Checkliste für Haus- und Fachärzte: In wenigen Schritten zu einer wirksamen No-Show-Prävention

Worum es geht

Sie sind nicht nur ärgerlich, sondern verursachen auch Kosten: die „No-Shows“, d. h. fest vereinbarte Termine, zu denen Patienten nicht erscheinen. Sind Sie und Ihr Team der Meinung, dass diese Ereignisse unvermeidbar sind? Mit acht Maßnahmen steuern Sie gegen.

1

Kommunizieren Sie konsequent allen Patienten, dass eine telefonische respektive persönliche Voranmeldung notwendig ist.

„Zur besseren Planung vereinbaren Sie bitte einen Termin, damit wir die Wartezeiten so kurz wie möglich halten können.“
„Kommen Sie bitte nicht ohne Termin!“
„Um Ihnen möglichst kurze Wartezeiten und einen optimalen Ablauf bieten zu können, haben wir unsere Praxis auf Bestellbasis organisiert.“

2

Lassen Sie von Ihren Mitarbeitern nach Möglichkeit schon am Telefon ermitteln oder zumindest eingrenzen, mit welchem Anliegen der Patient zu Ihnen kommen möchte.

3

Stellen Sie eine möglichst pünktliche Organisation sicher, indem Sie

Ihre Termine gemäß Ihren durchschnittlichen Konsultationszeiten rhythmisieren,
Pufferzeiten einkalkulieren,
länger dauernde Untersuchungen an die Randzeiten der Sprechstunde verlegen,
jegliche Störung während der Konsultation ausschließen und
keine Patientengespräche auf dem Gang „im Vorübergehen“ führen.

4

Informieren Sie Ihre Patienten bei Verzögerungen in der Terminfolge.

5

Kommunizieren Sie allen Patienten mittels

persönlichem Gespräch
schriftlichem Hinweis im Wartezimmer
Terminzetteln und über die
Homepage,

dass

Sie die für ihre Behandlung bzw. Beratung notwendige Zeit nur bei Termineinhaltung gewährleisten können und dass
vereinbarte Termine, die absehbar nicht wahrgenommen werden können, möglichst frühzeitig abgesagt werden. Beispiel-Formulierungen
„Für einen reibungslosen Ablauf und mit Rücksicht auf andere Patienten bitten wir Sie, einen Termin, den Sie nicht wahrnehmen können, mindestens 24 Stunden vorher abzusagen.“
„Wenn Sie einen Termin vereinbaren, reservieren wir die für Ihre Betreuung notwendige Raum-, Zeit- und Personalkapazität. Bitte sagen Sie deshalb Termine, zu denen Sie nicht in unsere Praxis kommen können, rechtzeitig vorher ab.“

6

Tadeln Sie terminsäumige Patienten nicht, sondern weisen Sie sie erneut auf Ihre Regelungen hin.

7

Erbitten Sie von Ihren Patienten die Zustimmung, sie an aufwendigere Untersuchungen und Behandlungen telefonisch erinnern zu dürfen.

8

Bieten Sie ergänzend ein Online-Terminvereinbarungs-System mit automatischer E-Mail-Bestätigung der gebuchten Termine an.

Wie gut ist Ihr Praxismanagement generell?

Die No-Show-Prävention ist nur ein Baustein professioneller Praxisführung. Haus- und Fachärzte, die eine Gesamtsicht der Arbeitsqualität in ihrem Betrieb erhalten und bislang ungenutzte Verbesserungs-Möglichkeiten identifizieren möchten, können hierfür den Praxismanagement-Betriebsvergleich© nutzen. Er ist über unseren Shop erhältlich:

oder fragen Sie Ihren Mitarbeiter im medizinischen oder pharmazeutischen Außendienst, ob er das System in Kooperation mit uns anbietet.