Worum es geht
Praxisinhaber und ihre Mitarbeiterinnen klagen häufig über zeitliche Engpässe in ihrem Arbeitsalltag. Für die meisten sind sie jedoch häufig selbst verantwortlich. Dabei lassen sich mit wenigen Best Practices spürbare Freiräume schaffen.
Zeitmangel ist ein Problem vieler Ärzte
Statistiken weisen für deutsche Hausarzt-Praxen eine durchschnittliche Konsultations-Dauer von 7 bis 8 Minuten aus. Aber auch anlässlich von Praxisanalysen oder Interviews findet sich kaum ein Arzt, der nicht im Laufe der Gespräche über Zeitmangel klagt. Nach den vermuteten Ursachen befragt verweisen die Mediziner auf die Zunahme administrativer Tätigkeiten, anspruchsvolle und / oder undisziplinierte Patienten oder auf ihr Personal, das die Organisation nicht im Griff hat. Allen gemeinsam ist, dass sie sich dieser Situation mehr oder weniger ausgeliefert fühlen und in dem ihnen vorgegebenen Rahmen agieren.
Einmal und nie wieder
Bedacht wird hierbei jedoch nicht, dass Ärzte – anders als Angestellte – in ihrer Rolle als Unternehmer den ihnen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen und dessen Nutzung weitgehend selbst steuern können. Das haben sie in der Vergangenheit bei der Gründung oder Übernahme ihrer Praxis oder bei Beginn einer Kooperation auch einmal getan, indem Entscheidungen zu Sprechzeiten, Bestellsystem, Leistungsangebot, Personal, Räumen und Geräten sowie zur Art der Zusammenarbeit getroffen wurden. Hieraus ist eine ganzheitliche Disposition ihres Arbeitsalltags entstanden, in der Folgezeit wurden in den meisten Betrieben die Funktionalität dieser Initial- Settings aber nie wieder überprüft.
Zeitmangel entsteht aus Fehlentscheidungen
Vergleicht man struktur- und leistungsgleiche Praxisbetriebe, deren Inhaber und Teams permanent über Zeit-Druck, -Not oder gar -Stress klagen, mit solchen, die derartige Beeinträchtigungen kaum kennen, zeigt sich, dass Probleme vorwiegend durch Fehlentscheidungen im Rahmen des Zeitmanagements entstehen. Diese können
- das persönliche Zeitmanagement der Ärzte betreffen, d. h. die Instrumente und Techniken ihres Umgangs mit der Zeit, aber auch
- Fehler im Rahmen des Praxis-Zeitmanagements, wenn z. B. Medizinische Fachangestellte Fehlentscheidungen zur Zeitverwendung (Beispiel: häufiges „Einschieben“ unangemeldeter Patienten) treffen, die dann die persönliche Nutzungsmöglichkeit der Arzt-Zeit negativ beeinflussen.
Deswegen ist es notwendig, für einen optimierten Umgang mit dem knappen Faktor „Zeit“ ein ganzheitliches Zeitmanagement als Summe des persönlichen und des Praxis-Zeitmanagements zu praktizieren.
Dem Zeitproblem muss ganzheitlich begegnet werden
Praxismanagement-Betriebsvergleiche zeigen, dass 80% der „ärztlichen Zeitfrust-Probleme“ „hausgemacht“ sind und auf der geschilderten Fehlentscheidungs-Problematik beruhen. Das bedeutet: die meisten Ärzte, die über die o. a. Symptome als dauerhafte Einschränkungen klagen, verfügen prinzipiell über genügend Zeit, allen an sie herangetragenen Ansprüchen gerecht zu werden, wenn sie ihre Zeit anders – und damit besser – einteilen und nutzen würden. Was ihnen fehlt, sind
- Transparenz über ihre Zeitverwendung und
- die „richtigen Entscheidungen“ zu einem auf ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnittenen ganzheitlichen Zeitmanagement.
Hilfe für den Alltag
„Free up your time! Die wichtigsten Best Practices für niedergelassene Ärzte zur Schaffung zeitlicher Freiräume“
heißt ein Ratgeber, der niedergelassenen Ärzten zeigt, wie sie mit einfach umzusetzenden Instrumenten und Maßnahmen ihr Zeitmanagement ganzheitlich optimieren und substanzielle Spielräume erschließen können. Neben den analytischen Grundlagen der Zeitmanagement-Optimierung beschreibt die Publikation, was niedergelassene Ärzte alles im Rahmen ihres persönlichen Zeitmanagements für die Freiheit ihrer zeitlichen Dispositionen tun können und skizziert ebenso, welche Dinge im Hinblick auf die Praxisführung und das Praxis-Zeitmanagement regelbar sind.
Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“
Parallel steht Praxisinhabern, die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Zeitmanagement-Fernanalyse Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“ zur Verfügung. Sie ist darauf ausgerichtet,
- Defizit- bzw. Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
- Optimierungsmöglichkeiten für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.
Die Untersuchung eignet sich auch für Ärzte, die bislang keinen Zeit-Druck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.
UP: Unlocking Potentials 