Probleme in Haus- und Facharztpraxen: Nur selten eine Frage der äußeren Einflüsse?

Worum es geht

Die Anlässe für niedergelassene Ärzte zur Klage über ihre Arbeitsbedingungen sind vielfältig, lassen sich aber in der Formel: „Überdurchschnittliche Ressourcen-Belastung bei unterdurchschnittlicher Leistungs-Honorierung“ zusammenfassen. Viele der hierfür angeführten Gründe wie z. B. zunehmende Bürokratisierung oder gesteigerte Patientenansprüche treffen auch zu. Allerdings sind Ärzte – so zeigen Praxismanagement-Betriebsvergleiche – zu einem großen Teil für Art und Umfang der Belastungen in ihrem Arbeitsumfeld selbst verantwortlich.

Die Negativ-Spirale des Praxismanagements: Defizite erzeugen Defizite

Der Grund: sie orientieren sich bei der Fehlersuche hauptsächlich an externen Einflüssen und kümmern sich kaum um die Möglichkeiten praxisinterner Veränderungen und Verbesserungen. Die Praxismanagement-Untersuchungen zeigen in der Gesamtsicht, dass in Praxisbetrieben durchschnittlich knapp vierzig bislang inaktive Optimierungsansätze der Praxisarbeit vorhanden sind. Würden diese realisiert, wären hierdurch über Produktivitätsvorteile, ablauforganisatorische Synergien und ein verändertes Patientenmanagement Gewinnsteigerungen bis zu 30% möglich.

Ohne Input kein Erfolg

Doch in den wenigsten Praxen wurden Instrumente, mit denen interne Optimierungsressourcen ermittelt und aktiviert werden können, eingesetzt:

• So hatten z. B. erst 12% der Praxisinhaber ihre Praxisorganisation schon einmal auf Verbesserungsmöglichkeiten hin überprüft, gleichzeitig gaben 68% der Mediziner an, dass die Abläufe bei größerer Belastung nicht mehr funktionsfähig seien.
• Nur in 34% der Praxen wurden regelmäßig Praxisbesprechungen durchgeführt, 2/3 der Medizinischen Fachangestellten klagten u. a. auch deshalb über eine unzureichende interne Kommunikation mit negativen Folgen wie Doppelarbeiten, Koordinationsproblemen, Flüchtigkeitsfehler etc.
• Lediglich 17% der Ärzte hatten ihren Betrieb im Hinblick auf Rationalisierungsreserven untersucht, keine Praxis verfügte über ein strukturiertes Einkaufs- und Beschaffungsmanagement.
• Zielvereinbarungen und Führungsgespräche wurden nur in 18% der Betriebe eingesetzt.
• Patientenzufriedenheits-Befragungen fanden in 48% der Praxen statt, eine Nutzung der Ergebnisse aber nur in16%. 8% der Praxisteams hatten schon einmal die einschlägigen Arzt-Bewertungsportale in Bezug auf Beurteilungen ihrer Leistungen überprüft.
• Ein Beschwerdemanagement existierte in keiner Praxis
  Indifferenz der Praxisinhaber.

Warum Praxisinhaber passiv bleiben

Doch woher kommt in Anbetracht der o. a. Möglichkeiten die ausgeprägte Indifferenz der Praxisinhaber? Drei Gründe sind hierfür verantwortlich:

Missachtung der Mitarbeiter-Vorschläge

Da Praxisinhaber ihrem Personal keine Kompetenz in Sachen „Praxis-Optimierung“ zusprechen, werden die Mitarbeiterinnen auch gar nicht erst oder nur wenig in den Entwicklungsprozess der Praxis einbezogen, obwohl sie – wie die Analysen zeigten – gut die Hälfte der identifizierten Verbesserungsansätze kannten. Mit Verbesserungsvorschlag-Systemen könnte dieses Wissen nutzbar gemacht werden, aber gerade 5% der Ärzte haben etwas Ähnliches in ihrer Praxis etabliert.

Zu geringe Beachtung der Patientenmeinung

Erhoben – ausgewertet – abgeheftet: auch die Berücksichtigung der Resultate aus Patientenzufriedenheits-Befragungen ist nur sehr gering. Wenn Patienten über zu lange Wartezeiten klagen, die Terminvergabe kritisieren oder sich mehr Informationen im Arztgespräch wünschen, wird dies zwar zu Kenntnis genommen, aber als überzogene Anforderung der Patienten ohne Handlungsrelevanz gewertet („Patienten haben doch immer etwas, über das sie sich beschweren!“).

Selbstüberschätzung.

Die Bereitschaft zu einer selbstkritischen Betrachtung des eigenen Handelns und des Praxisbetriebs ist auf ärztlicher Seite kaum vorhanden. Ursache ist eine Fehleinschätzung der Leistungsqualität des eigenen Praxisbetriebs. Ein Abgleich der tatsächlichen mit der von Ärzten eingeschätzten Patientenzufriedenheit ergab eine Übereinstimmung von lediglich 62%, wobei die Mediziner die Zufriedenheit ihrer Praxisbesucher deutlich überschätzten.

Eine Stunde Arbeit für bis zu 30% mehr Gewinn.

Knapp eine Stunde würde ein Praxisinhaber benötigen, auf der Grundlage

• einer eigenen Stärken-Schwächen-Auflistung,
• der in einer Praxisbesprechung zusammengestellten Vorschläge des Teams und
• der Patientenanregungen

einen Veränderungs- und Optimierungsplan zu erstellen und damit die Basis für zufriedenere Patienten und Mitarbeiterinnen, höhere Produktivität, weniger Stress und insgesamt ein besseres Betriebsergebnis zu legen. Die einzige Voraussetzung: man muss aktiv werden.

Hilfe für die Optimierung

Haus- und Fachärzte, die den Status quo ihres Praxismanagements untersuchen, ungenutzte Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und Risikofaktoren beseitigen möchten, können hierfür den Praxismanagement-Betriebsvergleich© nutzen.