Worum es geht
Praxismanagement-Betriebsvergleiche zeigen, dass die Einstellung: „Das mache ich nachher, wenn Zeit ist!“ in Arztpraxen sowohl unter den Ärzten(innen) als auch unter den Mitarbeiterinnen weit verbreitet ist. Doch es existiert ein einfaches Vorgehen, um der Prokrastination und ihren negativen Folgen zu entgehen.
Aufschieben induziert einen Negativ-Magnetismus
Unangenehmes, Schwieriges, Zeitaufwendiges – man verschiebt solche Dinge gerne zeitlich nach hinten. Das akute Gefühl ist Entlastung, das Vorgehen als Arbeitsprinzip hingegen führt zum Gegenteil. Der Grund: meist kommt nie der richtige Zeitpunkt, sich doch einmal mit der Erledigung zu beschäftigen. Sind es gleich mehrere Arbeiten oder Erledigungen, die kontinuierlich in die Zukunft verlagert werden, ist das für die eigene Arbeitsmotivation schlecht, da man ja auch ein schlechtes Gewissen wegen des Unerledigten hat. Außerdem häuft sich immer mehr Arbeit an und man resigniert. Zudem leidet auch die generelle Arbeitsqualität, oft sind überdies auch andere Personen und damit das Kollaborations-Klima betroffen.
Einfach, aber effektiv gegen die Prokrastination
Folgendes 4-Schritte-Programm hilft, das Aufschieben unangenehmer Arbeiten in den Griff zu bekommen:
Schritt 1
Fragen Sie sich zuerst, warum Sie die zu erledigenden Dinge aufschieben. Ist es Unlust, die Sie dazu treibt, sind Sie vielleicht mit den Aufgaben überfordert oder fehlen Ihnen Angaben und Unterlagen? Je präziser Sie den Grund / die Gründe bestimmen, desto schneller können Sie eine Lösung entwickeln und die Sache angehen. Problematisch ist zusätzlich, dass Personen, die häufig Dinge aufschieben, in andere Aktivitäten ausweichen, die wiederum zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen und das Gefühl des Drucks noch weiter steigern.
Schritt 2
Planen sie die Umsetzung einmal gedanklich: was muss ich genau tun, was benötige ich hierzu , wen kann ich vielleicht fragen, wie bekomme ich Hilfe? Häufig liegen Lösungen fast auf der Hand, man hat sie – bewusst oder unbewusst – übersehen. Erstellen Sie dann aus Ihren Überlegungen eine Checkliste der zu erledigenden Teile Ihrer Gesamtaufgabe.
Schritt 3
Fangen Sie damit an – unter Berücksichtigung Ihrer Planung – diejenige Aktivität der aufgeschobenen Sache, die den geringstmöglichen Aufwand verlangt, zu erledigen. So verhelfen Sie sich selbst zu Initialzündung und Motivation, da Sie endlich mit der Erledigung begonnen haben. Streichen Sie diesen Punkt Ihrer Checkliste durch und wenden Sie sich dem nächsten Teilschritt zu.
Schritt 4
Stellen Sie sich selbst eine Belohnung in Aussicht, wenn Sie die Aufgabe(n) vollständig erledigt haben. Außerdem werden Sie sich wesentlich besser fühlen. Um dieses positivere Gefühl aufrecht zu erhalten, können Sie eine einfache Hilfe nutzen: setzen Sie sich für Aufgaben, die Ihnen nicht auf Anhieb liegen oder gefallen, ein Zeitlimit. Sagen Sie sich: „Wenn ich innerhalb der nächsten zwei bis drei Minuten die Unterlagen für das Anschreiben an die Krankenkasse finde, schreibe ich den Brief jetzt gleich!“ Sie werden sehen, wie diese Strukturierung sie unterstützt, Arbeiten zeitnah zu erledigen.
Wie gut ist Ihr Zeitmanagement generell?
Das Aufschieben ist nur ein einzelner Aspekt des ärztlichen Selbstmanagements. Praxisinhaber(innen), die diesen Aktionsbaustein und alle anderen Bestandteile ihrer Praxisführung genauer im Hinblick auf ungenutzte Verbesserungs-Potenziale untersuchen möchten, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung.
UP: Unlocking Potentials 