Praxismanagement-Fitness: Wie leistungsfähig ist die Marketing-Arbeit?

Worum es geht

Neben der medizinischen und gesellschaftlichen Bedeutung ist Fitness im übertragenen Sinn auch für das Praxismanagement in Haus- und Facharztpraxen wichtig. Wird sie gezielt aufgebaut, entwickelt und überprüft, profitieren Praxis-Teams und Patienten gleichermaßen. Ein wesentlicher Fitness-Baustein ist dabei das Marketing.

Das Wesen der Praxismanagement-Fitness

Praxismanagement-Fitness bezeichnet – über alle ärztlichen Fachgruppen betrachtet – einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb, der so leistungsfähig ist, dass er die wechselnden Belastungen und Anforderungen des Arbeitsalltags problemlos und flexibel abfedert. Hierdurch werden zukunftsbeständig und flexibel gleichermaßen

  • die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
  • eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
  • der wirtschaftliche Erfolg

sichergestellt. Im Zustand der Praxismanagement-Fitness sind damit konkret

  • die Risiken für Demotivation, Ärger, Stress, Zeitdruck, Arbeitsüberlastung und unzufriedene Patienten nahezu ausgeschlossen,
  • Effektivität, Effizienz und Produktivität der Arbeit optimiert sowie
  • die Voraussetzungen für eine nachhaltige Stabilität des Praxisbetriebes gewährleistet.

Warum das Marketing ein wichtiger Fitness-Baustein ist

Marketing ist eine Form der Praxisführung, die sich an den Anforderungen und Wünschen der Patienten orientiert, um Stammpatienten zu binden und Neupatienten zu gewinnen. Oder „marketingtheoretisch“ formuliert: die darauf basiert, das Praxis-Leistungsangebot bewusst, zielgerichtet und geplant mit den Patientenanforderungen in Übereinstimmung zu bringen, um auf diese Weise die Praxisziele schneller und einfacher zu erreichen. Greifen alle hierfür eingesetzten Instrumente und Maßnahmen wie Zahnräder ineinander, entsteht der Erfolgsfaktor des Marketings, die sog. Synergie. Sie beschreibt einen Zustand, bei dem durch die systematischen Kombination der Instrumente der Effekt jedes einzelnen größer ist als bei einer isolierten Umsetzung.

Wie sich Marketing auszahlt

Betriebsvergleiche zeigen, dass Praxisteams, die konsequent auf Marketing als Praxisführungs-Konzept setzen, größere betriebswirtschaftliche Erfolge haben als Praxisbetriebe, die dies nicht tun. Im Durchschnitt liegt der Gewinn marketingaktiver Praxisinhaber um 23% höher als das ihrer vergleichbaren Kollegen ohne Marketingkonzept. Aber auch andere Erfolgsindikatoren wie z. B. die Patientenzufriedenheit oder die Quote an Neupatienten sind deutlich besser. Dieser Erfolg betrifft jedoch nur etwa 20% der deutschen Praxen, obwohl mehr als 2/3 aller Ärzte von sich behaupten, auf die eine oder andere Weise marketingaktiv zu sein.

Messung der Fitness von Arztpraxen

Die Bestimmung, Entwicklung und Überprüfung der Praxismanagement-Fitness erfolgt mithilfe eines Score-Systems, das

  • die in den einzelnen Aktionsbereichen der Praxisführung erzielten Fitness-Levels anzeigt – von der Strategie / Planung über die Patientenführung, Organisation, Marktforschung, Zeit- und Personalmanagement sowie Marketing bis hin zum Controlling – und
  • die Effekte, die hierdurch bei den Patienten erzielt werden.

Referenz-Größe ist der Best Practice Standard, d. h. die in einer Arztpraxis einzusetzenden Regelungen, Verfahren und Instrumente der Praxisführung, die eine reibungslos funktionierende Arbeit sicherstellen.

Die Fitness-Level

Die Gesamt-Fitness einer Haus- oder Facharztpraxis lässt sich auf dieser Grundlage durch den Total Fitness-Score (TFS) bestimmen, der sich aus der Aggregation der einzelnen Aktionsbereich-Kennziffern ergibt. Je nach Ausprägung korrespondiert er mit folgenden vier Fitness-Leveln:

  • 0% bis 40%: Schlechte Fitness

Die Werte in diesem Bereich beschreiben eine unterdurchschnittlich ausgebildete, massiv eingeschränkte Praxisführung mit nur geringem Leistungspotenzial. Für betroffene Praxisinhaber besteht akuter Handlungsbedarf.

  • 40% bis 60%: Mittelmäßige Fitness

Werte dieser Klassifizierung indizieren eine durchschnittliche Praxismanagement-Leistungsfähigkeit mit Defizit-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist. Bei dieser Klassifikation besteht eine Veränderungsnotwendigkeit, deren Dinglichkeit etwas geringer ist als bei einem kranken Praxismanagement.

  • 60% bis 80%: Gute Fitness

Dieses Intervall kennzeichnet ein bis auf kleine Ausnahmen gut funktionierendes Praxismanagement. Das Leistungspotenzial ist bereits sehr weitreichend aktiviert, es existieren aber auch noch Verbesserungsmöglichkeiten.

  • Über 80%: Ausgezeichnete Fitness

Liegt der Score auf diesem Niveau, ist die Praxisführung Best Practice-orientiert ausgerichtet.

Wie können Ärzte die Fitness ihrer Praxis bestimmen?

Die Fitness-Leistungsdaten der Praxisführung lassen sich für alle Aktionsbereiche schnell und einfach durch Nutzung des Valetudo Check-up © „Praxismanagement“ bestimmen, einer Convenience-Praxisanalyse mit folgenden Leistungs-Merkmalen:

  • ohne Vor-Ort-Berater jederzeit kostengünstig durchführbar
  • geringer Arbeitsaufwand: 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit, 20 Minuten je MFA und 2 Minuten je Patient (bis zu 100 können befragt werden)
  • 7 Analysen in einem Paket: Best Practice-Benchmarking, Fachgruppen-Betriebsvergleich, Mitarbeiter- und Patientenbefragung, SWOT-, Portfolio- und Optimierung-Analyse
  • objektive und repräsentative 360-Grad-Bewertung der Praxisarbeit auf der Basis von Praxismanagement-Beschreibungen aus mehr als 15.000 Praxisbetrieben.

„…das Ergebnis ist eine umfassende, leicht verständliche Expertise mit durchschnittlich 40 konkreten und sofort umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen für die Optimierung der Praxismanagement-Fitness…“