Worum es geht
Keine Frage: Terminausfälle sind ärgerlich und verursachen Kosten. Doch ein detaillierter Blick hinter die Kulissen zeigt, dass das Problem ganz anders gelagert ist:
1️⃣ Datenbasis
Die Statistiken zur Ausfall-Häufigkeit vermitteln kein realistisches Bild, da die meisten Ärzte ihre No-Show-Quote gar nicht kennen, sondern lediglich schätzen. Da das Thema negativ emotionalisiert, fallen die unpräzisen Annahmen automatisch auch noch höher aus. Von „Statistik“ im engeren Sinne kann somit keine Rede sein.
2️⃣ Praxis-Realität
Zu Terminausfällen kommt es vorwiegend in Praxisbetrieben, in denen Patienten „chronisch“ keine termingerechte Behandlung erhalten und aufgrund einer unzureichenden Organisation lange Wartezeiten in Kauf nehmen müssen. Doch wer Pünktlichkeit fordert, muss sie zuerst selbst praktizieren. In Haus- und Facharztpraxen werden aber, so zeigen es Praxismanagement-Betriebsvergleiche, nur knapp 45 % des Best-Practice Standards der organisatorischen Abwicklung eingesetzt. Dabei handelt es sich um diejenigen Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die auch unter wechselnden Anforderungen für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb unerlässlich sind.
3️⃣ Nutzung präventiver Möglichkeiten
In allen Bereichen des wirtschaftlichen und sozialen Lebens sind Terminerinnerungen inzwischen ein Standard und Gewohnheit, lediglich Ärzte haben diese Entwicklung verpasst und setzen kaum adäquate Maßnahmen zur No-Show-Prävention ein
4️⃣ Betriebswirtschaftliche Tragfähigkeit
Das Inkasso etwaiger Forderungen steht, das ist bereits jetzt absehbar, in keiner Relation zum Aufwand, denn betroffene Patienten werden zum großen Teil die Zahlungen verweigern und sind zudem noch als Praxisbesucher verloren, die Ausfall-Ahndung ist folglich ein Verlustgeschäft.
‼️ Fazit
Es existiert ein breites Arsenal an Möglichkeiten für Praxis-Teams, Patienten auf eine nette und unaufwendige Art die Verbindlichkeit von Terminen und ihrer Einhaltung nahezubringen, aber Grundvoraussetzung ihrer Wirkung ist stets die eigene Verlässlichkeit der Organisation.
Hilfestellungen zum Thema
Um Ausfälle von Terminen in Arztpraxen effizient zu vermeiden, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden:
- Erinnerungsbenachrichtigungen: Senden Sie rechtzeitig vor dem Termin automatisierte Erinnerungs-SMS oder E-Mails an die Patienten, um sie an ihren Termin zu erinnern.
- Bestätigung der Termine: Bitten Sie die Patienten aktiv um eine Bestätigung ihres Termins, um sicherzustellen, dass sie den Termin noch wahrnehmen können.
- Warteliste nutzen: Führen Sie eine Warteliste für kurzfristige Absagen ein, um diese Termine schnell anderweitig zu vergeben und die Ausfallrate zu reduzieren.
- Online-Terminverwaltung: Bieten Sie eine Online-Plattform an, auf der Patienten ihre Termine leicht verwalten können, um die Kommunikation zu erleichtern und Absagen zu minimieren.
- Erinnerungsfrist anpassen: Überlegen Sie, die Zeit zwischen der Erinnerung und dem Termin anzupassen, je nach Art der Behandlung oder der Notwendigkeit.
- Transparente Kommunikation: Klären Sie die Patienten über die Konsequenzen von unentschuldigten Terminausfällen auf und zeigen Sie Verständnis für mögliche Absagegründe.
- Erinnerungsmethoden variieren: Bieten Sie verschiedene Erinnerungsmethoden an, um sicherzustellen, dass die Patienten auf dem von ihnen bevorzugten Weg erreicht werden.
- Priorisierung von Wartelisten: Berücksichtigen Sie bei der Warteliste die Dringlichkeit der Patienten, um wichtige Termine zeitnah zu vergeben.
- Erfassung von Feedback: Erfragen Sie Feedback von Patienten, die Termine absagen, um mögliche Verbesserungen der Praxisabläufe zu identifizieren.
Die Kombination dieser Maßnahmen kann dazu beitragen, die Ausfallrate von Terminen in Arztpraxen zu verringern und den Praxisbetrieb effizienter zu gestalten.
Der Ratgeber zum Thema
Das Manual „No-Show-Prävention für Haus- und Fachärzte“ zeigt Praxisinhabern, mit welchen Maßnahmen sie den Anteil von Patienten, die ohne Absage zu einem vereinbarten Termin nicht in der Praxis erscheinen, minimieren können:
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