Selbsttest: Welcher Zeitmanagement-Typ sind Sie als niedergelassener Arzt?

Worum es geht

Zeitmanagement ist für niedergelassene Ärzte eine Schlüsselkompetenz. Durch effizientes Zeitmanagement können Sie nicht nur Ihren Praxisalltag besser organisieren, sondern auch Ihre Patientenversorgung optimieren und Stress reduzieren. Dieser Selbsttest hilft Ihnen dabei zu identifizieren, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind und bietet Ihnen ein Auswertungsschema, um Ihre Stärken und Verbesserungspotenziale besser zu verstehen.

Anleitung

Notieren Sie sich für jede Frage die Punkte des von Ihnen gewählten Antwort.

Fragebogen:

1 Priorisierung von Aufgaben

• Ich habe Schwierigkeiten, zu entscheiden, welche Aufgaben Vorrang haben. (1 Punkt)
• Ich kann gut entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind, tue mich aber schwer, sie entsprechend zu ordnen. (2 Punkte)
• Ich priorisiere meine Aufgaben effizient und arbeite sie entsprechend ab. (3 Punkte)

2 Umgang mit Unterbrechungen

• Ich empfinde es als schwer, nach einer Unterbrechung wieder in meine Aufgaben zu finden. (1 Punkt)
• Ich kann mit Unterbrechungen umgehen, finde aber, dass sie meinen Arbeitsfluss stören. (2 Punkte)
• Ich handle Unterbrechungen effizient ab und kann schnell zu meinen Hauptaufgaben zurückkehren. (3 Punkte)

3 Zeitplanung

• Ich habe oft das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat. (1 Punkt)
• Ich versuche, meine Zeit zu planen, aber oft kommt etwas dazwischen. (2 Punkte)
• Ich plane meine Zeit effizient und halte mich an meinen Zeitplan. (3 Punkte)

4 Delegieren von Aufgaben

• Ich tue mich schwer damit, Aufgaben zu delegieren und erledige lieber alles selbst. (1 Punkt)
• Ich delegiere manchmal Aufgaben, bin aber oft unsicher, ob das richtig war. (2 Punkte)
• Ich delegiere effizient und vertraue meinem Team. (3 Punkte)

5 Verwendung von Zeitmanagement-Tools (z. B. Erinnerungen, Tätigkeits-Protokollierung)

• Ich verwende kaum Zeitmanagement-Tools. (1 Punkt)
• Ich verwende einige Zeitmanagement-Tools, bin aber nicht sicher, ob sie wirklich hilfreich sind. (2 Punkte)
• Ich nutze Zeitmanagement-Tools effektiv, um meinen Alltag zu organisieren. (3 Punkte)

6 Selbstreflexion

• Ich nehme mir selten Zeit, meinen Arbeitsalltag zu reflektieren. (1 Punkt)
• Ich reflektiere gelegentlich, wie ich meine Zeit verbringe, sehe aber keinen großen Nutzen darin. (2 Punkte)
• Ich reflektiere regelmäßig mein Zeitmanagement und passe es entsprechend an. (3 Punkte)

7 Priorisierung und Planung: Wie gehen Sie mit dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben um?

• Ich kümmere mich sofort darum, auch wenn andere wichtige Aufgaben liegen bleiben. (1 Punkt)
• Ich versuche, sie zu delegieren oder später zu erledigen. (2 Punkte)
• Ich priorisiere wichtige Aufgaben und plane, wann ich mich um die dringenden kümmern kann. (3 Punkte)

8 Wie oft erstellen Sie eine To-Do-Liste?

• Selten bis nie. (1 Punkt)
• Manchmal, wenn es sehr viel zu tun gibt. (2 Punkte)
• Regelmäßig, es hilft mir, den Überblick zu behalten. (3 Punkte)

9 Wie gehen Sie mit komplexen Aufgaben um?

• Ich schiebe sie oft vor mir her. (1 Punkt)
• Ich zerlege sie in kleinere Teilaufgaben und arbeite diese nacheinander ab. (3 Punkte)
• Ich versuche, sie in einem Rutsch zu erledigen, auch wenn es stressig wird. (2 Punkte)

10 Umgang mit Unterbrechungen und Ablenkungen

• Ich lasse mich ablenken und finde schwer zurück zur ursprünglichen Aufgabe. (1 Punkt)
• Ich notiere kurz die Unterbrechung und kehre dann zur ursprünglichen Aufgabe zurück. (2 Punkte)
• Ich kommuniziere klar, dass ich gerade beschäftigt bin und kümmere mich später um die Unterbrechung. (3 Punkte)

11 Wie oft checken Sie Ihre E-Mails und Nachrichten während der Arbeitszeit?

• Ständig, ich möchte nichts verpassen. (1 Punkt)
• In festgelegten Abständen, aber manchmal lasse ich mich ablenken. (2 Punkte)
• Ich habe feste Zeiten, zu denen ich meine E-Mails und Nachrichten checke. (3 Punkte)

12 Wie gehen Sie mit unerwarteten Problemen um, die Ihren Zeitplan durcheinanderbringen?

• Ich fühle mich schnell überfordert und verliere den Überblick. (1 Punkt)
• Ich benötige etwas Zeit, um mich neu zu organisieren, schaffe es aber meistens. (2 Punkte)
• Ich passe meinen Zeitplan flexibel an und priorisiere Aufgaben neu. (3 Punkte)

13 Delegation und Teamarbeit

• Ich tue mich schwer damit und behalte lieber alles selbst im Blick. (1 Punkt)
• Ich delegiere manche Aufgaben, mache aber vieles lieber selbst. (2 Punkte)
• Ich delegiere regelmäßig und vertraue darauf, dass mein Team die Aufgaben gut erledigt. (3 Punkte)

14 Wie gut kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und Prioritäten an Ihr Team?

• Ich denke, sie wissen, was zu tun ist, ohne dass ich es immer aussprechen muss. (1 Punkt)
• Ich versuche, klar zu kommunizieren, aber manchmal kommt es zu Missverständnissen. (2 Punkte)
• Ich kommuniziere klar und regelmäßig, sodass jeder weiß, was zu tun ist. (3 Punkte)

15 Wie gehen Sie mit Feedback von Ihrem Team bezüglich des Zeitmanagements um?

• Ich empfinde es als schwierig, Feedback anzunehmen und verteidige eher meine Methoden. (1 Punkt)
• Ich nehme Feedback an, aber ändere selten etwas an meiner Vorgehensweise. (2 Punkte)
• Ich schätze Feedback und nutze es, um mein Zeitmanagement zu verbessern. (3 Punkte)

16 Wie organisieren Sie Ihre Patiententermine?

• Ich habe ein festes System, aber manchmal wird es chaotisch. (2 Punkte)
• Es gibt kein festes System, jeder Tag ist anders. (1 Punkt)
• Ich habe ein effizientes Buchungssystem, das sowohl für mich als auch für meine Patienten gut funktioniert. (3 Punkte)

17 Nutzen Sie Zeitmanagement-Methoden wie die Eisenhower-Box oder die Pomodoro-Technik?

• Ich habe davon gehört, aber sie noch nie ausprobiert. (1 Punkt)
• Ich habe sie ausprobiert, aber sie haben nicht wirklich für mich funktioniert. (2 Punkte)
• Ja, sie sind fester Bestandteil meines Zeitmanagements. (3 Punkte)

18 Nehmen Sie sich abends Zeit, um Ihren Arbeitstag Revue passieren zu lassen?

• Selten bis nie. (1 Punkt)
• Manchmal, wenn es besonders stressig war. (2 Punkte)
• Regelmäßig, um zu sehen, wo ich mich verbessern kann. (3 Punkte)

19 Wie gehen Sie mit stressigen Zeiten um?

• Ich fühle mich überwältigt und habe das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. (1 Punkt)
• Ich komme durch, aber es ist sehr anstrengend und ich brauche danach eine Auszeit. (2 Punkte)
• Ich nutze mein Zeitmanagement, um den Stress zu minimieren und durch die anspruchsvolle Zeit zu navigieren. (3 Punkte)

20 Wie gehen Sie mit Zeitfressern um, etwa unproduktive Team-Besprechungen oder unproduktiven Diskussionen?

• Ich finde es schwierig, mich aus solchen Situationen zu entfernen und verliere oft wertvolle Zeit. (1 Punkt)
• Ich erkenne sie, bleibe aber oft dabei, um nicht unhöflich zu wirken. (2 Punkte)
• Ich kann Zeitfresser effizient identifizieren und vermeiden oder minimieren. (3 Punkte)

21 Flexibilität im Alltag

• Meine Routine ist starr; Änderungen werfen mich leicht aus der Bahn. (1 Punkt)
• Ich bin einigermaßen flexibel, aber zu viele Änderungen stressen mich. (2 Punkte)
• Ich bin flexibel und kann mich gut an neue Situationen anpassen. (3 Punkte)

22 Wie handhaben Sie Pausen?

• Ich mache selten Pausen und arbeite durch. (1 Punkt)
• Ich mache Pausen, wenn ich merke, dass ich erschöpft bin. (2 Punkte)
• Ich plane regelmäßige Pausen ein und halte mich daran. (3 Punkte)

23 Wie gehen Sie mit Multitasking um?

• Ich versuche immer, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, was aber oft zu Fehlern führt. (1 Punkt)
• Ich mache manchmal Multitasking, bin mir aber bewusst, dass es nicht immer effizient ist. (2 Punkte)
• Ich fokussiere mich auf eine Aufgabe nach der anderen, um sie effizient abzuschließen. (3 Punkte)

24 Wie bewältigen Sie die Work-Life-Balance?

• Ich tue mich schwer damit, Arbeit und Freizeit zu trennen und bin oft gestresst. (1 Punkt)
• Ich versuche es, aber die Arbeit nimmt oft zu viel Raum ein. (2 Punkte)
• Ich halte Arbeit und Freizeit effektiv im Gleichgewicht. (3 Punkte)

25 Einstellung zum Zeitmanagement

• Ich sehe keinen großen Nutzen im Zeitmanagement und handle eher spontan. (1 Punkt)
• Ich weiß, dass Zeitmanagement wichtig ist, tue mich aber schwer damit. (2 Punkte)
• Ich halte Zeitmanagement für entscheidend und setze es konsequent um. (3 Punkte)

26 Nutzung von Technologie zur Zeitoptimierung

• Ich nutze keine digitalen Hilfsmittel, z. B. in meinem PVS, zur Zeitoptimierung. (1 Punkt)
• Ich verwende einige Apps oder Programme, bin aber nicht sicher, wie effektiv sie sind. (2 Punkte)
• Ich nutze Technologie effizient, um Zeit zu sparen und mich besser zu organisieren. (3 Punkte)

27 Wie gehen Sie mit unerwarteten Dringlichkeiten (z.B. Notfälle) um?

• Ich gerate schnell unter Druck und habe Schwierigkeiten, mich zu organisieren. (1 Punkt)
• Ich bewältige die Situation, aber sie wirft meinen Zeitplan komplett durcheinander. (2 Punkte)
• Ich kann gut mit unerwarteten Dringlichkeiten umgehen und meinen Zeitplan entsprechend anpassen. (3 Punkte)

28 Selbstbewusstsein im Zeitmanagement

• Ich bin oft unsicher, ob ich meine Zeit gut manage und frage andere um Rat. (1 Punkt)
• Ich bin meistens zufrieden, frage mich aber, ob es besser gehen könnte. (2 Punkte)
• Ich bin selbstbewusst in meinem Zeitmanagement und weiß, dass es gut funktioniert. (3 Punkte)

29 Reagieren auf Verzögerungen (z. B. bei einem Ausfall eines Patiententermins)?

• Ich werde leicht frustriert und verliere die Geduld. (1 Punkt)
• Ich bin genervt, versuche aber, die Zeit sinnvoll zu nutzen. (2 Punkte)
• Ich nehme Verzögerungen gelassen hin und nutze die Zeit produktiv. (3 Punkte)

30 Wie bewerten Sie Ihren allgemeinen Umgang mit Zeit?

• Es gibt viel Raum für Verbesserungen. (1 Punkt)
• Es läuft einigermaßen gut, aber perfekt ist es nicht. (2 Punkte)
• Ich manage meine Zeit effizient und bin zufrieden mit meiner Arbeit. (3 Punkte)

Auswertung

Nachdem Sie alle Fragen beantwortet und Ihre Punkte notiert haben, zählen Sie Ihre Punkte zusammen. Die maximale Punktzahl beträgt 90 Punkte, da jede Frage bis zu 3 Punkte haben kann. Die Auswertung basiert auf Ihrer Gesamtpunktzahl und ist in drei Kategorien unterteilt:

30-59 Punkte: Der reaktive Typ

Als reaktiver Typ tendieren Sie dazu, auf Ereignisse und Anforderungen des Tages zu reagieren, anstatt sie proaktiv zu steuern. Sie könnten Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen und sich leicht ablenken lassen. Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten könnten von der Einführung klarer Prioritäten und der Nutzung von Zeitmanagement-Tools profitieren.

Verbesserungsvorschläge:

• Erkunden Sie Zeitmanagement-Methoden wie die Eisenhower-Box, um Prioritäten zu setzen.
• Setzen Sie klare Ziele für Ihren Tag und Ihre Woche.
• Nutzen Sie digitale Tools, um Ihren Zeitplan und Ihre Aufgaben zu organisieren.

60-79 Punkte: Der strukturierende Typ

Sie haben bereits einige solide Zeitmanagement-Strategien im Einsatz und sind in der Lage, Ihre Zeit recht effektiv zu strukturieren. Es gibt jedoch noch Raum für Verbesserungen, insbesondere in stressigen oder unerwarteten Situationen.

Verbesserungsvorschläge:

• Arbeiten Sie an Ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in stressigen Zeiten.
• Nutzen Sie Feedback von Ihrem Team, um Ihre Zeitmanagement-Strategien zu verbessern.
• Experimentieren Sie mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden, um zu sehen, was am besten für Sie funktioniert.

80-90 Punkte: Der proaktive Typ

Als proaktiver Typ haben Sie ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und sind gut organisiert. Sie können effektiv Prioritäten setzen, delegieren und Ihre Zeit gut strukturieren, um Ihre Ziele zu erreichen.

Verbesserungsvorschläge:

• Teilen Sie Ihre Zeitmanagement-Strategien mit Ihrem Team, um die allgemeine Effizienz zu verbessern.
• Bleiben Sie offen für neue Zeitmanagement-Methoden, die Ihre Effizienz weiter steigern können.
• Nutzen Sie regelmäßige Selbstreflexion, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich noch verbessern können.

Weiterführende Informationen

Haus- und Fachärzte klagen häufig über Zeitmangel. Doch nur die wenigsten Mediziner wissen genau, was sie im Einzelnen jeden Tag tun.

Praxisinhaber, die ihre Zeitverwendung einmal detailliert dokumentieren, erschließen für sich im Mittel 30 % ihres Zeitverbrauches, der mit unnötigen Tätigkeiten gefüllt und dadurch frei disponibel sind. Haus- und Fachärzte haben also kein Zeitmangel-, sondern ein Zeitverwendungs-Problem. Wie Sie damit am besten umgehen, beschreibt der Ratgeber: „Free up your time! Die wichtigsten Best Practices für niedergelassene Ärzte zur Schaffung zeitlicher Freiräume und für mehr Arztzeit.“

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