Zukunftsorientiertes Praxismanagement: Mit Kennziffern sicher auf Kurs

Worum es geht

Ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement ist der zentrale Ansatzpunkt für Erreichen aller denkbaren Praxis-Ziele: den Arbeitsdruck senken, Effizienz und Produktivität steigern, die Patientenzufriedenheit weiter verbessern, den Erfolg steigern oder die Zukunft sichern. Doch wie gelingt es Praxisinhabern, ihr immer komplexer werdendes Management so auszurichten?

Praxismanagement: eine Bezeichnung für viele Interdependenzen

Das Problem für Haus- und Fachärzte besteht vorwiegend darin, dass „das“ Praxismanagement ein Konglomerat aus vielen verschiedenen Aktionsbereichen ist, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Nur wenn diese Bereiche – von der Planung über das Patientenmanagement, die Führung, Organisation bis hin zu Marketing, Marktforschung und Controlling – wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen, entsteht Management Excellence.

Klassische Lösungen helfen nur bedingt

• Die Anwendung der Tipps, Tricks und Ratschläge, die Praxisinhabern von den verschiedensten Seiten zur Verfügung gestellt werden, führt in diesem Zusammenhang nicht zu einer spürbaren Veränderung ihrer Arbeit, denn die ist – wie dargestellt – nur ganzheitlich möglich.
• Seminare vermitteln teilweise Wissen zu einzelnen oder mehreren dieser Interdependenzen, doch die Inhalte folgen zwangsläufig dem Grundsatz „One-size-fits-all“, sodass die teilnehmenden Ärzte – in ihre Praxen zurückgekehrt – zwar über ein erweitertes Wissen, aber noch über keinen Plan zum konkreten Vorgehen verfügen.
• Bleibt zuletzt der Rückgriff auf Berater, doch eine Komplett-Analyse des Praxismanagements ist vielen Ärzten zu teuer.

Zurück zum Anfang

Ein Haus- oder Facharzt, der sein Praxismanagement im Kontext seiner Ziele verbessern, entwickeln oder neu ausrichten möchte, benötigt zunächst eine Status-Beschreibung seiner Arbeit. Gleich hier liegt der Ansatzpunkt des Konzeptes der Key Performance Indikatoren (KPI), das

• das eingangs erwähnte Problem der Vielschichtigkeit der Praxisführung durch Generierung von Orientierungsgrößen löst,
• die Möglichkeit bietet, ohne großen Aufwand den Ist-Zustand des Praxismanagements zu bestimmen und
• gleichzeitig Stärken, aber auch Defizite sowie ungenutzte Chancen und Risikofaktoren identifiziert.

Mit den Resultaten dieser Initialanalyse können konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit definiert und mittels Folgeuntersuchungen perspektivisch einfach, aber umfassend überwacht und gesteuert werden.

Wie die Indikatoren entstehen

KPIs sind Kenngrößen, die durch den Vergleich der Praxismanagement-Daten einer Arztpraxis mit objektiven und repräsentativen Messgrößen entstehen. Hierfür wird mithilfe strukturierter Analysebögen (Arzt, MFA, Patienten, ggf. Zuweiser) zunächst die Gestaltung der Praxisführung beschrieben und über eine Skalierung in der späteren Auswertung messbar gemacht. So werden nicht nur Art und Intensität der eingesetzten Regelungen zur Praxisführung erfasst, sondern auch ihre Wirkungen, sodass eine Art MRT-Bild der Praxisarbeit entsteht.

Insights per Benchmarking

Diese Angaben werden dann einem Best Practice- und einem Fachgruppen-Benchmarking unterzogen. Der Best Practice-Vergleich zeigt, ob alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen reibungslosen Praxisbetrieb gewährleisten, auch tatsächlich umgesetzt sind. Die Fachgruppen-Relation gibt ergänzenden Aufschluss darüber, inwieweit die untersuchte Praxisführung dem Markt-Mindeststandard entspricht. Aus den ermittelten KPIs

• ergibt sich eine detaillierte Statusübersicht der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der untersuchten Praxis mit einem detaillierten Aktionsplan für Verbesserungen, Veränderungen und Entwicklungen, zudem
• können auf Basis der Praxis-Strategie individuelle Praxismanagement-Entwicklungsziele gebildet und im Hinblick auf den Fortschritt bei der Umsetzung kontrolliert werden.

Damit entspricht ein KPI-Statusbericht einer Balanced Scorecard für das Praxismanagement.

“Easy-to-use“ und „Ready-to-go“

Das Besondere des Konzeptes der KPI ist, dass die Erhebung der notwendigen Angaben allein mithilfe einfacher Fragebögen ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters erfolgen kann. Die Bearbeitung des Arztbogens nimmt ungefähr 30 Minuten in Anspruch, die MFA-Unterlage ist in ca. 20 Minuten ausgefüllt. Ergänzend erfolgt eine Patientenbefragung, bei der bis zu 100 Praxisbesucher befragt werden können. Für das Ausfüllen der Unterlagen werden keinerlei Fachwissen oder ergänzende Materialien benötigt.

BKPIs eröffnen Wahlmöglichkeiten

Auf der Grundlage des aus den Fragebogen-Angaben erstellten KPI-Status-Berichts und des zugehörigen Aktionsplans sind Praxisinhaber in der Lage zu entscheiden, ob sie sie aufgeführten Vorschläge selbst mit ihren Teams umsetzen oder auf externe Hilfe zurückgreifen möchten. Im zweitgenannten Fall führt die vorherige Erstellung der Balanced Scorecard zu einer deutlichen Kosteneinsparung, da das Beratungsziel für Externe genau eingrenzbar und definierbar ist.

Das Instrument zur Ermittlung von BKPIs

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich© für Haus- und Fachärzte mit Best Practice- und Fachgruppen-Benchmarking ermittelt ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters alle relevanten Praxisführungs-KPIs und durchschnittlich knapp 40 Verbesserungsmöglichkeiten für die Praxisarbeit.