Praxismanagement: „Sieh, das Gute liegt nah.“ (Goethe)

Worum es geht

Praxismanagement-Betriebsvergleiche zeigen immer wieder: in fast jeder Arztpraxis existieren Defizite, deren Beseitigung den unternehmerischen Handlungsspielraum und das finanzielle Ergebnis deutlich verbessern könnten. Untersucht man die Gewinnentwicklung vor und ein Jahr nach einem umfassenden und in den Ergebnissen konsequent umgesetzten Betriebsvergleich, ergeben sich Gewinnzuwächse von bis zu 25%.

Praxismanagement im Arbeitsalltag

Doch bislang haben nur wenige Haus- und Fachärzte schon einmal eine grundlegende Management-Analyse ihrer Betriebe durchgeführt. Gleichzeitig nimmt die Unzufriedenheit der Patienten, z. B. über organisatorische Mängel deutlich zu. Kritisiert werden lange Wartezeiten auf Termine und in den Praxen, schleppende, unkoordinierte Abläufe, eine im Vergleich zum Warten zu kurze Konsultationszeit, hektisches und unfreundliches Personal oder ein kurz angebundener Arzt.

Für Praxis-Teams sind Dysfunktionen des Managements Normalität

Als Begründungen wird praxisseitig meist angeführt, dass sich derartige Probleme ja im Grunde in allen Praxen finden und man aufgrund der schwankenden, nicht vorhersehbaren Inanspruchnahme der Praxisleistung (nach Wochentagen oder saisonal) ja ohnehin nicht alles organisieren könne. Andere Praxisinhaber verweisen auf eine fehlende Änderungsbereitschaft des Personals oder auf das Problem, dass bei Veränderungen etablierter Routinen alles durcheinander gerate und nicht mehr steuerbar wäre, von Auseinandersetzungen mit den Mitarbeiterinnen ganz abgesehen.

Der Zusammenhang von Zeit und Geld wird nicht gesehen

Hinter allen Begründungen steht jedoch das Defizit, dass die wirtschaftliche Relevanz eines optimierten Managements gar nicht gesehen wird. Dabei wird der Aktionsbereich „Organisation“ beispielsweise auf die Dimension „Zeit“ reduziert, Praxisinhaber sehen jedoch nicht, dass gewonnene und sinnvoll investierte Zeit in einem direkten Zusammenhang mit dem Praxisergebnis steht.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht dieses Denken: ein in Praxen weitverbreitetes Phänomen ist der „Tresen-Tourismus“ der Ärzte. Mehrfach am Tag – in Allgemeinarztpraxen durchschnittlich 34mal – gehen Praxisinhaber an die Rezeption, um Unterlagen dorthin zu bringen und / oder von dort zu holen. Bei nur 90 Sekunden Aufenthaltszeit ergibt sich ein täglicher Zeitverlust von 51 Minuten, in der Woche von gut vier Stunden, im Monat von mehr als 18 Stunden, vertan für Botengänge. Der Arzt produziert durch diese Tätigkeit Kosten, keine Einnahmen. Ärzte reagieren auf ein derartiges Beispiel meist mit dem Argument, dass sie doch keine Roboter seien. Das ist vollkommen richtig, doch der Tresen-Tourismus ist nur ein einzelnes Organisationsdefizit unter vielen, die in ihrer Summierung zu einem nachhaltigen wirtschaftlichen Verlust führen. Zudem wird diese Zeit der Patientenbetreuung entzogen und reduziert die Möglichkeiten einer qualitativ noch besseren medizinischen Versorgung.

Das Praxismanagement wird nicht als System gesehen

Praxisinhaber, die ihr Praxismanagement produktiver und effizienter gestalten wollen, suchen häufig nach Tipps und Tricks, um dieses Ziel zu realisieren. Doch für die meisten ändert sich nach entsprechenden Korrekturen nur wenig, denn sie beachten nicht, dass das Management einer Praxis ein System interdependenter Aktionsbereiche – von der Planung, über Organisation, Führung, Patientenbetreuung und Marketing bis hin zum Controlling – ist. Zu einer spürbaren Verbesserung kommt es nur, wenn systematisch ein Best Practice-Standard umgesetzt wird. Es umfasst alle Instrumente, Regeln und Verhaltensweisen, die einen insgesamt reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten. Der Arbeitsaufwand für eine solche Best Practice-Analyse und Optimierung ist trotz des zu untersuchenden Umfangs äußerst gering: mithilfe eines sogar ohne VOr-Ort-Berater umsetzbaren Praxismanagement-Betriebsvergleichs sind lediglich 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit notwendig, um durchschnittlich 40 bislang ungenutzte Ansätze zur Praxisoptimierung zu erhalten.