Ärztliches Zeitmanagement: Jeder profitiert von einem Time-Tracking

Worum es geht

Haus- und Fachärzten, die in einer persönlichen Zeitverwendungs-Analyse für einen bestimmten Zeitraum alle ihre Tätigkeiten systematisch dokumentieren und analysieren, profitieren immer von einem deutlichen Zeitgewinn.

Denn sie wissen nicht, was sie tun…

Werden Praxisinhaber danach gefragt, ob sie sich bewusst sind, welche Arbeiten sie täglich durchführen, erhält man ausschließlich zustimmende Antworten. Doch Mediziner, die sich trotz dieser Einstellung darauf einlassen, ihre Arbeit in ihren einzelnen Bestandteilen über mehrere Tage zu protokollieren, kommen schnell zu der Erkenntnis, dass

sie doch nicht genau wussten, wie sie ihre Zeit verwenden und vor allem auch, dass
im Mittel 30 % der Tätigkeiten als unnötig, zeitraubend, ineffizient, unproduktiv und / oder teilweise sogar kontraproduktiv einzustufen sind.

Digital zu professioneller Zeiterfassung

Der Aufwand für eine solche Dokumentation ist äußerst gering, denn eine Reihe von Apps nehmen Ärzten einen Großteil der Arbeit hierfür ab und liefern auch gleich die zugehörigen Auswertungen. Zwei Beispiele:

ATracker

ist eine Zeitmanagement-App mit einfacher Bedienung:

eine Berührung reicht, um die Protokollierung von Aktivitäten zu starten und zu stoppen
Balken- oder Kreisdiagramme zeigen, womit die Zeit verbracht wurde. Weitere Merkmale:
eine vollständig anpassbare Benutzeroberfläche
die Möglichkeit der Einteilung von Aufgaben in Kategorien mit Tags
die Möglichkeit zum Datenexport sowie
die Synchronisieren von Daten auf mehreren Geräten.

Timely

besitzt einen ähnlichen Funktionsumfang, die App

protokolliert Arbeitsstunden,
verfolgt die Tätigkeits-Zeit und
erstellt mühelos wöchentliche Arbeitszeit-Tabellen mit automatischer Zeiterfassung.

Zu geringe Beachtung der Zeitmanagement-Basics

Die Ergebnisse derartiger Erfassungen machen darüber hinaus deutlich, dass Ärzte die Grundprinzipien des modernen Zeitmanagements zu sehr vernachlässigen: es wird zu wenig delegiert, fokussiert und konzentriert.

Der Arbeitsfluss vieler Ärzte richtet sich passiv nach den äußeren Anforderungen, nur die wenigsten planen ihre Zeitverwendung aktiv und werden so tatsächlich zum Manager der eigenen Zeit.

Misst man mit Hilfe des Key Performance Indikators „Self Management Quality Score“ (SMQS) den Umsetzungs-Grad der für ein funktionierendes Selbstmanagement notwendigen Regelungen, ergibt sich im Mittel für die in Haus- und Fachpraxen arbeitenden Ärzte ein Wert von 43%, d. h. 57% der Möglichkeiten zur Stress-Vermeidung sowie zur Erhöhung der persönlichen Effizienz und Produktivität werden nicht genutzt.

Nutzen für alle

Wie der Name es bereits sagt, bedeutet Zeitmanagement, die Zeitverwendung aktiv zu planen und umzusetzen, alles andere ist Aktionismus. Der vermittelt vielleicht das Gefühl, viel geleistet zu haben, aber in einer kritischen Bewertung des Ganzen unter Effizienz- und Produktivitäts-Kriterien bewirkt er genau das Gegenteil.

Natürlich gehören auch Verhaltensweisen wie Disziplin, Konsequenz und Entscheidungswille mit zu einer optimierten Gestaltung der Arbeitszeit.

Letztlich lohnt es sich jedoch für alle am Praxisbetrieb Beteiligten, wenn der Arzt seine Zeit professionell managt, denn

die Patientenbetreuung verbessert sich,
die Mitarbeiter profitieren von mehr Ausgeglichenheit ihrer Chefs sowie von einer strukturierten internen Kollaboration und
der Arzt selbst gewinnt Arbeitsfreude zurück und Freizeit hinzu.

So funktioniert ein professionelles Zeitmanagement

Der Ratgeber „Free up your time! Die wichtigsten Best Practices für niedergelassene Ärzte zur Schaffung zeitlicher Freiräume“ vermittelt niedergelassenen Ärzten einen Überblick, wie sie mit einfach umzusetzenden Instrumenten und Maßnahmen ihr Zeitmanagement – über die Time-Tracking-Aktivität hinaus – ganzheitlich optimieren und bislang ungenutzt Spielräume erschließen können.