Organisation in Arztpraxen: Gefangen im Chaos

Worum es geht

Unordnung, Durcheinander, Chaos: Praxismanagement-Betriebsvergleiche zeigen, dass etwa 60% der Medizinischen und Zahnmedizinischen Fachangestellten diese Defizite bei ihrer täglichen Arbeit beklagen. Eine Vermeidung wäre einfach möglich, denn die Ursachen liegen praxisintern.

Aufschieben ist eine Alltags-Routine

Die amerikanische Produktivitäts-Expertin Barbara Hemphill bringt die Lösung des Problems auf den Punkt: ihrer Erfahrung nach entsteht Unordnung im Arbeitsalltag vor allem durch aufgeschobene Entscheidungen. Und das lässt sich in den Praxisanalysen auch auf breiter Ebene belegen. Hierzu drei Beispiele:

• Vielfach existiert kein Prioritäten-System, das es ermöglicht, anfallende Tätigkeit nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu klassifizieren, es wird aktionistisch aus dem Moment heraus gehandelt und Entscheidungen über alles andere auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
• Aber auch eine unzureichende Definition der Informations- und Kommunikationsbeziehungen innerhalb von Praxis-Teams führen zu verzögerten Erledigung-Entscheidungen, allein schon, weil einzelne Betroffene gar nichts von den anliegenden Arbeiten wissen.
• Ein dritter Aspekt sind unspezifische Bitten und Anweisungen der Praxisinhaber(innen), die offen lassen, wer wann etwas tun soll.

Stiefkind Organisation

Der Organizing Quality Score(OQS) für Haus- und Facharztpraxen beträgt gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – nur knapp 43%. Dieser Key Performance Indikator (KPI) gibt den Umsetzungsgrad der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente an. In Zahnarztpraxen liegt der Score bei 61%. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig organisatorische Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.
Doch bislang haben erst 32% aller Ärzte eine professionelle Organisationsanalyse durchgeführt, bei Zahnärzten liegt der Anteil bei 45%. Diese Werte sind in Anbetracht des Stellenwertes der Organisation dramatisch niedrig, denn:

• 80% der Anlässe, die Hektik, Stress und Ärger in Arztpraxen verursachen, beruhen auf organisatorischen Defiziten,
• 60% der Gründe, die Patienten an Arzt- und Zahnarztpraxen kritisieren, beziehen sich auf organisatorische Probleme,
• bis zu 25% ist der Praxisgewinn durch eine umfassende Organisations-Optimierung steigerbar.

Betriebsvergleich zeigt den Organisations-Status

Haus- und Fachärzte, die die Qualität ihrer Organisation und aller damit verbundenen Leistungsbereiche im Detail analysieren und bei Bedarf verbessern möchten, steht als Instrument hierfür der ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbare Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung.