Organisation in Arztpraxen, MVZ und Zentren: Zu wenig Berücksichtigung der Interdependenzen

Worum es geht

Die Fülle der Tipps und Tricks zum Thema „Praxis-Organisation“ ist kaum zu überschauen. Doch sie helfen nur denjenigen Teams, die bereits über gut angelegte Strukturen und Prozesse verfügen. In allen anderen Fällen ist ihr Effekt äußerst gering, da ein wesentlicher Aspekt der Gestaltung unberücksichtigt bleibt.

Nur im Kontext optimierbar

Die Organisation in Arztpraxen, Zentren und MVZ ist ein komplexer, mit allen Aktions-Bereichen des Managements – von der Planung über Marktforschung, Patientenbetreuung, Führung und Marketing bis hin zum Controlling – vernetzter Handlungsrahmen-Sektor, der nicht isoliert, sondern nur im Zusammenwirken mit diesen verbessert werden kann, ein Sachverhalt, der  auch von vielen Beratern außer Acht gelassen wird:

• Sie benötigt z. B. Informationen aus der Marktforschung, die Anhaltspunkte gibt, wo die Zufriedenheit bzw. Unzufriedenheit der Patienten liegt, denn viele Anforderungen der Patienten nach Diskretion, freundlicher Betreuung, zügigem Ablauf, kurzer Wartezeit etc. beruhen auf vorgelagerten organisatorischen Regelungen, die in ihrer Umsetzung die genannten Größen bestimmen,
• Sie ist aber auch untrennbar mit der Planung verbunden: gibt es z. B. hieraus abgeleitete Arbeitspläne? Leider verfügt bislang nur ein Drittel der niedergelassenen Ärzte über eine kurz- bis mittelfristige Planung, die die quantitativen und qualitativen Eckdaten der Praxistätigkeit fixieren. Sie bestimmt u. a. auch die organisatorischen Vorkehrungen, die zur Umsetzung der in der Vorausschau fixierten Betriebs-Ziele notwendig sind. Existieren diese Richtgrößen nicht, kann die Organisationsstruktur auch am Handlungsrahmen ausgerichtet werden, es fehlt die Orientierung.
• Organisation ist inzwischen auch ein Marketinginstrument, funktioniert sie nicht und sind die Patienten unzufrieden, ist der Marketingeffekt ebenfalls negativ.
• Sie wirkt zudem mit dem Führungs-Bereich zusammen und wird durch ihn bestimmt: existieren Stellenbeschreibungen, sind Kompetenzen abgegrenzt, wird in regelmäßig stattfindenden Teambesprechungen über eine Verbesserung der Strukturen und Abläufe etc.?

Zur Organisations-Optimierung gehört auch das ärztliche Zeit- und Selbstmanagement

Die Selbstorganisation des Arztes / der Ärzte ist ein weiterer „Erfolgs-Flaschenhals“ der Organisation. Strukturen und Prozesse können so gut geplant und eingerichtet sein wie nur möglich, ihre positive Wirkung kann sich nicht entfalten, wenn die ärztliche Tätigkeit sich nicht in den Rahmen einpasst. Deswegen ist auch jede Organisations-Optimierung immer eine Optimierung der ärztlichen Selbstorganisation. Doch viele Mediziner halten im Arbeitsalltag an bekannten, aber falschen Routinen fest und blockieren damit die Funktionalität der Abläufe.

Die Mitarbeiterinnen müssen bei der Organisation durch die Praxisleitung unterstützt werden.

Arztseitig wird die Organisations-Umsetzung häufig als alleinige Aufgabe des Personals gesehen und man erwartet eine reibungslose Realisierung. Das aber überfordert die Mitarbeiterinnen, je größer ein Betrieb ist.

Ebenso werden Vorschläge des Personals zu notwendigen Veränderungen ignoriert oder nicht umgesetzt. Auf diese Weise bleiben erkannte Defizite unkorrigiert und die Mitarbeiterinnen werden demotiviert.

Professionelle Organisations-Optimierung ganz einfach

Haus- und Fachärzte, die ihr gesamtes Praxismanagement einschließlich der Organisation auf Verbesserungsmöglichkeiten hin analysieren möchten, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich zur Verfügung. Das validierte Verfahren kann ganz ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umgesetzt werden und liefert bei Arztpraxen im Mittel vierzig Hinweise auf bislang ungenutzte Verbesserungs-Möglichkeiten des Managements.