Worum es geht
Neben der medizinischen und gesellschaftlichen Bedeutung ist Fitness im übertragenen Sinn auch für das Praxismanagement in Haus- und Facharztpraxen wichtig. Wird sie gezielt aufgebaut, entwickelt und überprüft, profitieren Praxis-Teams und Patienten gleichermaßen. Ein wesentlicher Fitness-Baustein ist dabei eine professionelle Personalführung.
Das Wesen der Praxismanagement-Fitness
Praxismanagement-Fitness bezeichnet – über alle ärztlichen Fachgruppen betrachtet – einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb, der so leistungsfähig ist, dass er die wechselnden Belastungen und Anforderungen des Arbeitsalltags problemlos und flexibel abfedert. Hierdurch werden zukunftsbeständig und flexibel gleichermaßen
- die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
- eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
- der wirtschaftliche Erfolg
sichergestellt. Im Zustand der Praxismanagement-Fitness sind damit konkret
- die Risiken für Demotivation, Ärger, Stress, Zeitdruck, Arbeitsüberlastung und unzufriedene Patienten nahezu ausgeschlossen,
- Effektivität, Effizienz und Produktivität der Arbeit optimiert sowie
- die Voraussetzungen für eine nachhaltige Stabilität des Praxisbetriebes gewährleistet.
Warum die Führung ein wichtiger Fitness-Baustein ist
Eine professionelle Führung stellt sicher, dass die Medizinischen Fachangestellten als „echte“ Teams zusammenarbeiten. Teams sind durch gemeinsame Ziele, eine starkes Wir-Gefühl, eine weitgehend autonome Aufgabenerledigung, gegenseitige Ergänzung und Unterstützung sowie durch eine Selbststeuerung zur Lösung von Problemen und eigeninitiativ entwickelte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsergebnisses charakterisiert.
Teamwork ist damit der Transmitter, der es ermöglicht, dass die medizinische Kompetenz des Arztes bestmöglich für die Diagnostik und Therapie des einzelnen Patienten zum Tragen kommt.
Die Führung-Realität
Betrachtet man – über alle Fachgruppen betrachtet – den durchschnittlichen Teamwork Quality Score (TQS) in Arztpraxen, liegt er lediglich bei 43,7%, d. h. in der Regel agieren in Haus- und Facharztpraxen Gruppen statt Teams. Damit arbeiten die meisten Praxis-Belegschaften deutlich unterhalb der bei 60% liegenden Produktivitäts-Grenze. Erst ab diesem Indikator-Wert aufwärts profitieren Praxisinhaber von der Synergie und den motivatorischen Effekten der Mitarbeiter-Zusammenarbeit in der Form, dass
- die Organisation besser funktioniert und es zu weniger Flüchtigkeitsfehlern und Doppelarbeiten kommt,
- Ärzte aufgrund der operativen Selbststeuerung-Fähigkeiten ihrer Medizinischen Fachangestellten vom nicht-medizinischen Tagesgeschäft kaum beansprucht werden,
- nahezu keine Überstunden anfallen,
- die Stressbelastung geringer ist und
- die Patienten sich deutlich zufriedener vor allem hinsichtlich der ärztlichen Informations- und Kommunikations-Leistung äußern, so dass auch die Weiterempfehlungsquote ausgeprägter ist.
Ärzte setzen auf Selbststeuerung des Personals
Praxisinhaber vertreten häufig die Meinung, dass beim Thema „Zusammenarbeit“ die Mitarbeiterinnen selbst gefragt sind und setzen – ohne eigene Aktivitäten – auf die Selbststeuerungs-Kräfte des Personals, die schon irgendwie die notwendige Kooperationsintensität und -qualität herstellen werden. Doch dieser Mechanismus funktioniert nur in wenigen Fällen, denn viele „Teams“ sind im Hinblick auf Alter, Erfahrung, Betriebszugehörigkeit oder Persönlichkeit der Mitglieder sehr heterogen zusammengesetzt. Um aus ihnen funktionierende und harmonisierende Teams zu bilden, bedarf es einer hierauf ausgerichteten Führung.
Messung der Fitness von Arztpraxen
Die Bestimmung, Entwicklung und Überprüfung der Praxismanagement-Fitness erfolgt mithilfe eines Score-Systems, das
- die in den einzelnen Aktionsbereichen der Praxisführung erzielten Fitness-Levels anzeigt – von der Strategie / Planung über die Patientenführung, Organisation, Personalmanagement und Marketing bis hin zum Controlling – und
- die Effekte, die hierdurch bei den Patienten erzielt werden.
Referenz-Größe ist der Best Practice Standard, d. h. die in einer Arztpraxis einzusetzenden Regelungen, Verfahren und Instrumente der Praxisführung, die eine reibungslos funktionierende Arbeit sicherstellen.
Die Fitness-Level
Die Gesamt-Fitness einer Haus- oder Facharztpraxis lässt sich auf dieser Grundlage durch den Total Fitness-Score (TFS) bestimmen, der sich aus der Aggregation der einzelnen Aktionsbereich-Kennziffern ergibt. Je nach Ausprägung korrespondiert er mit folgenden vier Fitness-Leveln:
- 0% bis 40%: Schlechte Fitness
Die Werte in diesem Bereich beschreiben eine unterdurchschnittlich ausgebildete, massiv eingeschränkte Praxisführung mit nur geringem Leistungspotenzial. Für betroffene Praxisinhaber besteht akuter Handlungsbedarf.
- 40% bis 60%: Mittelmäßige Fitness
Werte dieser Klassifizierung indizieren eine durchschnittliche Praxismanagement-Leistungsfähigkeit mit Defizit-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist. Bei dieser Klassifikation besteht eine Veränderungsnotwendigkeit, deren Dinglichkeit etwas geringer ist als bei einem kranken Praxismanagement.
- 60% bis 80%: Gute Fitness
Dieses Intervall kennzeichnet ein bis auf kleine Ausnahmen gut funktionierendes Praxismanagement. Das Leistungspotenzial ist bereits sehr weitreichend aktiviert, es existieren aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.
- Über 80%: Ausgezeichnete Fitness
Liegt der Score auf diesem Niveau, ist die Praxisführung Best Practice-orientiert ausgerichtet.
Wie können Ärzte die Fitness ihrer Praxis bestimmen?
Die Fitness-Leistungsdaten der Praxisführung lassen sich für alle Aktionsbereiche schnell und einfach durch Nutzung des Valetudo Check-up © „Praxismanagement“ bestimmen, einer Convenience-Praxisanalyse mit folgenden Leistungs-Merkmalen:
- ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar
- geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden)
- 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse
- objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.
„…das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise mit durchschnittlich 40 konkreten und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen für die Optimierung der Praxismanagement-Fitness…“
UP: Unlocking Potentials 