Arztpraxis der Zukunft: Deutliche Spielräume bei der Effektivität und Effizienz des Praxismanagements

Worum es geht

Die Begriffe „Effektivität“ und „Effizienz“ zählen bei vielen etablierten Haus- und Fachärzten zu den fast unethischen Tabu-Themen. Die junge Mediziner-Generation sieht das ganz anders und hat hier keine Berührungs-Ängste, da man mit einem anderen Mindset agiert und die zentrale Bedeutung der beiden Arbeits-Prinzipien für ihre Praxisführung erkannt hat.

Der weite Weg von der Effektivität zur Effizienz

Effektiv ist ein Handeln, das dazu dient, ein Ziel bestmöglich zu erreichen. Effizient wird es, wenn der benötigte Aufwand so niedrig wie möglich ist.

So können etwa die am Empfang arbeitenden Medizinischen Fachangestellten neben ihren sonstigen Aufgaben auch Patienten-Anrufe zur Terminvereinbarung entgegennehmen. Das dient dem Ziel, ist aber erfahrungsgemäß ineffektiv, da Personal für rein administrative Arbeit gebunden ist, die Reaktionszeit auf Anrufe sich deutlich verlängert und die Gefahr besteht, dass wichtige Informationen untergehen. Eine effektive Alternative ist die Ausgliederung des Praxis-Telefons an einen eigenen, abgetrennten Arbeitsplatz. Als effizient kann sie jedoch auch nicht eingestuft werden, da der Aufwand zur Zielerreichung sich kaum verändert. Effizienz entsteht jedoch beispielsweise durch die Einführung eines Online-Terminbuchungs-Systems. Diese Variante setzt Personal- sowie Arbeitskapazität frei und sichert gleichzeitig eine optimale Termin-Auslastung, die Relation aus Aufwand und Ergebnis verbessert sich deutlich und nachhaltig.

Die Praxisleitung entscheidet

In Arztpraxen existiert in allen Aktionsbereichen des Praxismanagements, von der Planung über die Organisation, Führung, Marketing und Patientenversorgung bis zum Controlling, eine Vielzahl von Stellschrauben, um die Effizienz zu steigern, d. h. das Verhältnis von Ergebnis und Aufwand zu verbessern.

Zielsetzung kann hierbei entweder sein, das gleiche Resultat wie vorher mit einem geringeren Ressourcen-Einsatz zu erreichen oder mit dem gleichen Input zu einem höheren Output zu gelangen. Die jeweilige Ausrichtung gibt die Praxisleitung vor. Sie wird dabei von den Anforderungen geleitet, mit denen sich die Praxisarbeit durch den digitalen Wandel, gesundheitspolitische Neuausrichtungen und ein sich veränderndes Patientenverhalten konfrontiert sieht.

Der schnelle Weg zum Optimum

Doch wie lassen sich die genannten Ansätze identifizieren? Die einfachste und schnellste Methode ist ein Abgleich der praxisindividuellen Gegebenheiten mit dem Best Practice-Standard (BPS) des Praxismanagements.

Dieser Key Performance Indikator (KPI) beschreibt alle Instrumente, Routinen und Verhaltensweisen, die auch unter wechselnden Belastungen für eine reibungslos funktionierende Arbeit notwendig sind. Ab einer Umsetzungs-Quote von 60 % sind Effektivität und Effizienz in zunehmendem Ausmaß sichergestellt.

Leider kommt in deutschen Arztpraxen nur etwa die Hälfte des BPS zum Einsatz. Welches Potenzial aufgrund dieses Defizits vorhanden ist, zeigen ausgewählte Zahlen des IFABS Betriebsvergleich-Trackers© für haus- und fachärztliches Praxismanagement:

Im Durchschnitt sind es zum Beispiel in Augenarzt-Praxen 75 Ansätze, in dermatologisch tätigen Betrieben 64 und in MVZ, unabhängig von der Fachgruppe, mehr als 100.

Effiziente Praxisführung ist damit, das belegen die Zahlen und mehr noch die Vorher-Nachher-Erfahrungen aus Veränderungs- und Optimierungs-Projekten, ein zentraler Erfolgsfaktor der ambulanten Medizin, sowohl in der Gegenwart als noch mehr auch zukünftig.