Praxismanagement-Fitness: Wie leistungsfähig ist die Organisation?

Worum es geht

Neben der medizinischen und gesellschaftlichen Bedeutung ist Fitness im übertragenen Sinn auch für das Praxismanagement in Haus- und Facharztpraxen wichtig. Wird sie gezielt aufgebaut, entwickelt und überprüft, profitieren Praxis-Teams und Patienten gleichermaßen. Ein wesentlicher Fitness-Baustein ist dabei eine reibungslos funktionierende Aufbau- und Ablauforganisation.

Das Wesen der Praxismanagement-Fitness

Praxismanagement-Fitness bezeichnet – über alle ärztlichen Fachgruppen betrachtet – einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb, der so leistungsfähig ist, dass er die wechselnden Belastungen und Anforderungen des Arbeitsalltags problemlos und flexibel abfedert. Hierdurch werden zukunftsbeständig und flexibel gleichermaßen

  • die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
  • eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
  • der wirtschaftliche Erfolg

sichergestellt. Im Zustand der Praxismanagement-Fitness sind damit konkret

  • die Risiken für Demotivation, Ärger, Stress, Zeitdruck, Arbeitsüberlastung und unzufriedene Patienten nahezu ausgeschlossen,
  • Effektivität, Effizienz und Produktivität der Arbeit optimiert sowie
  • die Voraussetzungen für eine nachhaltige Stabilität des Praxisbetriebes gewährleistet.

Warum die Organisation ein wichtiger Fitness-Baustein ist

Die Bedeutung der Praxis-Organisation lässt sich am besten anhand einiger Zahlen verdeutlichen:

  • 80% der Anlässe, die Hektik, Stress und Ärger in Arztpraxen verursachen, beruhen auf organisatorischen Defiziten,
  • 60% der Gründe, die Patienten an Arztpraxen kritisieren, beziehen sich auf organisatorische Probleme,
  • erst 30% aller Ärzte haben bislang eine Organisationsanalyse durchgeführt,
  • um 25% ist der Praxisgewinn durchschnittlich durch eine umfassende Organisations-Optimierung steigerbar.

Die Organisations-Realität

In Arztpraxen werden gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 47% der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt. Die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 58,3% der Anforderungen und Wünsche. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig organisatorische Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.

Messung der Fitness von Arztpraxen

Die Bestimmung, Entwicklung und Überprüfung der Praxismanagement-Fitness erfolgt mithilfe eines Score-Systems, das

  • die in den einzelnen Aktionsbereichen der Praxisführung erzielten Fitness-Levels anzeigt – von der Strategie / Planung über die Patientenführung, Organisation, Personalmanagement und Marketing bis hin zum Controlling – und
  • die Effekte, die hierdurch bei den Patienten erzielt werden.

Referenz-Größe ist der Best Practice Standard, d. h. die in einer Arztpraxis einzusetzenden Regelungen, Verfahren und Instrumente der Praxisführung, die eine reibungslos funktionierende Arbeit sicherstellen.

Die Fitness-Level

Die Gesamt-Fitness einer Haus- oder Facharztpraxis lässt sich auf dieser Grundlage durch den Total Fitness-Score (TFS) bestimmen, der sich aus der Aggregation der einzelnen Aktionsbereich-Kennziffern ergibt. Je nach Ausprägung korrespondiert er mit folgenden vier Fitness-Leveln:

  • 0% bis 40%: Schlechte Fitness

Die Werte in diesem Bereich beschreiben eine unterdurchschnittlich ausgebildete, massiv eingeschränkte Praxisführung mit nur geringem Leistungspotenzial. Für betroffene Praxisinhaber besteht akuter Handlungsbedarf.

  • 40% bis 60%: Mittelmäßige Fitness

Werte dieser Klassifizierung indizieren eine durchschnittliche Praxismanagement-Leistungsfähigkeit mit Defizit-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist. Bei dieser Klassifikation besteht eine Veränderungsnotwendigkeit, deren Dinglichkeit etwas geringer ist als bei einem kranken Praxismanagement.

  • 60% bis 80%: Gute Fitness

Dieses Intervall kennzeichnet ein bis auf kleine Ausnahmen gut funktionierendes Praxismanagement. Das Leistungspotenzial ist bereits sehr weitreichend aktiviert, es existieren aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.

  • Über 80%: Ausgezeichnete Fitness

Liegt der Score auf diesem Niveau, ist die Praxisführung Best Practice-orientiert ausgerichtet.

Wie können Ärzte die Fitness ihrer Praxis bestimmen?

Die Fitness-Leistungsdaten der Praxisführung lassen sich für alle Aktionsbereiche schnell und einfach durch Nutzung des Valetudo Check-up © „Praxismanagement“ bestimmen, einer Convenience-Praxisanalyse mit folgenden Leistungs-Merkmalen:

  • ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar
  • geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden)
  • 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse
  • objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.

„…das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise mit durchschnittlich 40 konkreten und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen für die Optimierung der Praxismanagement-Fitness…“