Best Practices der Praxisführung: Termintreue

Worum es geht

Untersucht man die Gründe, die Patienten unzufrieden machen und zum Wechsel einer Arztpraxis veranlassen, stehen ein schlechtes Terminmanagement und daraus resultierende lange Wartezeiten an erster Stelle. Deshalb eignet sich eine professionell gestaltete Terminorganisation hervorragend auch als Marketing-Instrument zur Patientenbindung und -gewinnung.

Tipps aus der Praxis für die Praxis

Arbeiten Sie konsequent mit Terminen und nehmen Sie nur „echte“ Notfälle ohne Termin an. Auf diese Weise wird Ihre Praxis gleichmäßig ausgelastet und längere Wartezeiten werden vermieden.
Planen Sie Unvorhergesehenes durch Pufferzeiten ein.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen, vereinbarungsunwilligen Patienten den Nutzen eines Termins („Nur dann können wir Ihnen die Zeit widmen, die Ihre Betreuung tatsächlich benötigt.“) zu verdeutlichen. Weisen Sie zusätzlich auf Ihrer Praxis-Homepage und in einem Wartezimmer-Aushang auf Gestaltung und Vorteile Ihres Terminsystems hin.
Befähigen Sie Ihr Personal, bereits bei der telefonischen Terminvereinbarung den ungefähren Zeitbedarf, den ein Patient benötigen wird, zu ermitteln
Da nicht alle Patienten die gleiche Betreuungszeit benötigen, sollten Sie mit Termintypen arbeiten, z. B. Kurz-Terminen für Kontrollen und Bagatellen, Normal- und „Spezial“-Terminen für längeren Behandlungen. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag mithilfe dieser drei Typen, indem Sie die Kurz-Termine in ihrer Aufeinanderfolge zu einer eigenen Sprechstunde bündeln, legen Sie Spezial-Termine in die Randzeiten.
Ermutigen Sie Ihre MFA, Patienten, die ohne Ankündigung einen Termin haben ausfallen lassen, bei ihrem nächsten Praxisbesuch darauf anzusprechen und Sie für zukünftige Fälle um eine rechtzeitige Information zu bitten.