Warum sich Haus- und Fachärzte für die Durchführung eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs entscheiden

Worum es geht

Dienen Betriebsvergleiche normalerweise einer Einordnung der wirtschaftlichen Situation von Arztpraxen, bietet ein Praxismanagement-Betriebsvergleich Haus- und Fachärzten die Möglichkeit, Art, Intensität und Effekte ihrer Praxisführung den repräsentativen Gegebenheiten ihrer Fachgruppe sowie dem Best Practice-Standard gegenüberzustellen. Dieses Konzept eröffnet eine Vielzahl von Einsatz-Möglichkeiten.

Das Praxismanagement als Voraussetzung bedarfsgerechter Patientenversorgung

Der Begriff „Praxismanagement“ bezeichnet die Gesamtheit aller Regelungen, Instrumente, Maßnahmen und Verhaltensweisen,

die in den Aktionsbereichen Planung, Organisation, Marktforschung, Führung und Zusammenarbeit, Zeit- und Selbstmanagement, Patientenmanagement, Marketing und Finanzmanagement von Arztpraxen aller Fachrichtungen eingesetzt werden und
deren Zusammenwirken den Praxisbetrieb gewährleistet.

Das Praxismanagement fungiert als Transmitter der medizinischen ärztlichen Kompetenz, der Tätigkeiten der Medizinischen Fachangestellten sowie der eingesetzten Ressourcen in die konkrete Versorgung der Patienten. Von der Qualität seiner Gestaltung hängt es ab,

wie umfassend das Können der Ärzte und die Fähigkeiten des Personals den Patienten in Form umfassender Hilfestellungen zuteilwerden,
überdies bestimmt sie, wie schnell Praxisteams auf Veränderungen jeglicher Art reagieren, diese implementieren und von ihrem Nutzen profitieren können (Beispiel: Digitalisierung),
und nicht zuletzt werden Kosten, Umsatz und Gewinn beeinflusst.

Gefahren-Quelle Praxismanagement-Insuffizienz

Doch häufig ist das Management der Praxis für Ärzte und Medizinische Fachangestellte mit einem permanenten Überlastungs-Gefühl verbunden, das sich täglich in überlangen Arbeitszeiten, Stress, Ärger und Demotivation manifestiert. Diese Konstellation ist einer der Anlässe, einen Praxismanagement-Betriebsvergleich durchzuführen, um die Arbeit zu normalisieren. Ursächlich sind nämlich nicht, wie leider oft angenommen, bürokratische Reglementierung oder überzogene Patienten-Ansprüche, sondern hauptsächlich Fehljustierungen der Praxisführung:

In Haus- und Facharztpraxen wird nur knapp die Hälfte des Best Practice-Standards eingesetzt, also derjenigen Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen auch unter wechselnden Auslassungen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten. Man spricht auch von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI).

Mit Benchmarking gegen die PMI

Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©, ein seit zwanzig Jahren bewährtes und validiertes System, stellt die Praxis-Gegebenheiten dem Best Practice-Standard gegenüber und zeigt die bislang ungenutzten Verbesserungs-Möglichkeiten auf.

Ergänzt wird das Bild durch einen Abgleich mit dem Fachgruppen-Standard, der die Gegebenheiten der Praxisführung in Praxisbetrieben der eigenen Fachrichtung repräsentiert

Dieses Benchmarking ist für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet. Optional kann bei MVZ oder überregional tätigen Praxen und Arztnetzen ergänzend auch ein interner Praxismanagement-Betriebsvergleich zwischen einzelnen Therapie-Bereichen oder Mitgliedern durchgeführt werden.

Besonders erfreulich für Praxis-Teams: ein solcher Betriebsvergleich ist ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbar. Der zeitliche Aufwand für den oder die Praxisinhaber beträgt gerade einmal dreißig Minuten zum Ausfüllen der Dokumentations-Bögen, jede MFA benötigt zwanzig Minuten, ergänzt durch eine kurze Patientenbefragung.

Der Betriebsvergleich als Beratungs-Alternative der Wahl

Wer sich als Haus- oder Facharzt intensiver mit dem Thema “Praxisanalyse / Praxisberatung” beschäftigt, muss sich damit arrangieren, dass derartige Unterstützungs-Leistungen oft mit hohen Kosten verbunden sind. So beträgt der mittlere Tagessatz für Consultants in Praxisbetrieben gegenwärtig 1.800 Euro, das entspricht einem Stundensatz von etwa 225 €.

Eine „kostentreibende“ Komponente ist zudem die Tatsache, dass viele Mediziner ihre Probleme nur unspezifisch schildern können und Berater gezwungen sind, in der Breite des Praxismanagements zu recherchieren. Diese Suche ist zeitaufwendig und dadurch natürlich kostenintensiv, unter zwei Beratungs-Tagen nebst Nebenkosten, im Durchschnitt 3.900 Euro entsprechend, ist eine Analyse kaum umsetzbar.

In der Gegenüberstellung ist der Betriebsvergleich eine echte Alternative: er generiert zu den Kosten, die eine Beratungs-Stunde verursachen würde, einen exakten und detaillierten 360 Grad-Statusbericht mit einer Auflistung aller Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der Praxisarbeit. Der zugehörige Aktionsplan zeigt die notwendigen Veränderungen, die in Eigenregie umgesetzt werden können.

Welchen weiteren Nutzen haben Ärzte generell von einer Durchführung?

Praxismanagement-Analysen und -Bewertungen sind nur bedingt aussagefähig, wenn allein die praxisinterne Sichtweise verwendet wird, da es leicht zu Fehlinterpretationen und daraus resultierenden Handlungsfehlern kommen kann. Der Praxismanagement-Betriebsvergleich bietet Haus- und Fachärzten zehn grundlegender Vorteile, diese Situation zu vermeiden und die Praxisführung systematisch zu optimieren:

Objektive Status-Bestimmung

Der Betriebsvergleich zeigt mittels objektiver Parameter, wo eine Praxis „steht“, indem er die praxisintern gerichtete Sicht um das relevante äußere Handlungsumfeld – die Praxisführung in Betrieben der gleichen Fachrichtung und die Funktions-Regeln erfolgreicher Praxisführung – erweitert. Diese Gegenüberstellung führt zu einem umfassenden, strukturierten und anhand der Realität bewerteten 360-Grad-Einblick in die aktuelle Praxismanagement-Konstellation. Dadurch erhöhen sich – insgesamt betrachtet – sowohl die Analyse- als auch die Entscheidungs-Qualität.

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich ist ein unverzichtbares Instrument, wichtige Informationen für die Analyse, Planung, Kontrolle und Steuerung des Praxisbetriebs zu erhalten:

dadurch können Praxisteams sich problemlos auf veränderte oder sich verändernde Handlungsbedingungen einstellen,
regelmäßig durchgeführt stellt der Betriebsvergleich sicher, dass die Praxisarbeit stets auf der Höhe der Zeit ist,
nach einer Neugründung und in der Folge, vor Praxis-Übernahmen und Kooperationen sowie zur Praxiswert-Bestimmung ist sein Einsatz ein Muss.

Feintuning der Versorgungsqualität

Das Praxismanagement fungiert, wie eingangs bereits beschrieben, als Transmitter der medizinischen Kompetenz in die Patientenversorgung. Der Betriebsvergleich unterstützt Praxisinhaber dabei, die Qualität dieses Transfer-Prozesses durch eine Spiegelung mit der Außensicht zu überprüfen und dadurch auch dem sich vollziehenden dynamischen Umbruch im Gesundheitswesen zu begegnen.

Sicherheit durch Orientierung

Das Praxismanagement ist ein komplexes Geschehen mit verschiedenen Aktionsbereichen, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Für eine optimale Funktionsfähigkeit muss die Gestaltungs-Parameter dieser Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen.

Der Praxismanagement-Betriebsvergleich

systematisiert diese Zusammenhänge mithilfe von Kennziffern, den Key Performance Indikatoren,
sorgt so für Transparenz und Steuerbarkeit und
schafft so „das gute Gefühl“, stets alles im Blick zu haben.

Informations- und Handlungsvorsprung

Durch das Benchmarking des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen. Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen.

Die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist.

Fehler- und Risikominimierung

Der Betriebsvergleich ist in der Lage, Fehljustierungen und Risikofaktoren aufzudecken und in ihren Auswirkungen zu kategorisieren, die zu einer Beeinträchtigung

sowohl der operativen Tätigkeit als
auch der strategischen Entwicklung führen können.

Schaffung von Handlungs-Spielräumen

Erst durch den systematischen „Blick über den Tellerrand“, den ein Betriebsvergleich ermöglicht, gelangt man zu neuen Erkenntnissen und wird motiviert, identifizierte Schwachstellen zu beseitigen:

durch die Gegenüberstellung des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen.
Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen,
die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist: Praxis-Teams, die in einem intensiven Konkurrenzumfeld angesiedelt sind, werden durch den Betriebsvergleich in die Lage versetzt, die wettbewerbsrelevante Position ihres Betriebs sicher einschätzen zu können.

Ersatz von Annahmen durch Fakten

Der zweifache Vergleich gewährleistet eine objektive und realistische Beurteilung der Praxismanagement-Situation mithilfe von Kenngrößen, subjektive Einschätzungen werden durch konkretes Wissen ersetzt und wirken so zielgerichtet möglichen Fehlentscheidungen entgegen.

Vermeidung von Betriebsblindheit

Routinen helfen Praxis-Teams, den täglichen Arbeits-Anforderungen zu genügen. Betriebsblindheit entsteht, wenn diese im Zeitablauf nicht oder nur unzureichend überprüft werden und führt zu sinkender Leistungsfähigkeit. Dem wirkt der Praxismanagement-Betriebsvergleich© entgegen. Er hilft, realistische Ziele zu definieren, für den Arbeitsalltag passende Prioritäten zu setzen und die Praxis-Ressourcen Ressourcen anforderungsgerecht einzusetzen.

Steuerung der Praxisführung

Die strukturierte Aufbereitung des Praxismanagements mithilfe von Indikatoren ermöglicht, konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit zu definieren und ihre Entwicklung in Folgeuntersuchungen systematisch zu überprüfen.