Medizintechnik- und Pharma-Vertrieb: Die Unterstützung des Praxismanagements von Haus- und Fachärzten als Service Excellence-Instrument in Fragen und Antworten (1)

Worum es geht

Die Unterstützung niedergelassener Ärzte bei der Optimierung ihres Praxismanagements oder zur Identifizierung von Risikofaktoren der Praxisführung ist eine Servicelücke, die Pharma- und Medizintechnik-Vertriebs-Mitarbeiter mit Hilfe eines einfachen, seit zehn Jahren bewährten Systems schließen können, das eine umfassende Win-Win-Situation schafft. Eine Beitrags-Serie vermittelt „Tipps von Anwendern für Anwender“ in Form von Einsatz-Erfahrungen, der Beantwortung häufig gestellter Fragen und Anregungen für die praktische Nutzung des Instruments.

Warum ist das Praxismanagement so wichtig?

Unabhängig davon, ob ein Haus- oder Facharzt mit seinem Team den täglichen Arbeitsdruck senken, Patientenzufriedenheit und Versorgungsqualität steigern, Leistungen ausbauen oder den Praxiserfolg steigern möchte, in allen Fällen ist das Praxismanagement die zentrale Steuerungsgröße.
Hinzu kommen neue politische Regelungen, sich verändernde Anforderungen der Praxisbesucher und Herausforderungen durch die Digitalisierung, die auch die Tätigkeit von Praxisinhabern beeinflussen werden, die sich in diesem Bereich gar nicht stärker engagieren wollen. Um in diesem Gesamtkontext auch zukünftig ein zielgerechtes Praxisergebnis erzielen zu können, muss als Grundvoraussetzung die Funktionalität des Praxisbetriebs gewährleistet sein, um vorausschauend, flexibel und aktiv agieren zu können statt passiv und weitgehend alternativlos zu reagieren.

Die aktuelle Diagnose: Praxismanagement-Insuffizienz

In Arztpraxen werden gegenwärtig im Durchschnitt nur 53% der für ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt. Die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 61% der Anforderungen und Wünsche. Diesem negativen Zustand steht eine positive Option gegenüber: sind die Defizite und Schwachstellen erst einmal identifiziert, können sie zum größten Teil in Eigenregie beseitigt werden. Die Folgen: Produktivität, Arbeitsqualität, Patientenbindung und -gewinnung sowie Praxiserfolg verbessern sich nachhaltig. An diesem Punkt setzt der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ als Service Excellence-Tool für den Medizintechnik- und Pharma-Vertrieb an.

Welcher Support kann besser sein als Ärzten 38 Verbesserungsvorschläge für ihr Praxismanagement anzubieten?

Die Entwicklung des validierten Konzeptes erfolgte in Zusammenarbeit mit niedergelassenen Ärzten und Vertriebsmitarbeitern. Dabei wurden drei Ziele verfolgt:

Eine reibungslose, d. h. zeitaufwendige Integration des Tools

sowohl in den Arbeitsalltag des Vertriebs als auch der Praxen zu gewährleisten. So ist das Fragebogen-basierte Instrument

  • selbsterklärend,
  • ohne Schulung sofort anwendbar und
  • innerhalb von fünf Minuten in einer Praxis vorgestellt.

Zu Umsetzung in den Arztpraxen, bei denen der Vertriebsmitarbeiter nicht anwesend sein muss, werden gerade einmal 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit zur Bearbeitung des Bogens benötigt, ergänzt um 20 Minuten für die Unterlage der Mitarbeiterinnen zzgl. einer Patientenbefragung, in die bis zu 100 Patienten einbezogen werden können.

Geringe Kosten,

die durch eine weitgehende Automatisierung der Auswertung erreicht werden konnten.

Konkreter Nutzen

Über einen Vergleich der Praxisführung zum Best Practice- und zum jeweiligen repräsentativen Fachgruppen-Standard können im Durchschnitt 38 konkrete Verbesserungsvorschläge für eine (noch) bessere Praxisführung ermittelt werden, die in einer umfassenden, leicht verständlichen Praxis-Expertise aufgeführt sind.

Die Service Excellence-Lücke

Anwender profitieren zudem von der Situation, dass Unterstützungsleistungen für niedergelassene Ärzte zur Praxisführung im Pharma- und Medizintechnik-Bereich bislang nur rudimentär ausgebildet und allgemeiner Natur sind (Newsletter, Checklisten u. ä.).

Welchen Stellenwert hat der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ im Vergleich zu anderen Untersuchungsmethoden des Praxismanagements?

Zur Beschreibung sind zwei Aspekte relevant:

Reduktion auf das Wesentliche

Viele Praxisinhaber und ihre Mitarbeiterinnen spüren die Auswirkungen der geringen Best Practice-Ausrichtung bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei ist es ihnen jedoch nicht möglich, genau zu lokalisieren und zu präzisieren, wo ihr(e) Problem(e) liegen, ein Sachverhalt, der sich unmittelbar in den Kosten möglicher externer Beratungen niederschlägt, da diese breit angelegt werden müssen und im Schnitt € 1.900,— kosten. Das validierte Ferndiagnose-Instrument Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ hingegen ermöglicht Medizinern, mit Hilfe von Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patienten-Analysebögen ohne Vor-Ort-Berater eine vollständige Untersuchung ihres Betriebes. Die Unterlagen basieren auf den Checklisten, die Berater verwenden und sind seit über zehn Jahren in ständig aktualisierter Form durch den praktischen Einsatz bewährt.

Das Benchmarking mit objektiven Maßstäben erweitert die Analysefähigkeit

Anders als Vor-Ort-Berater, deren subjektive Meinungen in die Ergebnisse einfließen, arbeitet der Check-up mit repräsentativen Best-Practice- und Fachgruppen-Vergleichen, über die Praxisberater nicht verfügen. Auf diese Weise gibt er einen Überblick der an objektiven Parametern gemessenen Praxismanagement-Qualität. Der Fachgruppen-Vergleich zeigt hierbei das marktbezogene Leistungspotential des Praxismanagements, der Best Practice-Vergleich skizziert bislang ungenutzte Leistungsreserven. Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ bietet also mehr Leistung als die klassische Vor-Ort-Beratung bei gleichzeitig deutlich niedrigeren Kosten. Der größte Teil der möglichen Veränderungen – so zeigen die Erfahrungen mit dem System – können in Eigenregie von den Praxisteams umgesetzt werden. Soweit dennoch externe Hilfe benötigt wird, kann diese dann selektiv und damit preislich deutlich günstiger beauftragt werden.

Weiterführende Informationen:

Ergänzend steht ein StarterKit zur Verfügung. Es besteht aus einem

  • Manual, das dem Anwender alle Aspekte rund um die Nutzung der Analyse erläutert und die Inhalte des Auswertungsberichts detailliert erklärt sowie
  • einem Muster-Auswertungsbericht und
  • einem Flyer, der Ziele, Nutzen und Möglichkeiten skizziert sowie einem
  • Auszug des Arzt-Fragebogens.

©Klaus-Dieter Thill / IFABS

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Thill, Klaus-Dieter: (Titel), IFABS: BENCHMARK!, (Publikations-Datum des Beitrags)