Worum es geht
Immer mehr Hausärzte klagen über chronische Arbeitsüberlastung, Zeitdruck und ständigen Zeitmangel. Wird diese Situation zu einem Dauerzustand, kommt es zu Stress, Frustration und Demotivation. Das wirkt sich auch auf das Personal, die Patienten und das Privatleben aus. Arbeitsanalysen zeigen jedoch, dass die meisten Ärzte, die diese Symptome beklagen, prinzipiell über genügend Zeit verfügen, allen an sie herangetragenen Ansprüchen gerecht zu werden, allerdings müssen sie ihre Zeit anders – und damit besser – einteilen und nutzen.
Ihr Zeitmangel entsteht – wie Betriebsvergleiche zeigen – vor allem durch eine zu geringe Nutzung der Best-Practice-Techniken des Selbst- und Zeitmanagements.
7-Punkte-Checkliste der Best-Practice-Techniken des Selbst- und Zeitmanagements
Folgende Techniken helfen Ärztinnen und Ärzten, für sich konsequent zeitliche Freiräume zu erschließen:
Aufgaben klassifizieren
Die im täglichen Praxisablauf anfallenden Aufgaben sind von unterschiedlicher Wichtigkeit. Hier stehen Patientengespräche neben Informationen an Mitarbeiter, der Erstellung von Gutachten und dem Rückruf an einen zuweisenden Kollegen. Zeitverluste entstehen dadurch, dass vielfach (fast) allen Aufgaben die gleiche Priorität zugemessen wird. Alles ist gleich dringlich, gleich wichtig und fordert den gleichen Arbeitseinsatz – so die Meinung vieler PraxisinhaberInnen. Ein erfolgreiches Management der Zeit klassifiziert und priorisieren jedoch alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Delegation
Unter dem Aspekt der Optimierung des Zeitmanagements bedeutet Delegation für Ärzte eine nachhaltige zeitliche Entlastung. Die Delegation sollte dabei so ausgeprägt und so konsequent wie nur möglich sein. Ihr Umfang wird durch rechtliche (welche Arbeiten darf eine Arzthelferin ausführen) und vor allem durch Mitarbeiterqualifikations-Aspekte bestimmt.
Vermeidung von Störungen
Nicht nur aus Sicht des Zeitmanagements sollten jegliche Störungen der Patientengespräche generell unterbunden werden. Am besten ist es, mit den Mitarbeiterinnen konkrete Verfahrens-Regelungen zu besprechen, z.B. wann welcher Anrufer durchgestellt bzw. nicht durchge-stellt werden darf, wie man mit Rückfragen von Patienten verfährt oder was überhaupt ein dringender Unterbrechungs-Anlass für ein Arzt-Patienten-Gespräch ist.
Bildung von Arbeitsblöcken („Batch-Working“)
Dieses Gestaltungsprinzip basiert auf der Erkenntnis, dass Arbeiten dann besonders effizient und effektiv erledigt werden können, wenn sie
- in der Aufeinanderfolge möglichst gleichartig sind und
- ungestört ausgeführt werden können, z. B. in Form einer zeitlichen Bündelung von Telefonaten, Schreibarbeiten oder Patienten-Kurzkontakten.
Arbeitsplatzorganisation
Viele Ärztinnen und Ärzte sind für sich selbst die größten Zeitdiebe, weil ihre persönliche Arbeitsorganisation nicht gut funktioniert. Eine der größten Zeitfallen ist in diesem Zusammenhang die Vorgangsbearbeitung: Eingangspost stapelt sich an der Rezeption und im Arztzimmer, ergänzt um weitere „Aktenberge“ mit Unerledigtem und separat gesammelten Zeitschriften, die gelesen werden sollen, wenn einmal Zeit ist. Mit dem Anwachsen der Unterlagenstapel wachsen auch das schlechte Gewissen und vor allem das Gefühl, unter Zeitdruck zu stehen.
Dieses Problem kann jedoch mithilfe von drei Ablagekörben und wenigen Regeln bewältigt werden. Benötigt werden
- eine Ablage für den Arbeits- und Posteingang,
- eine für erledigte Vorgänge sowie
- eine dritte für alle unerledigten Arbeiten,
ergänzt um fünf Regeln:
- zum Praxisschluss müssen Eingangs- und Ausgangsablage leer sein,
- alle Unterlagen in der Ausgangsablage sind eindeutig zu kennzeichnen, was mit ihnen geschehen soll und wer sich darum kümmert,
- Vorgänge in der Zu-Erledigen-Ablage dürfen sich maximal einen Tag dort befinden
- es werden keine Unterlagen „auf Verdacht“ aufgehoben, sondern konsequent vernichtet,
- die Arbeitstage werden so geplant, dass immer genügend Zeit für administrative Aufgaben vorhanden ist.
Interner Kommunikationsfluss
Erfolgreiches Zeitmanagement benötigt ergänzend eine intensive interne Kommunikation, denn der Arbeitsalltag einer Praxis lässt sich nicht vollständig standardisieren. Immer wieder sind kleinere und größere Ereignisse zu berücksichtigen, die sich aus der Vielschichtigkeit der Patienten und ihrer Anliegen ergeben. Das bedeutet, dass es neben der Informationsweitergabe, die „zwischendurch“ auf Zuruf stattfindet, feste Termine und Anlässe gibt, um für das ärztliche Zeitmanagement relevante Sachverhalte zu besprechen. Hierzu gehört die nur wenige Minuten dauernde morgendliche Teambesprechung ebenso wie die regelmäßige, ausführlichere Praxisbesprechung.
Ziele bilden und Zeitverbrauch schriftlich / elektronisch planen
Eine Optimierung der eigenen Zeiteinteilung ist nur möglich, wenn man auch weiß, welche Ziele damit erreicht werden sollen. Die tägliche Arbeit sollte deshalb konkreten qualitativen (Was will ich heute erreichen? Was muss ich heute tun?) und quantitativen Zielen (Wie viel Zeit will ich auf welche Arbeiten verwenden?) folgen. Diese Tagesziele leiten sich aus Wochenzielen ab, diese wiederum aus Monats- und Jahreszielen. Und eine letzte Regel ist in diesem Zusammenhang wichtig: die gesamte Arbeit sollte schriftlich geplant werden. Hierfür eignen sich die auf dem Markt erhältlichen Zeitplanbücher ebenso wie PC-gestützte Programme. Die Planung der Arbeit ermöglicht zudem ein „intuitives Lernen“, wie die knappe „Ressource Zeit“ gesteuert werden kann. Ebenso ist es möglich, Kapazitätsengpässe vorausschauend zu identifizieren, Stress zu vermeiden und kontinuierlich die Zielkonformität der eigenen Arbeit zu überprüfen.
Information zur Datenbasis für dIe Beiträge der Serie „UP! Ungenutzte Potenziale im Gesundheitswesen“
Grundlage der im Beitrag vermittelten Informationen sind die validierten und repräsentativen Management-Betriebsvergleiche unseres Instituts. Dienen derartige Untersuchungen normalerweise einer Einordnung der wirtschaftlichen Situation von Arztpraxen, bietet ein Management-Betriebsvergleich die Möglichkeit, Art, Intensität und Effekte der Praxisführung den repräsentativen Gegebenheiten der zugehörigen Fachgruppe sowie dem Best Practice-Standard gegenüberzustellen, d. h. denjenigen Regelungen, Instrumenten und Verhaltensweisen, die eine reibungslos funktionierende Praxistätigkeit gewährleisten.
Dadurch werden Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der täglichen Arbeit identifiziert. Im Mittel liefert ein Praxismanagement-Betriebsvergleich PraxisinhaberInnen 40 bislang ungenutzte Ansätze zur Optimierung der Praxisführung.
UP: Unlocking Potentials 