Unternehmerische Praxisführung: Mit Transparenz gegen Zeitverschwendung

Worum es geht

Teams, die nicht dem Prinzip der unternehmerischen Praxisführung folgen, arbeiten viel und lange, aber – wie Analysen zeigen – ineffizient. Klagen über dauerhaft zu hohen Arbeitsdruck und Zeitstress oder auch überlange Wartezeiten müsste es aber nicht geben.

Das Grundproblem: zu wenig Transparenz über das eigene Handeln

Die Ursache hierfür sind jedoch nicht – wie meist angenommen – externe Einflüsse wie z. B. die Administration oder wachsende Patientenanforderungen, sondern das Fehlen einer systematischen und kontinuierlichen Überprüfung des eigenen Handelns, einem elementaren Baustein der unternehmerischen Praxisführung. Gäbe es ein solches Praxismanagement-Controlling, würde Ärzten und Medizinischen Fachangestellten sofort auffallen, dass sie im Mittel nur etwas mehr als die Hälfte des Best Practice-Standards umsetzen. Er beschreibt die für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb notwendigen Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen. Die zu geringe Umsetzung des Standards erklärt, warum in Arztpraxen zwar viel und lange gearbeitet wird, aber nicht effektiv und effizient und damit in der Konsequenz auch weniger patientenorientiert als möglich. Knapp 30% der Arbeitszeit werden in deutschen Arztpraxen durchschnittlich für nicht notwendige Tätigkeiten verschwendet. Praxisinhaber, die hier konsequent gegensteuern, sind mehr als überrascht, dass viele tägliche Beeinträchtigungen schlagartig der Vergangenheit angehören. Wie einfach dieser Zustand realisierbar ist, zeigen zwei Beispiele.

Beispiel „Telefonische Terminvereinbarung“

Mit der täglich tausende von Malen verwendeten Formulierung: „Wann möchten Sie denn kommen“ und den hieraus resultierenden Gesprächen verschwenden Medizinische Fachangestellte pro Tag mehr als eine Stunde Arbeitszeit. Sie kann problemlos durch aktiv geführte Telefonate („Ich kann Ihnen den x-ten um y-Uhr anbieten“) eingespart werden.

Beispiel „Rezeptions-Tourismus“

Praxisinhaber kommen durchschnittlich 46mal aus ihren Konsultationszimmern an den Empfang, um dorthin Unterlagen zu transportieren oder Absprachen zu treffen. Bei einer mittleren Aufenthaltsdauer von 52 Sekunden ergibt sich hieraus ein täglicher Verlust an Arbeitszeit von gut 45 Minuten. Einen Teil dieser Zeit könnten Ärzte dafür nutzen, ihren Praxisbetrieb zu optimieren: gerade einmal 30 Minuten dauert die Bearbeitung eines Best Practice- Analysebogens. Er ist die Grundlage für eine 360-Grad-Praxismanagement-Untersuchung, die sogar ohne einen Vor-Berater auskommt. Durch Vergleich der Praxisangaben mit dem Best Practice-Standard ist das Instrument in der Lage, im Durchschnitt 40 Verbesserungsmöglichkeiten des Praxismanagements zu identifizieren. Der größte Teil der Optimierungen ist dabei von den Praxisteams in Eigenregie sofort umsetzbar. Parallel ermöglicht das System den Praxisbetrieben, ihre Praxisarbeit repräsentativ mit den Gegebenheiten in ihrer Fachgruppe zu vergleichen.