weniger gerne geht? Warum?
Umgestaltung
Anschließend werden die Laufweg-Tabellen aller Team-Mitglieder nebeneinander gelegt und gemeinsam überprüft, welche Wege durch Umorganisation wegfallen könnten oder verkürzbar sind.
UP: Unlocking Potentials – Zahlen, Fakten und Arbeitshilfen aus Praxismanagement-Betriebsvergleichen
- Die beschriebenen Sachverhalt dieser Beitrags-Serie stammen aus Quer- und Längsschnittanalysen mit den Resultaten aus Praxis Management-Betriebsvergleichen.
- Hierbei handelt es sich um ein validiertes Analyse-System, mit dessen Hilfe Haus- und Fachärzte ihre gesamte Betriebsführung – von der Planung über die Patientenbetreuung, Führung, Marketing und Organisation bis hin zu Zeit- und Finanzmanagement – im Hinblick auf Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen untersuchen können.
- Die ohne einen Vor-Ort-Berater umsetzbare Untersuchung vergleicht den individuellen Arbeitsrahmen eines Praxisbetriebes mit dem Best-Practice-Standard. Er umfasst alle für einen auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb notwendigen Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen.
- Der Einsatz dieser Untersuchung über die Jahre zeigt, dass Praxisinhaber mit ihrer Hilfe und unter Einsatz von nur dreißig Minuten Arbeitszeit im Durchschnitt vierzig bislang ungenutzte Leistungsreserve identifizieren und umsetzen können.
Das System ist über den IFABS-Shop erhältlich:
oder über Mitarbeiter im medizinischen oder pharmazeutischen Außendienst, die das System in Kooperation mit uns anbieten.
UP: Unlocking Potentials 