Worum es geht
Neben der medizinischen und gesellschaftlichen Bedeutung ist Fitness im übertragenen Sinn auch für das Praxismanagement in Haus- und Facharztpraxen wichtig. Wird sie gezielt aufgebaut, entwickelt und überprüft, profitieren Praxis-Teams und Patienten gleichermaßen. Ein wesentlicher Fitness-Baustein sind dabei die Praxis-Ziele.
Das Wesen der Praxismanagement-Fitness
Praxismanagement-Fitness bezeichnet – über alle ärztlichen Fachgruppen betrachtet – einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb, der so leistungsfähig ist, dass er die wechselnden Belastungen und Anforderungen des Arbeitsalltags problemlos und flexibel abfedert. Hierdurch werden zukunftsbeständig und flexibel gleichermaßen
- die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
- eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
- der wirtschaftliche Erfolg
sichergestellt. Im Zustand der Praxismanagement-Fitness sind damit konkret
- die Risiken für Demotivation, Ärger, Stress, Zeitdruck, Arbeitsüberlastung und unzufriedene Patienten nahezu ausgeschlossen,
- Effektivität, Effizienz und Produktivität der Arbeit optimiert sowie
- die Voraussetzungen für eine nachhaltige Stabilität des Praxisbetriebes gewährleistet.
Warum Ziele ein wichtiger Fitness-Baustein sind
Ziele sind vorweggenommene Vorstellungen über das Ergebnis von Aufgaben, Tätigkeiten oder Projekten. Sie geben Antwort auf die Frage „Was soll erreicht werden?“ und helfen bei Koordination, Steuerung und Kontrolle des gesamten Praxisgeschehens.
Wie sieht die Realität der Nutzung von Zielen aus?
Untersucht man die Verwendung von Zielen in Arztpraxen, so wird man nicht nur relativ selten fündig – nur etwa 25% der Praxisinhaber verfügen über ausgearbeitete Zielsysteme – , sondern stösst auch – analysiert man Praxis-Konzepte und Business-Pläne – auf grundlegende Fehler bei der Zielausarbeitung, denn:
- sie sind häufig unspezifisch formuliert,
- es fehlen eindeutige Messgrößen, die die beabsichtigten Resultate überprüfbar machen,
- viele Ziele sind unrealistisch, d.h. zu hoch oder zu niedrig angesetzt,
- der Zielhorizont ist nicht definiert,
- alle Ziele sind gleichwertig, es existieren keine Zielhierarchie und -prioritäten,
- Ziel-Zusammenhänge oder -Widersprüche bleiben unberücksichtigt,
- es sind keine Verantwortlichen benannt und
- es unterbleiben Angaben zum Turnus der Zielüberprüfung.
Hinzu kommt, dass die Medizinischen Fachangestellten die für sie relevanten Ziele oft gar nicht oder nur teilweise kennen, eine ungünstige Ausgangsposition für Arbeitszufriedenheit und exzellente Teamleistungen.
Messung der Fitness von Arztpraxen
Die Bestimmung, Entwicklung und Überprüfung der Praxismanagement-Fitness erfolgt mithilfe eines Score-Systems, das
- die in den einzelnen Aktionsbereichen der Praxisführung erzielten Fitness-Levels anzeigt – von der Strategie / Planung / Zielbildung über die Patientenführung, Organisation, Marktforschung, Zeit- und Personalmanagement sowie Marketing bis hin zum Controlling – und
- die Effekte, die hierdurch bei den Patienten erzielt werden.
Referenz-Größe ist der Best Practice Standard, d. h. die in einer Arztpraxis einzusetzenden Regelungen, Verfahren und Instrumente der Praxisführung, die eine reibungslos funktionierende Arbeit sicherstellen.
Die Fitness-Level
Die Gesamt-Fitness einer Haus- oder Facharztpraxis lässt sich auf dieser Grundlage durch den Total Fitness-Score (TFS) bestimmen, der sich aus der Aggregation der einzelnen Aktionsbereich-Kennziffern ergibt. Je nach Ausprägung korrespondiert er mit folgenden vier Fitness-Leveln:
- 0% bis 40%: Schlechte Fitness
Die Werte in diesem Bereich beschreiben eine unterdurchschnittlich ausgebildete, massiv eingeschränkte Praxisführung mit nur geringem Leistungspotenzial. Für betroffene Praxisinhaber besteht akuter Handlungsbedarf.
- 40% bis 60%: Mittelmäßige Fitness
Werte dieser Klassifizierung indizieren eine durchschnittliche Praxismanagement-Leistungsfähigkeit mit Defizit-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist. Bei dieser Klassifikation besteht eine Veränderungsnotwendigkeit, deren Dinglichkeit etwas geringer ist als bei einem kranken Praxismanagement.
- 60% bis 80%: Gute Fitness
Dieses Intervall kennzeichnet ein bis auf kleine Ausnahmen gut funktionierendes Praxismanagement. Das Leistungspotenzial ist bereits sehr weitreichend aktiviert, es existieren aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.
- Über 80%: Ausgezeichnete Fitness
Liegt der Score auf diesem Niveau, ist die Praxisführung Best Practice-orientiert ausgerichtet.
Wie können Ärzte die Fitness ihrer Praxis bestimmen?
Die Fitness-Leistungsdaten der Praxisführung lassen sich für alle Aktionsbereiche schnell und einfach durch Nutzung des Valetudo Check-up © „Praxismanagement“ bestimmen, einer Convenience-Praxisanalyse mit folgenden Leistungs-Merkmalen:
- ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar
- geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden)
- 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse
- objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.
„…das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise mit durchschnittlich 40 konkreten und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen für die Optimierung der Praxismanagement-Fitness…“
UP: Unlocking Potentials 