„Delegation ist nicht nur Arbeitsteilung – sie ist der Schlüssel zu Exzellenz.“
Worum es geht
Delegation – ein Begriff, der im Praxismanagement immer wieder genannt wird, aber selten in seiner ganzen Tragweite verstanden wird. Delegation bedeutet nicht nur, Aufgaben an das Team zu übertragen. Vielmehr ist es ein strategischer Prozess, der Effizienz, Qualität und Patientenorientierung in der Praxis sicherstellt. Für Haus- und Fachärzte ist Delegation kein bloßer Managementprozess, sondern eine zentrale Schnittstelle, an der unternehmerische Eigenverantwortung und organisatorische Kompetenz aufeinandertreffen.
Delegation und unternehmerische Eigenverantwortung: Eine untrennbare Verbindung
Die Fähigkeit zur effektiven Delegation setzt voraus, dass der Praxisinhaber klare Entscheidungen trifft, Abläufe organisiert und Verantwortung nicht nur verteilt, sondern auch selbst wahrnimmt. Hier kommt die unternehmerische Eigenverantwortung ins Spiel. Sie ist das Fundament, auf dem eine funktionierende Delegationskultur aufbaut. Doch was genau bedeutet unternehmerische Eigenverantwortung im Kontext einer Arztpraxis?
Definition: Unternehmerische Eigenverantwortung im Praxismanagement
Unternehmerische Eigenverantwortung beschreibt die Pflicht des Praxisinhabers, die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen, die den reibungslosen Betrieb der Praxis gewährleisten – auch unter wechselnden Anforderungen. Ihr Maßstab ist der Best Practice-Standard. Dieser Standard umfasst alle Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen, die unbedingt notwendig sind, damit die Praxisarbeit effizient, patientenorientiert und nachhaltig bleibt.
Der Best Practice-Standard ist keine theoretische Idee, sondern eine validierte Leitlinie. Sie beschreibt u. a. auch, wie Aufgaben delegiert, Arbeitsabläufe optimiert und Teams geführt werden müssen, damit die Praxis flexibel auf Veränderungen reagieren kann. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern um eine hohe patienten- und effizienzorientierte Umsetzungsqualität.
Die Realität: Unternehmerische Eigenverantwortung wird oft nur zur Hälfte gelebt
Benchmarking-Untersuchungen des Praxismanagements in Haus- und Facharztpraxen zeigen, dass Praxisinhaber im Durchschnitt nur etwa 50 % des Best Practice-Standards umsetzen. Das bedeutet, dass die Hälfte der notwendigen organisatorischen und strategischen Maßnahmen entweder nicht bekannt, nicht konsequent angewandt oder bewusst vernachlässigt wird. Diese Lücke führt dazu, dass die unternehmerische Eigenverantwortung nicht vollständig wahrgenommen wird – und das betrifft auch das Thema Delegation.
Die Folgen unzureichender Delegation
Wer sich als Praxisinhaber nicht ausreichend um eine strukturierte Delegation kümmert, wird früher oder später mit spürbaren Nachteilen konfrontiert:
- Überlastung: Ohne klare Delegation landen zu viele Aufgaben beim Praxisinhaber selbst, was zu chronischem Stress und ineffizientem Arbeiten führt.
- Unzufriedenheit im Team: Ein Team ohne klare Verantwortlichkeiten fühlt sich orientierungslos und überfordert. Dies kann zu Fehlern, Konflikten und Fluktuation führen.
- Patientenzufriedenheit leidet: Fehlen abgestimmte Prozesse, kann die Patientenversorgung darunter leiden – sei es durch längere Wartezeiten, unklare Kommunikation oder Fehler im Ablauf.
- Finanzielle Einbußen: Ineffiziente Prozesse kosten Zeit – und Zeit ist in der Praxis bares Geld.
- Schwierigkeiten bei Veränderungen: Eine Praxis, die nicht nach Best Practice-Standards organisiert ist, reagiert träge auf neue Herausforderungen wie gesetzliche Änderungen, technologische Entwicklungen oder Patientenansprüche.
Wie die R2A-Formel beim Thema Delegation unterstützt
Mit der Rethinking-Formel R2A: „Reflect. Analyze. Advance.“ können Haus- und Fachärzte ihre unternehmerische Eigenverantwortung in Bezug auf Delegation gezielt weiterentwickeln. Hierbei steht das Praxismanagement-Benchmarking zum Best Practice-Standard im Mittelpunkt der drei Phasen:
Reflect: Bewusstmachen von Lücken und Potenzialen
In der ersten Phase reflektieren Praxisinhaber, strukturiert durch die Inhalte der Best Practice-Leitlinie, ihre bisherigen Delegationsprozesse. Fragen, die in dieser Phase u. a. hilfreich sind:
- Welche Aufgaben delegiere ich bereits effektiv, und welche bleiben bei mir hängen oder gebe ich nicht aus der Hand, obwohl sie auch mein Personal erledigen könnte?
- Wie klar sind die Zuständigkeiten im Team definiert?
- Welche Engpässe oder Probleme treten regelmäßig auf, die durch bessere Delegation vermieden werden könnten?
Analyze: Ursachen und Chancen verstehen
In der Analysephase geht es darum, die Ursachen für unzureichende Delegation punktgenau zu identifizieren und gezielt Lösungen zu entwickeln. Mit einer Benchmarking-Analyse können Praxisinhaber die Ursachen ihrer Schwächen erkennen, z. B.:
- Fehlen Schulungen im Team?
- Sind die Arbeitsabläufe unklar oder zu komplex?
- Stehen digitale Tools zur Unterstützung der Delegation zur Verfügung, und werden sie genutzt?
Diese Analyse zeigt, welche Instrumente und Regelungen fehlen, um die Delegation auf ein Best-Practice-Niveau zu heben.
Advance: Strategien und Maßnahmen umsetzen
In der letzten Phase werden konkrete Maßnahmen umgesetzt, die die Ergebnisse des Benchmarking-Vergleiches liefern, beispielsweise
- Schulung des Teams: Alle Mitarbeitenden müssen wissen, welche Aufgaben sie übernehmen und welche Kompetenzen sie haben.
- Einführung von klaren Standards: Dazu gehören schriftliche Ablaufpläne und Verantwortlichkeitsregelungen.
- Nutzung digitaler Tools: Moderne Praxissoftware kann Delegationsprozesse unterstützen und transparenter machen.
- Regelmäßige Evaluation: Die Delegationskultur sollte regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden.
Fazit: Delegation als Spiegel der unternehmerischen Eigenverantwortung
Effektive Delegation ist mehr als ein organisatorischer Prozess – sie ist ein Ausdruck der unternehmerischen Eigenverantwortung eines Praxisinhabers. Nur wer seine Praxis nach Best Practice-Standards führt, schafft die Grundlage für langfristigen Erfolg, zufriedene Mitarbeitende und Patienten sowie persönliche Entlastung. Mit der R2A-Formel können Haus- und Fachärzte gezielt daran arbeiten, die Delegation zu verbessern und so nicht nur ihre Praxis, sondern auch ihre eigene Rolle als Führungspersönlichkeit zu stärken.
Rethinking beginnt mit der Entscheidung, Verantwortung bewusst zu übernehmen – und Delegation ist der erste Schritt auf diesem Weg.
Weiterführende Literatur
Unternehmerische Eigenverantwortung bezieht sich auf das gesamte Praxismanagement. Wie man ihr nachkommen kann, zeigt die Publikation:
Thill, K.-D.: Das Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte: Methode, Anwendung und Nutzen, Neobooks, Berlin 2024 oder als PDF-Download
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