Praxis-Organisation: Die Short Meeting-Technik

Worum es geht

„Täglich eine kurze Pause einplanen, um Fragen der Mitarbeiterinnen zu klären, das vermeidet Sprechstunden-Unterbrechungen!“

Eine gute Anregung

Dieser Verbesserungsvorschlag einer Arzthelferin aus einem Praxismanagement-Betriebsvergleich beschreibt sehr plakativ, aber präzise Ziel und Nutzen der Short-Meeting-Technik (SMT). Selbst im Fall einer sorgfältigen Definition aller Arbeitsgebiete und Regelung aller Tätigkeiten kommt es im Praxisalltag zu einer Vielzahl von Situationen, in denen eine Abstimmung mit dem Arzt / den Ärzten notwendig ist oder Fragen geklärt werden müssen. Bei den meisten ist der Entscheidungsbedarf gar nicht akut, sollte aber innerhalb eines Tages gedeckt werden.

Das Prinzip im Einsatz

Hier hilft die SMT. Sie verhindert, dass der Informationsbedarf sich aufstaut und notwendige Arbeiten nicht erledigt werden können. Ihre Anwendung vermeidet, dass aus einer deutlich verzögerten Erledigung zusätzlicher Arbeits- und Zeitaufwand entsteht. In den meisten Fällen reicht es aus, jeweils morgens und mittags eine Koordinations-Pause einzulegen, sind Patientenandrang und Klärungsbedarf besonders hoch, kann die Frequenz auch entsprechend erhöht werden. Ebenso kann man derartige „Breaks“ auf Zuruf nur bei Bedarf umzusetzen, wichtig ist vor allem, dass sie als grundsätzliches Arbeitsprinzip institutionalisiert sind.

Der messbare Nutzen überzeugt

Arztpraxen, die die SMT einsetzen, haben im Vergleich deutlich weniger Überstunden, eine geringere Stressbelastung, ein positiveres Betriebsklima und zudem noch zufriedenere Patienten. Der Patient Care Quality Score (PCQS, die Patientenzufriedenheit in Relation zu den Anforderungen, Optimum = 100%) in Bezug auf die Praxisorganisation liegt in Short-Meeting-Anwenderpraxen im Mittel bei 72,%, strukturell vergleichbare Betriebe, die ohne dieses Prinzip arbeiten, erreichen lediglich einen Score von 56,2%.

Die Praxisorganisation auf dem Prüfstand

Haus- und Fachärzte, die ihre gesamte Aufbau- und Ablauforganisation sowie ihr persönliches Zeitmanagement im Kontext der gesamten Praxisführung untersuchen und ungenutzte Leistungs- und Verbesserungs-Potenziale identifizieren möchten, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung.