Worum es geht
Viele Ärzte klagen bereits seit längerer Zeit über ihre Zeit-Belastung, als Ursachen werden von außen einströmende Einflüsse identifiziert, Lösungen werden nicht gesehen. Dabei wäre eine Abhilfe ganz einfach.
Es fehlt an Transparenz
Lediglich ein Drittel der deutschen Haus- und Fachärzte hat bislang eine Organisations-Analyse durchgeführt. Zudem ist der Eindruck der Praxisinhaber, keine Zeit zu haben und ständig zu arbeiten, sehr subjektiv, denn kaum ein Arzt besitzt Transparenz darüber, mit welchen Aktivitäten er die ihm zur Verfügung stehende Arbeitszeit wirklich füllt.
So verwundert es nicht, dass bei genauer Betrachtung mithilfe eines einfachen Selbstaufschreibe-Verfahrens ermittelbar ist, dass Haus- und Fachärzte im Durchschnitt 1 Stunde und 23 Minuten pro Tag mit vollkommen unnötigen Aktivitäten verbringen, also knapp sieben Stunden Wochenarbeitszeit. Diese Zahl beinhaltet jedoch noch nicht die Einspar-Effekte, die durch eine Analyse der gesamten Praxis-Organisation realisierbar sind.
In Arztpraxen werden gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur knapp 43% der für eine reibungslos funktionierende Praxis-Organisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt.
Welche Stellschrauben wichtig sind
Wie können Ärzte ihrer Zeitfalle entgehen? Zunächst kommt es darauf an, sich bewusst zu werden, dass man seine Zeitverwendung aktiv gestalten kann und sich dabei nicht passiv bestimmen lassen sollte. Das drückt sich u. a. in folgenden Vorgehensweisen aus:
- Vermeidung von Störungen
Werden Tätigkeiten immer wieder unterbrochen und müssten mehrfach neu aufgenommen werden, z. B. durch Rückfragen des Personals, verursacht das einen hohen Zeitverlust, da man das bislang Erledigte erst rekapitulieren muss. - Konsequente Delegation
Ärzte übernehmen Tätigkeiten wie den Transport von Unterlagen oder die Vorbereitung von Untersuchungen , die eigentlich dem Personal obliegen. - Bündelung von Aktivitäten
Werden gleichartige Tätigkeiten, z. B. Kurz-Kontakte mit Patienten, gebündelt, muss pro Tätigkeit deutlich weniger Zeit eingesetzt werden. - Fehlende Gesamt-Koordination
Das ärztliche Zeitmanagement und die Praxis-Organisation müssen holistisch funktionieren und müssen bis ins Detail abgestimmt sein. - Einhaltung von Regelungen
Einmal abgestimmt, müssen Regel von allen Beteiligten akribisch eingehalten werden, andernfalls wird die Funktionalität des Arbeitsrahmens eingeschränkt. - Intensive interne Kommunikation
Informations-Defizite hemmen den Workflow und kosten Zeit.
Wie unterstützt das Mindshift-Tool „Valetudo Check-up© Ganzheitliches Zeitmanagement“ niedergelassene Ärzte bei der Optimierung ihrer Zeitverwendung?
Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Zeitmanagement-Fernanalyse ist darauf ausgerichtet,
- Defizit- und Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
- Optimierungsmöglichkeiten für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.
Der Valetudo Check-up© eignet sich auch für Praxisinhaber, die bislang keinen Zeitdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.
UP: Unlocking Potentials 